身為業務主管，你是否經常感到疲於奔命？每天處理不完的會議、業績壓力、團隊溝通問題，讓你身心俱疲？
你或許會發現，團隊成員總是準時下班，但你的工作量卻沒有減少，甚至還得為了填補績效缺口而加班。當老闆提出更高的業績目標時，團隊的反應卻是抗拒與壓力並存，甚至不知如何執行。你試圖指導部屬解決問題，但他們卻無法舉一反三，每次都還得重新指導，導致你不得不事必躬親，讓自己的負擔越來越重。
事實上，業務管理的核心不只是監督與施壓，而是要建立高效的管理機制，讓團隊能夠自主運作。這篇文章將帶你深入剖析如何運用 AI 工具與管理策略，讓業務團隊從「忙碌」轉變為「高效」，不僅提升績效，也減輕你的管理壓力。
一、中階主管常見的困境與挑戰
許多業務主管的成長軌跡相似——從優秀的業務人員晉升為主管，但並未接受過正式的管理訓練，因此往往陷入「業績優秀 ≠ 管理能力優秀」的困境。根據研究，超過 80% 的新晉業務主管，在管理團隊的過程中遇到以下問題：
沒有明確的績效衡量標準（KPI）與檢核點，導致無法有效追蹤團隊表現
決策依賴經驗，缺乏數據支持，導致策略調整困難
缺乏標準化的工作流程，業務開發與跟進效率低下
資訊不透明，客戶管理零散，影響業績成長
主管事必躬親，無法有效授權，導致團隊成長受限
這些問題不僅讓主管自己感到挫敗，也讓團隊成員無所適從，進而影響整體業績表現。
二、如何打造高效業務團隊？
一支成功的業務團隊，應該具備清晰的發展流程與高效的執行機制。更重要的是建立一套可複製、可監控的 SOP（標準作業流程），確保團隊能夠穩定運作並持續優化。業務主管的向下管理應該涵蓋計劃制定、行動追蹤、績效監控與回饋改善等關鍵步驟。
首先，主管應該明確規劃業務作業流程，確保每位業務人員都能清楚了解自己的工作目標與方向。這包括制定具體的工作軌跡，例如從客戶開發、跟進、成交到售後服務的完整流程，並確立關鍵指標來衡量進展。當每個環節的標準作業方式清楚時，業務人員就能夠減少因資訊不足或流程不明確而造成的低效。
在流程執行的過程中，主管應該透過數據追蹤團隊的執行狀況，例如運用 CRM 系統或 AI 工具來即時監控客戶互動與業務進展。這不僅能幫助主管掌握團隊的動態，也能讓業務人員清楚自己的表現是否達標。此外，定期進行工作回顧與檢討，能夠讓團隊了解問題所在，並針對缺失進行改善。
除了監督執行，主管還應該提供適時的教育與訓練，確保團隊成員能夠持續成長。透過內部培訓或外部課程，強化業務人員的專業技能與市場應變能力。當業務人員具備更高的執行能力時，主管的管理壓力也能逐漸減輕。
最後，建立一個有效的問責與回饋機制，是 SOP 重要的一環。當業務人員能夠即時獲得回饋並進行調整，業務效率自然能夠提升。同時，主管應該確保回饋是基於數據與具體事實，而非個人直覺或臆測，這樣才能真正幫助團隊提升績效。
三、業務主管的向下管理六大職責，以 OKR、AMS 為範例
要讓業務團隊真正發揮高效，業務主管必須從「向下管理」的角度著手，確保團隊能夠有效執行計畫並持續成長。這六大職責涵蓋了從標準化流程建立到績效驗收的完整管理架構，透過 OKR（目標與關鍵成果）和 AMS（行動管理系統），主管能夠確保團隊的行動方向與企業目標一致。
1. 建立運作標準
管理的第一步是標準化，確保整個團隊在語言、流程、執行方式上都能保持一致。透過制定標準作業流程（SOP），不僅能讓新進員工快速上手，也能避免不同人員之間因執行方式不一而造成混亂。主管應該透過 AMS 工具，例如「工作清單（月）」、「工作成長表（季）」，確保團隊遵循相同的執行標準。
2. 規劃工作模式
高效的工作模式需要清楚的時間管理與工作目標設定。透過 OKR 設定「1/2 時間內完成 2/3 目標」的原則，並輔以 P-D-C-A（計畫-執行-檢查-行動）循環，讓業務團隊的工作模式更加具體化。同時，主管應該使用「行動規劃表（週）」、「行動紀錄表（週）」來追蹤團隊的執行狀況，確保每個環節都能高效推進。
3. 教導工作技能
業務主管不能只是發號施令，更需要成為團隊的導師，透過「示範、練習、測試、競賽」的方式，確保業務人員能夠精進銷售技巧與專業知識。主管應定期進行職涯發展 KPI 設定，例如使用「洽談紀錄表（週）」、「業務技能評量表（季）」來衡量團隊成員的成長進度。
4. 驗收工作績效
績效管理不僅是業績數字的反映，更應該精算「績效成本及利潤」，確保每位業務人員的努力能夠轉化為可衡量的產出。例如透過 AMS 系統中的「業務月報」與「持續改善摘要表（週）」，主管可以追蹤行動效率的進步幅度，確保每小時的產出都有 1% 至 3% 的提升。
5. 排除工作障礙
工作過程中難免會遇到各種阻礙，無論是內部流程問題還是外部市場變化，主管都應該及時介入並提供解決方案。例如，透過「行動效能成長 20%」與「業務惰性降低 10%」的目標設定，主管可以使用「拜訪率提升 30%」、「客戶簽認洽談紀錄表」來確保業務團隊保持積極的工作動能。
6. 維護工作成果
最後，優秀的業務管理不只是短期的績效提升，更應該注重長期的成效維護。主管應鼓勵團隊強化 4P 行動（Passion、Prepare、Perform、Push），並透過知識管理（KM）建立工作經驗庫，確保團隊的學習與經驗得以長期累積。AMS 工具中的「幫扶評估表」與「勞汰訓練表」，能幫助主管追蹤團隊的學習進度，確保團隊持續優化工作模式。
透過這六大職責的落實，業務主管不僅能有效管理團隊，還能透過數據化、標準化的方式讓業務績效達到最佳化，真正實現從「忙碌」到「高效」的轉變。
如何培養高效主管？——先行智庫助你打造卓越管理者
企業要真正實現業務與管理的雙向成長，關鍵在於中階主管的能力發展。先行智庫 提供完整的 業務管理、專案管理（PM）、跨部門協作 培訓方案，幫助企業打造高效能的管理團隊。
培訓課程涵蓋：
OKR & AMS 系統應用：讓主管學會有效設定目標與行動計劃。
數據驅動決策：導入AI工具，強化數據分析能力，提升決策精準度。
實戰模擬訓練：透過案例討論與模擬演練，強化主管的領導與決策能力。
跨部門協作策略：提升內部溝通效率，確保團隊運作順暢。