不少企業在導入Power BI時，不僅只是一個將Excel轉換成視覺化圖表、提高報表製作速度與品質的工具。但如果從更高層次來看，Power BI不僅僅是解決個人作業層面的問題，更大幅改善企業營運的問題。
例如：Power BI還能解決跨部門資訊傳遞的問題、資料呈現不即時的問題、權責劃分不明的問題、管理成本驟增的問題、報告品質不佳的問題等等，以提升企業營運效能，發揮團隊綜效。
這些營運的問題，都牽涉到企業中許多角色。因此我們得從這些關鍵角色分析起，了解他們遇到了哪些痛點？以及Power BI是如何解決他們的痛點？才能了解BI工具的更深層的意義，才能更明白如何發揮BI工具最大的價值。（延伸閱讀：數據分析經驗談：企業導入視覺化儀表版的必經之路）
所以我會分別從「企業主」、「經營團隊」、「秘書」、「資訊人員」、「部門主管」，五個與數據資料高度相關的角色，和大家說明他們從轉換到Power BI的期待、遇到的痛點、痛點形成的原因和解決方式。
一、企業主：需要Excel圖表時最好能夠立刻提供
身為一家企業的經營者，管理公司最有效率的方式，就是管數字。然而當獲取報表的速度變慢，很容易出現「瞎子摸象」的情形，造成經營者常常憑感覺在管理公司。憑感覺在管公司的結果，就會造成相似的業務情境，決策邏輯卻不一致，嚴重的話還會被員工誤以為是雙重標準。
為什麼會有上述的情形？多半是因為「沒辦法提供即時的報表」、「等一份報表要等很久」、「需要坐在辦公室才能取得報表資料」。
那接著要追問為何會有這些痛點產生？通常我們收到的回饋都是「系統疊床架屋，所以需要到多個系統下載Excel，再用人工方式vlookup多個報表，導致花費很多時間。」 透過Power BI，上述問題都能被解決。即使資料散落在公司多個資料庫也沒關係，你也能將多個資料源，通通連到Power BI上。並透過唯一識別欄位，將多個資料表進行關聯。只要將報表或儀表板先建好，接著按下刷新按鈕，就可以獲取最新數據。大幅縮短秘書製作報表的時間，能立刻滿足企業主的即時需求。
二、經營團隊：期待彼此都能聚焦在客觀事實上討論
跨團隊合作，最常擔心的就是「溝通成本」。造成溝通成本提升的原因，主要有兩個，第一種情境是「各部門各說各話」，第二種情境是「前後端部門形成資料斷點」。
先談談第一種常見的情境，「各部門各說各話」。例如在月會上，每個部門輪流進行報告，做了多少業績？接了幾個案子？花了多少工時？幾乎都是該部門報告者講了算，其他部門也不確定數據的真實性，主要是因為資料不容易撈取，就不會想做二次確認。所以都直接依照報告者講的數據，進行決策。
再來談談第二種常見的情境，「前後端部門形成資料斷點」。前端業務部門因為看不到後端執行單位的服務能量還剩下多少，所以就一直接案，卻沒有發現公司的人力資源已經嚴重不足。
原因主要是一起共事的團隊，看到的資訊不一致，所以無法聚焦在共同事實上討論。進而導致報告輪為流水帳，員工各說各話，因此花更多時間來回溝通。 Power BI可以將各部門的報表資料串接起來，並透過共享機制，讓所有具備瀏覽權限者，能看到共通的數據。並依據共享的數據，來做決策，像是資源分配、人力調度、市場開發策略等等。只要能把資訊接露出來，大家看到數字有問題，就會自己想辦法了。如果自己沒看到，別人還能夠提醒你。
三、秘書：需要更簡單的報表製作工具
企業的高階主管們平時都很忙碌，幾乎都是秘書協助製作報表。秘書常常會跟我們抱怨的，不外乎是以下幾點：
- 浪費大量時間在重複的事情上：原始資料有變更，就必須重做一次。所以如果每個月都要出一份報表，每個月就必須花費10個小時在報表製作上，一年就將近100個小時。而且製作的，還是格式一模一樣的報表，只是裡面的數字有變動。
- 庶務性質工作無法創造商業價值：製作報表，對公司而言，是很必要，但不是很重要的事情。加上多數秘書都以處理文書工作為主，對業務情況了解不深，因此也無法為這些報表進行加值，像是解讀報表並提出商業洞察。
- 作業時間不足：有時候主管們會有急件需求，必須在短時間內完成報表製作。但光是到資料庫下載資料、做資料清理、思考呈現方式，就已經花費許多時間了，需要加班才能夠完成工作。
- 害怕變更報表需求：隨著產品線與公司策略調整，主管對於報表的需求也會改變，但要如何從原始資料，轉換成主管想看的形式，變成一大挑戰。原因是現行報表行之有年，中間製作的邏輯，尤其是函數與計算方式，只有前人最清楚，要逆向工程拆解相當不容易。
Power BI的操作非常簡單，只需要簡單的拖拉，就可以迅速完成儀表板、圖表、報表。甚至只要按下刷新鍵，報表就會幫你全部更新，無需重做。省時、省力、避免重工，讓祕書可以專注在其他更有價值的事物上。再也不需擔心太難，或是花費太多時間的問題。
四、資訊人員：希望讓非資訊人員可以自己撈數據自己做報表
企業內部的IT、MIS、DBA，最常和我們抱怨以下兩件事情：
- 常常被非資訊人員要求撈原始數據，但常常沒時間：如果要撈的數據太多，得花費很多工時；如果撈的數據太少，又經常再回來要求撈其他數據。
- 不了解業務單位想看到什麼樣的報表，做出來不是業務單位想要的：通常又可分兩種情形，一是資訊人員依照自己的想像刻出報表，卻不是業務單位想看的，二是業務單位用口頭或文字陳述需求，資訊人員做出來的一樣不是業務單位想看的。因此造成溝通成本上升，甚至會傷害到團隊感情。
Power BI可以串聯企業內部的資料庫，資訊人員只需要設置好權限，就可以讓非資訊人員自由訪問資料庫數據，並拉到BI工具進行資料視覺化，節省請資訊人員撈數據的麻煩和工時。 它也非常容易學習和上手，業務單位就能自行刻出自己期待中的圖表，獲取需要的商業洞察。如果發現現行的圖表，無法得到你想要的資訊，它也很容易調整。因此可以透過不斷迭代優化的方式，讓這個儀表板越貼近需求。等到儀表板不再大幅調整時，就可以以這個為原型，請IT人員刻一個一樣的在自家資訊系統上。減少資訊人員常常做出非業務單位需求的情形產生。
五、部門主管：無法即時取得數據報表以輔助決策
部門主管最常與我們抱怨的就是：資訊系統的透明度不足，不容易即時取出資料，導致主管們也不知道要怎麼管。
例如：「要求特休使用率要達80%以上，但根本不知道現在每一位員工已經休了多少？還有多少可以休？」、「要控管部門的預算花費，但也不知道已經花了多少？還有多少可以花？如果要預支下個月費用，還可以預支多少？」、「各個案子的盈虧情形為何？哪一些案子應該收手了？人力資源該往哪一類型的產品或專案擺？」 這其實就是即時性的問題，只要將Power BI連接資料庫，並刻好報表格式，只要按下刷新，就可以更新及時的資訊。甚至還能夠在手機上查看，並發通知信給利害關係人。
相信你在看完這篇文章以後，會深刻體會到，BI工具不僅僅是資料視覺化而以，它還能夠提升企業營運效能，並解決價值鏈上許多人的痛點。若你服務的單位希望導入BI工具，除了思考如何解決個人的工作問題，也可以思考如何運用BI工具，解決企業營運上的難題。
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