洞察觀點

RPA自動化在企業的實例應用1:從Excel報表到客製化信件一次搞定

RPA在企業中的多元應用:從Excel報表到客製化信件

前言

想在競爭激烈的市場中拔得頭籌,提高效率、降低錯誤率是關鍵之一。在這篇文章中,我們將探討如何用RPA自動化工具來解決兩個常見卻繁瑣的情境—報表處理和批次寄信。透過自動化解決方案,不僅省下時間,還能提高業務流程的效率和精確性。

背景

John是一名財務,每月要將薪資明細表按所屬部門拆分,以供各部門主管查看。每次,John會先打開Excel報表,逐個部門進行篩選、複製、創建成新報表。接著,他要將這些報表發送給不同部門的主管。由於每個主管的郵件地址和夾帶的報表都不同,John需要多次複製貼上,反覆確認是否夾帶正確的檔案。這些手動作業不僅耗時,更容易出錯。不僅為John帶來壓力,還讓他無法把時間花在更有意義的工作上。

背景

問題

  • 效率低落:John會花大量時間篩選、複製和創建部門報表,信件內容也要多次複製貼上
  • 客製化需求管理:不同部門主管會有不同的郵件內容和附件,需要一個有效的方法能兼顧速度並滿足客製化需求
  • 錯誤風險:手動操作容易導致報表數據和信件發送錯誤,增加工作的不確定性
  • 工作壓力和時間管理: John因為這些瑣碎事務感到壓力,加上無法妥善利用時間從事更有價值的事務,工作滿意度降低

解決方案1:用Power Automate Desktop自動生成Excel報表

▪ 影片講解:

Power Automate Desktop讀取薪資明細表,通過辨識部門欄位,生成行銷、客戶服務、研發三個部門的新報表。

▪ 流程設計邏輯:

  • Power Automate Desktop從原始Excel中提取符合條件的數據
  • 將數據貼到新的Excel報表中
  • 重複上述步驟,生成多個報表版本

▪ 導入後:

導入Power Automate Desktop後,John的工作模式發生改變。現在他只需將原始報表放入特定的資料夾,啟動Power Automate Desktop,機器人就會生成各部門的報表。不再需要逐個部門進行手動操作,不僅節省時間、提升效率,還能確保生成的報表準確無誤。

解決方案2:用Power Automate Desktop自動發送客製化信件

▪ 影片講解:

先將生成的行銷、客戶服務、研發版本的薪資明細表放入指定資料夾,並用一個Excel管理收信人的Email和要收到的報表名稱。Power Automate Desktop讀取Excel後,將檔案夾帶進附件,寄給對應的部門主管。請注意影片最後的Email主旨和內容,會針對不同對象呈現對應內容。只要妥善設計Email格式並用Excel管理內容,Email的自動化將有很大的潛力和實用性。

▪ 流程設計邏輯:

  • 首先,將製作完成的各部門報表放入指定資料夾
  • 在Excel裡管理各部門主管的Email地址和要收到的檔案名稱
  • Power Automate Desktop將Excel報表與資料夾內的檔案名稱進行匹配,確定要發送哪些報表
  • 一旦匹配成功,機器人自動填寫客製化的信件主題和內容,包括收件人Email地址和其他相關資訊
  • 夾帶該部門的薪資明細表作為附件
  • 將信件寄出,對下個部門主管重複上述步驟

▪ 導入後:

John不再需要手動複製貼上郵件內容,也不用擔心信件內容或附件有誤。整個過程自動化後,節省了時間並減輕工作壓力,同時確保報表能正確送達。

效益:提升效率和精確性

通過以上的Power Automate Desktop解決方案,企業可以實現以下效益:

  • 效率提升: 減少手動工作,提高生產力。
  • 成本節省: 減少人力資源和錯誤修正的成本。
  • 數據準確性: 提高數據品質和客戶信任。
  • 客戶滿意度: 通過提供更快、更準確的服務來提高客戶滿意度

解決方案的多元應用:

1. 報表生成解決方案的多元應用:

財務報告: 除了薪資明細表,可用於生成多個版本的財務報告,如季度報表、年度報告,以滿足內部管理和外部股東的需求。

市場營銷: 適用於生成EDM、活動通知和促銷信件,根據不同目標受眾的需求自動調整內容,提高轉換率。

銷售分析: 可用於自動生成銷售分析報告,幫助銷售團隊追蹤業績、銷售通路效能和市場趨勢,並及時調整策略。

2. 客製化郵件寄發的多元應用:

客戶關係管理: 除了報告,可用於向客戶發送個性化的訊息,包括提供產品更新、特別優惠、生日祝福等,增強客戶忠誠度。

人力資源: 自動發送招募通知、訓練資訊,以及員工福利公告,提高內部溝通效率並增強員工參與感。

客戶支援: 用於快速回應客戶查詢,附帶相關的支援文件或資訊,提供更有效的客戶支援服務。

這些解決方案不僅局限於特定領域,還可以應用在多個部門和行業中,提高工作效率並提供更個性化的服務。

解決方案的多元應用:

結論:提升企業競爭力的自動化解決方案

在現今激烈競爭的市場中,精準決策和高效率至關重要。然而,繁瑣的數據處理和信件往返工作卻常常成為阻礙,讓工作者沒辦法把時間花在戰略規劃上。透過RPA工具—Power Automate Desktop自動化例行工作,企業能更快適應變化,提供更卓越的客戶服務,從而提升競爭力。

先行智庫為台灣管理顧問公司,服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及數據解決方案:

【進一步了解RPA流程自動化 Power Automate】

【先行智庫系列講座】

【先行智庫線上課程系列】

零基礎學 Power Automate Desktop:不會程式也能打造自己的工作自動化助理

零基礎學 Power Automate Desktop:不會程式也能打造自己的工作自動化助理
Facebook
LinkedIn
聯絡我們表單
返回頂端
取得最新資訊

訂閱每週最新消息