前言
隨著科技的不斷進步,企業自動化已經成為提高效率、節省成本的重要策略之一。在現代辦公室中,各種部門都面臨著繁瑣的工作流程和繁重的任務,這些任務往往不僅消耗大量時間和資源,還容易出現錯誤和延誤。因此,導入自動化技術成為了改善工作流程、提高工作效率的不二之選。
本文將全面探討各部門適合導入RPA(Robotic Process Automation)的流程,從財務、人資、採購、業務、專案管理到行銷等多個角度進行深入分析,提供了具體的案例和關鍵指標,讓讀者對自動化應用情境有更清晰的認識。
此外,我們也將介紹導入自動化的步驟與風險管理策略,從目標設定與範圍確定、流程分析與優化、技術方案選擇與評估、內部資源盤點到流程導入與調整等方面進行詳細討論。透過這些步驟,讀者將能夠更好地理解如何有效地導入自動化,並避免可能的風險和挑戰。
無論您是企業主、管理者還是對自動化技術感興趣的專業人士,本文都將為您提供實用且具體的建議,助您在自動化之路上走得更遠、更順利。現在,就讓我們一起深入探索,發現自動化的無限可能性吧!
目 錄 總 覽
1.1 財務
1.2 人力資源
1.3 客服
1.4 IT
1.5 銷售與關係管理
1.6 行政管理
1.7 採購
1.8 行銷
1.9 專案管理
2. 導入自動化的步驟與風險管理
2.1 目標設定與範圍確定
2.2 流程分析與優化
2.3 技術方案選擇與評估
2.4內部資源盤點
2.5 流程導入與調整
1. RPA應用:各部門適合的RPA自動化流程情境
1.1 財務
財務部門常見的問題和痛點如下:
部門主管:
1.無法即時獲取準確的財務數據,影響了決策的準確性和即時性。
2,難以有效管理財務流程,導致流程效率低下和成本增加。
上下游配合協作單位:
1.與其他部門協調不密切,導致財務資料的收集和核對困難,延誤了財務報告的準備時間。
2.缺乏有效的溝通渠道,容易出現資料錯誤或遺漏,影響財務流程的準確性。
第一線作業執行人員:
1.財務處理過程繁瑣,需要花費大量時間處理重複性工作,影響了工作效率和工作滿意度。
2.手動處理財務資料容易出現錯誤,需要不斷核對和修正,增加了工作負擔和壓力。
上述問題都具有自動化的潛力,以發票管理流程為例 :
現行狀況(As-Is):
1.手動處理發票,包括接收、辨識、核對和記錄發票信息。
2.財務人員需要花費大量時間來處理大量的發票,容易出現錯誤和遺漏。
自動化目標(To-Be):
1.自動化發票識別和核對,提高處理效率和準確性。
2.減少財務人員的手動干預,降低出錯率和時間成本。
關鍵指標:
作業時間減少率:預期將作業時間從現行的 8 小時/天減少至 2 小時/天。
成本節省比例:預期成本節省將達到每年 50%。
1.2 人力資源
人力資源部門常見的問題和痛點如下:
部門主管:
1.缺乏有效的招聘管道和流程,導致招聘進度緩慢和人才匱乏。
2.難以準確評估員工培訓效果和成效,影響了人力資源管理的有效性。
上下游配合協作單位:
1.與各部門協調不良,造成招聘需求與實際工作內容不符,增加了培訓成本和流失率。
2.缺乏有效的溝通渠道,使得員工培訓計劃難以貫徹和評估。
第一線作業執行人員:
1.手動篩選簡歷和安排面試耗時耗力,影響了工作效率和招聘品質。
2.員工培訓流程繁瑣,需要大量人力資源部門人員的參與和監督,增加了工作壓力和時間成本。
上述問題都具有自動化的潛力,以招募管理為例 :
現行狀況(As-Is):
1.手動篩選簡歷、安排面試、核實背景,流程繁瑣且耗時。
2.難以有效管理招聘流程中的大量細節和資訊,導致招聘過程不流暢。
自動化目標(To-Be):
1.自動化簡歷篩選和面試安排,提高招聘效率和品質。
2.減少人力資源部門人員的手動干預,釋放更多時間進行戰略性招聘工作。
關鍵指標:
用戶等待時間:預期將面試安排時間從現行的平均 3 天縮短至 1 天。
人員價值提升:預期每月釋放出的人力資源部門工作時間將達到 20%。
1.3 客服
客服部門常見的問題和痛點如下:
部門主管:
1.難以有效管理客戶服務流程,導致客戶投訴處理不及時或效率低下。
2.缺乏即時的客戶反饋數據和分析工具,難以及時調整服務策略。
上下游配合協作單位:
1.與其他部門溝通不暢,導致客戶問題無法迅速解決,影響客戶滿意度。
2.缺乏跨部門的協同作業,使得客戶服務流程不流暢,客戶投訴率較高。
第一線作業執行人員:
1.手動處理客戶投訴和回饋,耗時且容易出錯,影響了客戶體驗和滿意度。
2.客戶資料更新流程繁瑣,需要大量人力資源,影響了工作效率和準確性。
上述問題都具有自動化的潛力,以投訴管理為例 :
現行狀況(As-Is):
1.手動處理客戶投訴,包括接收、記錄、分類和解決。
2.客戶投訴處理流程繁瑣,需要大量人力資源參與,導致投訴處理時間長且效率低下。
自動化目標(To-Be):
1.自動化投訴接收和分類,提高投訴處理效率和客戶滿意度。
2.減少客戶等待時間,提高客戶投訴解決速度和品質。
關鍵指標:
用戶等待時間:預期將客戶投訴處理時間從現行的平均 3 小時縮短至 1 小時。
人員價值提升:預期釋放出的人力資源部門工作時間將達到 30%。
1.4 IT
IT部門常見的問題和痛點如下:
部門主管:
1.難以有效管理IT服務請求流程,導致請求處理時間長和效率低。
2.缺乏即時的IT服務請求分析和統計數據,難以及時調整IT服務策略。
上下游配合協作單位:
1.與其他部門溝通不暢,導致IT問題無法迅速解決,影響業務流程的運作。
2.缺乏跨部門的協同作業,使得IT服務請求流程不流暢,客戶滿意度較低。
第一線作業執行人員:
1.手動處理IT服務請求,包括接收、記錄、分類和解決。
2.IT服務請求處理流程繁瑣,需要大量人力資源參與,導致請求處理時間長且效率低下。
上述問題都具有自動化的潛力,以IT服務請求接收與記錄為例 :
現行狀況(As-Is):
1.手動接收和記錄IT服務請求,包括用戶提交、人工分類和登錄系統。
2.由於人工處理,容易出現漏記、錯記等情況,且需要大量人力資源參與。
自動化目標(To-Be):
1.自動接收和記錄IT服務請求,減少手動干預和錯誤。
2.提高IT服務請求處理效率,降低用戶等待時間。
關鍵指標:
用戶等待時間:預期將用戶等待時間從現行的平均 1 小時縮短至 15 分鐘。
人員價值提升:預期釋放出的IT部門工作時間將達到 40%。
1.5 銷售與關係管理
業務部門常見的問題和痛點如下:
部門主管:
1.銷售報告生成流程繁瑣,需要大量時間和人力資源,影響了報告的準時性和準確性。
2.難以及時獲取銷售數據和分析結果,影響了銷售策略的制定和調整。
上下游配合協作單位:
1.缺乏與市場部門和財務部門的有效溝通和協作,導致報告訊息不全面或不準確。
2.難以統一報告格式和內容,使得銷售報告的比較和分析困難。
第一線作業執行人員:
1.手動收集和整理銷售數據,耗時且容易出錯,影響了工作效率和報告準確性。
2.缺乏有效的銷售報告生成工具和技術支持,使得報告製作流程不流暢,影響了報告的質量和時效性。
上述問題都具有自動化的潛力,以銷售報告生成為例 :
現行狀況(As-Is):
1.手動收集銷售數據,包括銷售額、客戶信息等。
2.手動整理和分析數據,制定報告的內容和格式。
3.需要大量時間和人力資源進行報告的製作,容易出現錯誤和延誤。
自動化目標(To-Be):
1.自動化銷售數據收集和整合,提高數據準確性和完整性。
2.自動化報告格式化和生成,提高報告的準時性和準確性。
關鍵指標:
作業時間減少率:預期將報告製作時間從現行的平均 8 小時縮短至 2 小時。
量化報告準確性提升率:預期報告的準確性將提高至 95%。
成本節省比例:預期報告製作成本將降低至每份報告 50%。
1.6 行政管理
行政單位常見的問題和痛點如下:
部門主管:
1.難以有效管理辦公室資源,包括設備、供應品等,導致資源浪費或不足。
2. 行政人員負荷過大,難以應對各種行政事務,影響了工作效率和服務質量。
上下游配合協作單位:
1.缺乏與其他部門的有效溝通和協作,導致辦公室運作不協調,影響了工作效率和流程完整性。
2.難以及時處理各種行政事務,如會議安排、文件處理等,影響了其他部門的正常運作。
第一線作業執行人員:
1.手動處理辦公室事務,包括文件管理、行程安排等,耗時且容易出錯,影響了工作效率和準確性。
2.缺乏有效的辦公室管理工具和技術支持,使得行政人員工作負擔過重,難以應對各種行政事務。
上述問題都具有自動化的潛力,以會議安排與管理為例 :
現行狀況(As-Is):
1.手動安排會議時間和地點,通知參與者,記錄會議紀要等。
2.需要大量時間和人力資源進行會議安排和溝通,容易出現錯誤和延誤。
自動化目標(To-Be):
1.自動化會議安排流程,包括自動選擇最佳時間和地點,發送會議邀請等。
2.減少人員的手動參與,專注於戰略性行政工作,提高效率和準確性。
關鍵指標:
作業時間減少率:預期將會議安排時間從現行的平均 1 小時縮短至 15 分鐘。
量化效率提升率:預期會議安排的準確性將提高至 95%。
成本節省比例:預期會議安排流程的自動化將降低成本 60%。
1.7 採購
採購部門常見的問題和痛點如下:
部門主管:
1.難以準確掌握庫存情況和供應商信息,導致採購計劃不準確或過度存貨。
2.缺乏有效的供應鏈管理工具和技術支持,難以實現採購流程的自動化和優化。
上下游配合協作單位:
1.與供應商和其他部門的溝通不暢,導致訂單處理時間長、準確率低,影響了生產進度和客戶滿意度。
2.難以及時跟進供應商的交貨進度和品質,導致庫存管理不及時或不準確。
第一線作業執行人員:
1.手動處理採購訂單和庫存管理,包括訂單生成、供應商溝通、庫存記錄等,耗時且容易出錯。
2.缺乏自動化的採購管理工具和流程,使得採購流程不流暢,影響了工作效率和準確性。
上述問題都具有自動化的潛力,以採購訂單生成與處理為例 :
現行狀況(As-Is):
1.手動生成採購訂單,通過郵件或電話與供應商進行溝通,手動記錄訂單信息。
2.需要大量時間和人力資源進行採購訂單的生成和處理,容易出現錯誤和延誤。
自動化目標(To-Be):
1.透過自動比對庫存量與安全庫存,自動生成採購訂單並發送。
2.減少人員的手動干預,釋放更多時間進行戰略性採購工作。
關鍵指標:
作業時間減少率:預期將採購訂單生成時間從現行的平均 1 小時縮短至 15 分鐘。
供應鏈準確性提升率:預期採購訂單的準確性將提高至 95%。
成本節省比例:預期採購訂單生成流程的自動化將降低成本 50%。
1.8 行銷
行銷部門常見的問題和痛點如下:
部門主管:
1. 難以準確評估行銷活動的效果和回報,導致無法及時調整策略和優化投資。
2. 缺乏有效的市場數據和客戶洞察,難以制定有針對性的行銷策略和活動。
上下游配合協作單位:
1. 缺乏與其他部門的有效溝通和協作,導致市場數據分析結果無法與其他業務流程相關聯。
第一線作業執行人員:
1. 手動收集和整理市場數據,耗時且容易出錯,影響了數據的準確性和即時性。
2. 缺乏專業的數據分析工具和技術支持,使得市場數據分析工作效率低下,難以提供即時洞察。
上述問題都具有自動化的潛力,以市場數據收集為例 :
現行狀況(As-Is):
1. 手動訪問不同數據供應商的網站,複製和粘貼數據到電子表格中進行收集。
2. 需要花費大量時間和人力資源進行市場數據的收集,且容易遺漏或錯誤。
自動化目標(To-Be):
1. 使用網路爬蟲自動訪問數據供應商的網站,定期抓取數據並自動將其整合到數據庫中。
2. 減少人員的手動負擔,將更多時間投入數據分析和洞察。
關鍵指標:
數據收集與分析時間減少率:預期將市場數據收集時間從現行的平均 2 小時縮短至 30 分鐘。
洞察準確性提升率:預期自動化收集的市場數據準確性將提高至 95%。
決策反應時間縮短比例:預期自動化收集的市場數據將使得決策反應時間縮短至原來的一半。
1.9專案管理
專案管理相關部門常見的問題和痛點如下:
部門主管:
1. 難以準確評估專案進度和成本,導致無法及時調整資源分配和時間安排。
2. 缺乏有效的專案管理工具和技術支持,難以實現專案管理流程的自動化和優化。
上下游配合協作單位:
1. 與其他部門和外部供應商的溝通不暢,導致專案進度延誤和資源浪費。
2難以實現跨部門和跨團隊的協作和信息共享,影響了專案的整體效率和品質。
第一線作業執行人員:
1. 手動更新專案進度和任務分配,容易出錯且耗時,影響了專案的進度和品質。
2. 缺乏自動化的專案管理工具和流程,使得專案管理流程不流暢,影響了工作效率和準確性。
上述問題都具有自動化的潛力,以專案進度追蹤與控制為例 :
現行狀況(As-Is):
1. 手動更新專案進度表格,通過電子郵件或會議進行專案進度報告和討論。
2. 需要花費大量時間和人力資源進行專案進度的追蹤和控制,容易遺漏或錯誤。
自動化目標(To-Be):
1. 使用專案管理工具自動更新專案進度,包括任務完成情況、里程碑達成狀況等。
2. 減少人工介入,更專注於專案風險評估和管理的工作。
關鍵指標:
專案進度控制提升率:預期將專案進度的控制提升至 90% 以上。
資源利用效率提升率:預期自動化專案進度追蹤將提高資源利用效率至少 30%。
專案風險降低比例:預期自動化專案進度追蹤將降低專案風險至少 20%。
2. 導入自動化的步驟與風險管理
2.1 目標設定與範圍確定
在導入自動化機器人之前,企業應該更加注重設定明確的目標和確定範圍。過去的做法可能是認為導入越多機器人越好,或者僅將複雜流程納入自動化範圍,但實際上,成功的關鍵在於使用率。例如,財務、HR 和行政部門可能都需要發送郵件,但內容和附件可能各不相同。假設過去每天花費1小時的寄信工作經由自動化後只需5分鐘,且隨著使用者數量的增加,節省的工時將成倍增長。因此,將常用、簡單的流程模組化,避免初期使用過於複雜的功能,不僅能降低學習門檻和時間成本,同時也提高了自動化流程的可擴散性。透過模組化設計,吸引更多使用者嘗試應用自動化,並可靈活調整機器人以滿足個人需求,從而提高自動化的成功率和效益。
2.2 流程分析與優化
在導入自動化之前,企業應該進行全面的流程分析和優化,而不僅僅是針對部分較有印象、能見度較高流程進行自動化。透過系統性的需求分析,企業可以確定優先順序,並提高自動化流程的可擴散性。例如,利用Excel記錄需求並根據難易度和可擴散性排序,有助於找出優先導入自動化的流程。由於RPA的認知不盡相同,流程開發者和需求單位之間的期望可能存在落差。因此,建議企業記錄流程被執行的次數,以計算出自動化流程的實際效益,並用數據來支持開發計畫的安排,從而確保導入自動化的流程是高效且具有價值的。
2.3 技術方案選擇與評估
在選擇自動化技術方案時,企業應該考慮到供應商的可靠性和使用難度,而不僅僅是技術功能。例如,有些企業可能會選擇使用小廠的RPA工具,但這些工具可能存在執行時的錯誤或服務中斷的風險。建議企業選擇可靠的供應商,並根據使用者的背景和需求選擇最適合的工具。此外,應該考慮到工具的訂閱制度和學習成本,建議在初期選擇免費或使用門檻低的工具,待需求逐漸增加時再考慮更強大的工具。
2.4 內部資源盤點
企業在導入自動化之前,應該評估內部資源的可用性和支援能力。建議設立專責單位或專案團隊來管理自動化專案,並充分利用內部資源來支援自動化流程的推廣和執行。這樣可以確保自動化專案得到充分的支持和管理,從而提高成功率。
2.5 流程導入與調整
在導入自動化流程後,企業應該進行充分的測試和評估,並根據實際情況進行調整。建議缺乏自動化經驗的企業先對小流程進行測試,並設計多個機器人以提供使用說明手冊,從而降低學習門檻。根據同仁實際使用的測試結果進行優化和調整,以確保自動化流程的有效性和效率。這樣的做法有助於減少導入自動化的風險,並確保專案的成功實施。
5/16(四)實體公開班|零基礎學 Power Automate Desktop!不會程式也能打造自己的工作自動化助理
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