在這個資訊爆炸的時代，「資料視覺化」與「數據分析」成為企業關注的焦點，隨著大數據的興起，如何有效解讀和運用這些數據已成為企業成功的關鍵。其中Power BI出色的功能和好上手的特性，受到許多企業的青睞。

Power BI究竟擁有哪些魅力？它如何與傳統的Excel等有什麼差別？選擇使用它又將為企業帶來哪些好處？本篇文章將一一為您揭曉。（先行智庫Power BI服務介紹）

1. Power BI 簡介

1-1 Power BI 是什麼？

Power BI，是一款由微軟開發並且免費的資料視覺化平台，使用者能透過這個軟體，利用簡易操作的環境來將原始的數據資料構建成儀表板，創造出動態的視覺圖形，透過數據圖表挖掘數據深層的見解和資訊。

1-2 Power BI 介面導覽

Power BI提供了一個直觀而全面的軟體介面，介面如下圖：

a. 最上方有功能豐富的工具列，用戶可以在此進行各種設定，以符合其特定的分析需求

b. 介面的中央區域，則是圖表繪製區，專門用於擺放各式的視覺圖表

c. Power BI相較於Excel支援更多種圖表類型的創建，從而增加報告的豐富性和互動性

d. 界面的右側則展示了所選用的資料表及其相應的欄位名稱，使得拖放操作變得簡單直觀

e. 在界面的下方，類似於Excel的分頁功能允許使用者建立和管理多個儀表板，方便進行多角度的數據分析。

f. 界面左側提供了三種不同的檢視模式，可以讓你瀏覽儀表板、原始資料、關聯關係。

1-3 Power BI Desktop & Power BI Pro

Power BI 作為一款免費軟體，已經涵蓋8成以上的功能包含讓個人使用者在本機端進行數據分析與報告創建，但完成的儀表板需要與團隊共享時，就必續要訂閱 Power BI Pro。

Pro 版不僅保留了 Desktop 的所有功能，還增加了共享與協作功能，適合需要在團隊或組織內部共享數據的用戶。它支援更高級的數據治理和安全措施，確保數據共享的安全性。

簡而言之，Desktop 版適合個人數據分析，而 Pro 版則滿足團隊協作和數據共享的需要。

1-4 Power BI 和其他 BI 工具有什麼不同？

Power BI與Tableau和FineReport等其他BI工具相比，其主要差異體現在使用門檻、成本效益和生態系整合三方面。Power BI設計上更適合普羅大眾，易於上手，而Tableau和FineReport則專為數據專家設計。而從成本來看，Power BI以免費的Desktop版本的高CP值勝出。此外，作為微軟產品，Power BI在與M365等微軟生態系工具的整合上具有明顯優勢，為用戶提供了額外的便利。

1-5 Power BI 和 Excel 有什麼不同？

Excel主要用於資料儲存與基礎分析，允許用戶逐筆輸入數據；而Power BI專注於數據分析，需連結數據源以進行深入分析。Excel便於創建統計報表，Power BI則專長於構建動態儀表板。在資料清理方面，Power BI提供直觀的界面和自動記錄功能，相對於Excel的手動過程更為高效。圖表功能方面，Power BI支援更多樣化和先進的視覺化選項。儘管有所不同，但Power BI和Excel存在共生關係，結合使用能夠最大化數據分析的價值。

1-6 Power BI 導入後的效益

觀察過去導入Power BI的客戶，都認為對企業帶來許多正面的影響。財務上，它有助於降低購置和人事成本。在執行層面，可縮短報告製作時間，提升效率。溝通上，促進跨團隊協作，基於客觀數據降低溝通障礙。組織層面，有助於目標對齊和商業策略的即時調整。總而言之，Power BI促進了一種數據驅動的商業決策文化，幫助企業在複雜環境中做出更佳決策。

2. Power BI 特色

接下來，讓我們深入探討Power BI五大關鍵功能特色，這些特色展示了Power BI在數據分析和視覺化方面的強大能力，幫助使用者從數據中提取有價值的洞察。

2-1  彙整多方資料源

在製作報表時，常常遇到資料來源來自不同平台，因此光是整合數據就是一大挑戰，Power BI 的一大優勢就可能彙整多方的資料，如ERP、CRM、Excel、CSV、PDF，而Google Sheets也能無痛串接（參考文章：用Google Sheets 無縫接軌 Power BI），甚至要串接外部的API也可以（參考文章：3 分鐘帶你透過API串接公開資料，即時抓取網站訊息）。過去我們需要從這些平台手動下載數據，經過加工後再進行分析和視覺化。然而，Power BI能直接連接到這些多樣的數據源，無需預先下載，大大簡化了數據彙整的過程。

除了整合便利之外Power BI開發出非常多實用的功能，例如：快速合併資料夾裡的多份Excel檔案（參考文章：一鍵匯入資料夾，10秒內彙整數10份Excel）、一鍵合併Excel的多個分頁（參考文章：使用Power Query附加查詢，一秒快速合併多份資料表）、串接銀行數據抓取最新匯率、從PDF文件取得表格、串接行銷人員最常用的GA、用免寫vlookup的方式就完成多份報表的關聯、使用資料流程Dataflows打造數據中台（參考文章：Power BI資料流程（Dataflows），也能夠打造數據中台？）。

2-2 強大的資料清理功能

在Power BI中，資料清理十分簡單，甚至不須使用任何公式或程式碼。內建的Power Query模組使用圖像化的按鈕來表示各種資料清理動作，如時間格式調整、字串擷取、資料行分割、自動生成資料行等，用戶僅需點擊按鈕即可輕鬆完成這些本來複雜的操作。更加人性化的是，所有進行的資料清理步驟都會被文字記錄，讓用戶能夠輕鬆追蹤和理解自己之前的操作。

此外，Power BI的資料清理功能能利用拖拉方式進行資料表間的vlookup關聯（參考文章：別再使用VLOOKUP了，Power Query合併查詢就可ㄧ鍵完成資料關聯），或將無法直接分析的表格透過取消資料行樞紐化來轉換為可分析的格式。這些功能大大提升了資料處理的效率，尤其是當原始數據經常變動時，Power BI能夠確保資料清理工作不必重複進行，節省了大量的時間和精力。

2-3 豐富多樣的視覺化圖表

傳統的視覺化圖表如長條圖、折線圖和圓餅圖，在表達複雜商業數據時，常常無法完整呈現想要表達的情境。針對不同維度的財務比較，例如營業收入和利潤率的多期對比，需要更細緻和多元的視覺化方法。Power BI提供了許多圖表選項，滿足這一需求，例如：有Ultimate KPI Card和子彈圖（Bullet Chart），能呈現關鍵績效指標和目標達成情況；還有Gantt甘特圖和行事曆，追蹤項目進度和重要事件；甚至還能透過Power BI去繪製讓人資苦惱的組織圖。（參考文章：企業人太多好難管？用組織圖輕鬆掌握全員績效）

2-4 快速找出關鍵洞察的分析方式

做完圖表以後，該如何進行分析？從數據找出新商業機會，或者是找出問題根因。Power BI針對各式各樣的商業情境，提供了對應的分析功能，加速數據驅動決策的過程。

例如可以透過醒目顏色設計做警示提醒，提醒加班時數過高、業績未達標、訓練時數不足、特休使用率太低（參考文章：變更資料色彩：如何設計警示燈來提醒部門達標狀況？）。

在生產線上，如果不良品或不良率異常驟升，可以用AI分析問題根因（參考文章：異常偵測：快速找出產線上不良品的原因）。在銷售數字上，透過下鑽分析與分解樹狀結構，就可以將數據細分細分再細分，了解賺錢是怎麼賺來的，賠錢又是如何賠掉的。

在人力資源的部份，可以用AI演算法，找出影響員工離職的主要因素（參考文章：如何運用Power BI預測員工離職？這篇1次學會！）。

在財務的領域，可以用移動平均法，預測業績的趨勢在未來是穩健成長還是急速下滑。

在計算匯率的時候，可以用參數模擬，模擬在匯率劇烈的變動下，公司業績的波動狀況（參考文章：What If Parameter新增參數功能，幫助企業快速做出業績預測）。如果你不知道要怎麼在Power BI上找出問題的答案，別擔心，只要用文字輸入你的問題，Power BI就會分析出你想要的結果。假設你做完儀表板後，還是對於要分析什麼毫無頭緒，透過文字敘述，就能自動幫你產出關鍵洞察，連做數據分析的時間都省下來了。

2-5 多元的展示方式讓你隨時隨地都能瀏覽

完成儀表板後，Power BI提供多元的展示和分享選項以應用於日常工作。最直接的是透過共享連結，讓團隊成員隨時查看儀表板。針對不同部門或職級的數據訪問需求，RLS功能允許設定細緻的權限管理（參考文章：透過Power BI RLS功能，設計資料存取權限）。

利用書籤功能，儀表板可作為簡報使用，順暢引導觀眾思路。更進一步，儀表板可內嵌於Teams，促進團隊基於共同數據的決策制定。移動端查看支持隨時隨地接入數據，而將儀表板導出為PDF或嵌入PPT則滿足紙本閱讀和傳統簡報需求。這些靈活的展示方式確保了儀表板的廣泛應用和便捷訪問。

3. Power BI 使用場景

Power BI的應用範圍廣泛，跨越了產品管理、銷售分析、人力資源、研發創新，到財務規劃等各大領域。它的核心價值在於能夠將數據轉化為決策支持的洞察，下面是一些具體的應用範例：

3-1 人力資源使用場景

在人力資源管理領域，Power BI的應用開創了數據驅動決策的新篇章。過去，HR相關報表如招聘、加班、訓練時數和出勤狀況等，往往是分散管理和呈現，導致在需要進行綜合分析或跨報表比對時，工作量巨大且效率低下。

現在，借助Power BI，所有人力資源相關的數據可以被整合在一個平台上。從招募效率、員工績效評估，到培訓投資回報率和員工離職分析，所有重要的HR指標都能在一個統一的介面中進行全方位分析。

3-2 財務會計使用場景

閱讀財務報表時常見的困難，如數字眾多且分析複雜，可以通過Power BI得到有效解決。Power BI打破傳統財務報表的限制，提供更靈活的展現方式，支持深入分析財務數據。無論是進行期間比較、分析營收成本結構，還是計算目標達成率，Power BI都能讓這些工作變得輕鬆。

用戶可以將營收拆解為各產品貢獻，費用分解為不同的支出科目，使得數據背後的信息一目了然。這樣的數據分析和視覺化工具，極大地提高了財務報告的可讀性和分析的深度。

3-3 業務銷售使用場景

在業務銷售領域，運用Power BI進行數據分析和視覺化可以顯著提升決策品質和市場反應速度。許多公司依賴CRM系統記錄交易資訊，而Power BI能夠將這些數據轉化為洞察，助力業務團隊深入理解市場趨勢和客戶需求。

利用Power BI分析銷售數據，類似於對業務進行一次全面的健康檢查——從宏觀角度把握市場動態，到細微之處洞察業績波動的原因，都能一一掌握。相比Excel，Power BI不僅能即時呈現最新的銷售狀況，其豐富的視覺化工具也讓數據背後的洞察更易於理解，幫助業務人員快速調整策略，補強能力短板。

3-4 零售服務使用場景

在零售業，處理和分析大量的交易記錄數據對於瞭解市場趨勢和顧客行為至關重要。由於Excel在處理大規模數據時存在限制，Power BI成為了零售商一個強大的數據分析工具選擇。它能夠直接連接到資料庫，實時反映業務運營狀況，從而支持零售商進行更深入的數據探索。

更進一步，Power BI的AI功能還能夠預測未來銷售趨勢和進行交叉銷售分析，如分析顧客購買產品A後可能感興趣的產品B，這對於制定銷售策略和增加銷售機會具有重大意義。

3-5 航運業使用場景

在海運、空運、陸運等運輸行業，Power BI的數據分析能力同樣發揮著重要作用。它支持從大量運輸數據中提取有價值的商業洞察，幫助企業優化運輸路線、增減航班次數，甚至開發新的客戶群體。

利用Power BI，運輸業可以不僅提高運營效率，還能在競爭激烈的市場中快速響應變化，做出更有利的商業決策。從增減航班的策略規劃到開發新市場的決策支持，Power BI的深度分析和靈活報告工具都能提供大量幫助，使企業能夠更好地掌握市場脈動，並在全球貿易中占據有利位置。

4. Power BI 學習資源

學習Power BI是一個持續的過程，幸運的是，有許多資源可供初學者和進階使用者利用來提升他們的技能。以下是一些主要的學習資源：

4-1 官網學習資源

微軟官方網站提供了豐富的Power BI技術文件，對每一個功能都進行了詳細的講解。特別是對於最新功能，官方文件能夠幫助你在最短時間內掌握。雖然這些文件可能需要時間仔細閱讀才能完全理解，但對於那些希望即時掌握最新功能的人來說，這是一個非常好的學習管道。

4-2 社群論壇學習資源

微軟官網上的社群論壇是解決Power BI問題的另一個好去處。這裡的功能和目的類似於Stack Overflow，你可以發問，社群中的專家會提供幫助。無論是遇到的疑問還是不明的錯誤訊息，大多數時候都能在Microsoft Power BI Community中找到解答。這是解決問題時的理想選擇。

4-3 YouTube 學習資源

YouTube是另一個學習Power BI的極佳平台。許多YouTuber製作了關於Power BI操作的教學影片。當你想要深入瞭解某個特定功能時，YouTube上的這些動態影片教學能提供更易於理解的學習體驗。這個管道特別適合於想要深入學習某一功能的用戶。

4-4 先行學院線上課程

對於那些尋求系統化學習Power BI的學習者來說，先行智庫提供的線上課程是一個極佳的選擇。這套課程全面涵蓋了資料視覺化、資料清理、以及使用DAX函數等關鍵主題。課程設計從基礎到進階，步步深入，適合不同層次的學習者。

更重要的是，這套課程提供了靈活的學習方式，學習者可以根據自己的節奏反覆觀看教學視頻，沒有觀看次數或時間的限制。這種設計確保了學習者能夠在理解和實踐中不斷進步，從而達到最佳的學習效果。

（參考連結：先行學院線上課程）

5. 結論

Power BI已成為推動企業數位轉型的重要夥伴。根據Gartner的報告，Power BI在商業智能工具中被評為領導者，這並非偶然。它擁有強大的功能、完善的生態系統以及豐富的社群資源，這些都是眾多企業選擇導入Power BI的關鍵因素。

從深入的數據分析到直觀的報告呈現，從個人化的學習資源到廣泛的應用場景，Power BI提供了一個全面的解決方案，幫助企業洞察數據背後的價值，促進數據驅動的決策制定。無論是在人資、財務、銷售還是其他領域，Power BI都展現了其在數據處理和分析方面的卓越能力。

如果您希望以最低的成本打造一個數據驅動決策的企業文化，Power BI無疑是性價比最高的選擇。隨著數位化轉型的深入，掌握Power BI的使用將成為企業獲得競爭優勢的關鍵。

先行智庫為台灣管理顧問公司，服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及領導管理，了解更多企業服務內容：https://kscthinktank.com.tw/custom-training/

【先行智庫系列講座】

【先行智庫線上課程系列】