營建業為什麼需要數位轉型？
隨著營建業務規模的快速增長，採發部門每日需處理來自設計單位、施工現場及供應商的大量的工程變更單，這些變更需求通常涉及材料設計圖、施工細節或訂單調整（如追加或修改排水系統、屋頂結構等）。然而，人工作業方式已無法滿足企業的大量變更需求。
Before：傳統的人工作業模式
採發部專員需要花費大量時間從Outlook提取資料、核對Excel表格，並撰寫通知信件分發給相關負責人員。不僅如此，這樣的流程還容易導致延遲與錯誤，進一步拖累材料供應與工程進度，甚至影響客戶的滿意度和企業的資金回收效率，這些問題已成為營建業數位化轉型中的重要瓶頸。
手動管理工程變更單存在以下幾大痛點：
| 痛點一： 重複性工作耗時 | 每日需花費超過1小時逐一核對Excel表單數據，反覆從通訊紀錄中複製內容並撰寫郵件。每月浪費至少25小時，年損失高達210小時工時，其中包含比對系統與變更單狀態、確認聯絡人資訊、處理補單需求等，重複性工作占據大量工時。 |
| 痛點二： 數據遺漏與通知延遲 | 重複性操作增加了數據遺漏和通知錯誤的風險，這些問題往往會影響施工進度，導致材料延誤或工期超時，進一步加重部門的管理負擔。 |
| 痛點三： 人工催促效率低 | 專員需人工聯繫工人或相關人員，但經常遇到無法聯繫或電話催促無果的情況。 |
| 痛點四： 客戶延遲付款風險 | 通知延遲可能導致客戶未能按時確認或付款，進一步影響資金流動。 |
After：RPA機器人三步驟，輕鬆搞定工程變更單管理！
為解決這些問題，我們導入了Power Automate，自動化管理變更單流程，具體步驟如下：
- 開啟Outlook自動檢查郵件：Power Automate每日自動啟動Outlook，檢查與工程變更單相關的郵件，並根據預設的篩選條件（如信件主題中出現「排水系統修改通知」或「材料調整確認」等關鍵字）提取需要處理的郵件。例如客戶未回覆的施工圖設計調整需求或廠商未確認的追加材料通知，避免人工遺漏或判讀錯誤。
- 開啟並讀取Excel數據：系統自動打開變更單管理的Excel檔案，定位指定的工作表，並篩選出未補件的單位或尚未確認變更項目的廠商清單。透過程式化的數據讀取，系統能準確提取如「屋頂材質變更」、「施工進度延期確認」等催辦內容，並整合到後續的自動化流程中，大幅減少手動比對數據的時間。
- Outlook寄送郵件：系統根據Excel篩選結果，為各單位或廠商自動生成個性化的郵件內容，包括「排水管材質修改補件要求」或「施工現場變更確認提醒」等具體訊息。透過Outlook自動寄送，確保郵件的格式和內容統一，避免人工撰寫的錯誤，同時實現多封郵件的批量發送，提升作業效率。
新流程無需手動操作，僅需專員監控執行結果，極大地減少了繁瑣操作。
導入效益：以變更管理為例
導入Power Automate後，當接收到變更單時，系統能自動完成檔案下載、分類歸檔，並同步登記至管理系統，帶來了顯著的成效：
- 時間節省：每日處理變更單的耗時從原本的1小時縮短至15分鐘。例如，系統自動完成「排水管材質變更通知」的下載與登記，每月節省約17.5小時，相當於每年節省210小時的寶貴工時。
- 準確性提升：自動化流程有效降低人為錯誤風險。例如，避免「屋頂結構調整需求」因手動遺漏而未及時通知相關部門，大幅提升通知準確率。
- 效率與透明度提升：透過數據化的操作記錄，管理者能快速檢視如「施工圖修改需求處理進度」或「材料變更確認通知」的即時狀態，並針對未處理的項目進行預警。
- 專注核心業務：採發專員從繁瑣的手動作業中解放出來，能將更多精力投入到如「供應商協調會議」或「施工計畫優化建議」等高價值工作中，進一步提升項目品質與運作效率。
導入Power Automate後，工程變更單的管理轉型為高效自動化流程，顯著提升處理準確性與整體效率。這一成功案例展示了營建業數位化轉型的實踐方向。未來，若將此應用擴展至「施工計畫調整」或「供應商評估與比較」，將進一步實現全流程的智能化管理，助力營建業者提升競爭力與項目交付效率。
先行智庫作為管理顧問的領導品牌，以其豐富的經驗和專業洞察為眾多企業提供了高效的顧問服務和策略支持。憑藉數據分析、智能自動化和生成式 AI 技術，先行智庫幫助客戶從流程診斷、效率提升到最終的解決方案落地，確保每一步變革都能符合企業需求並產生實質成效。
此外，先行智庫的顧問服務不僅提供靈活的工具和模板，還可針對客戶的特定需求定制解決方案，結合其數據驅動的決策模型和流程自動化工具，如 Power BI 和 Power Automate，進一步支援企業實現端到端的流程優化。這樣的全面支持，使先行智庫成為企業數位轉型的有力後盾，並確保變革過程的穩定性與高效性。
面對未來，選擇正確的流程改善策略並依賴專業顧問的支持，能讓企業在激烈的市場競爭中保持敏捷並持續成長。希望藉由先行智庫的專業顧問服務，企業能在流程再造和數位轉型的道路上行穩致遠，創造出持續的商業價值。