▲本篇文章將告訴你如何輕鬆讓年度業績報表自動化
一、引言
每周或每月要更新的 Excel 報表，都要手動調整格式、刪除空白、修正數據，既耗時又容易出錯。很多人想學 VBA 來自動化，但寫程式不僅門檻高，還容易因為小錯誤導致 Excel 當機，得不償失。
其實，Excel 內建的 Power Query 就能幫你搞定這些重複又繁瑣的步驟！只要設定一次，就能自動整理數據、計算業績達成率、合併報表，完全不需要手動處理（延伸閱讀：Excel 清理資料超簡單！善用Power Query，5分鐘整理完ERP資料）
這篇文章將透過 「年度業績達成率報表」的自動化設定情境，讓你未來只需把新資料丟入資料夾，報表就能立刻完成，讓 Excel 報表更智能，提升效率的同時，還能確保數據準確無誤！
二、Power Query 是什麼？讓Excel更高效的實用工具！
（Power Query 功能適用於Excel 2016版本以上，參考資料）
Power Query 是 Excel 內建的 ETL（Extract、Transform、Load）工具，專門用來處理、整理和轉換資料。它能幫助使用者自動化重複性的數據處理，包括匯入外部資料、清理格式、合併多個報表、篩選與轉換數據，讓Excel報表能即時更新，無需手動修改。
接下來，我們將透過 「年度業績達成率報表」 的實戰案例，示範如何利用 Power Query 提升數據處理效率、確保報表即時更新，讓 Excel 工作更高效、更專業。
三、業績達成率報表自動化實例
前置作業(1)：在自動化年度業績報表前，需先確保數據來源一致，以便 Power Query 正確讀取並整合。因此須建立專屬資料夾，將所有月份的 Excel 檔案存放於同一處。
前置作業(2)：將數據轉換為「格式化表格」（Excel 功能區 → 格式化為表格）。統一表格名稱（如 Y24M），確保所有檔案的表格名稱一致，便於 Power Query 識別。
步驟1：建立業績自動化報表
在 Excel 中，透過 Power Query 匯入整個資料夾內的 Excel 檔案，確保報表能隨時更新，無需手動合併數據。開啟 Excel，進入「資料」選單，選擇「取得資料」，接著點選「從檔案」>「從資料夾」，開啟 Power Query 匯入功能。選取存放所有業績數據的資料夾（如「2024銷售資料」），按下「開啟」。
步驟2：透過 Power Query 合併資料夾檔案
Power Query 讀取資料夾後，會列出所有 Excel 檔案的清單，確保所有月份數據皆正確顯示。點擊「合併」按鈕，選擇「合併與轉換資料」，Power Query 會自動將所有檔案的內容合併至一個總表，並進入編輯模式，以便後續清理與調整欄位格式。這一步驟確保不同月份的數據整合為統一的報表來源，避免手動合併的錯誤與時間成本。
步驟3：透過 Power Query 進行資料清理
在合併數據後，使用 Power Query 的分割與分組依據功能來整理資料，確保數據結構一致。移除不必要欄位，確保關鍵數據（如成交時間、銷貨金額）正確顯示，並透過「分組依據」功能統計每月銷貨金額，轉換為適合報表分析的格式。
步驟4：建立 VLOOKUP 公式進行資料統整
完成 Power Query 整理後，回到 Excel 並建立新分頁，透過 VLOOKUP 公式將整理後的數據導入報表。根據月份對應實際銷售數據（Actual）與目標值（Goal），計算達成率與差距（Gap），確保報表能直觀呈現業績表現。透過條件格式強調達成率的高低，使數據分析更加清晰。
四、結論
透過 Power Query，自動化 Excel 報表的流程變得簡單且高效。從整合各月份數據、清理與轉換格式、統計銷售表現，到最後運用 VLOOKUP 進行資料對應與分析，整個過程無需手動整理，每次新增數據時只需「重新整理」即可即時更新報表。
這種方法不僅能降低人為錯誤，還能確保數據的一致性與準確性，適用於銷售業績、財務報表、庫存管理等多種 Excel 報表需求。透過 Power Query，Excel 不再只是手動輸入與計算的工具，而是能夠動態更新、即時分析的高效數據平台，讓業務決策更加精準有力。
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