洞察觀點

Excel 清理資料超簡單!善用Power Query,5分鐘整理完ERP資料

Excel 清理資料超簡單!善用Power Query,5分鐘整理完ERP資料

當要處理大量的數據時,Excel是許多人的首選工具之一。然而在製作財務報表、客戶數據或是銷售報告時,最常遇到從ERP匯出的檔案常常要先經過整理才能進一步使用並分析,本篇文章將告訴你Excel中的一個資料清理利器「Power Query」,不需額外下載任何軟體寫任何程式碼,就能輕鬆讓你把60分鐘的清理資料時間縮短成5分鐘!

一、引言

回想一下,過去在整理資料時常會需要手動刪除空白行、分割行列,或格式化數據,當資料量太大時這些操作不僅繁瑣且容易出錯,而且每次數據更新時,都需要重複進行,大大降低了工作效率。

有鑑於這些常見的痛點,許多人開始尋找更有效的方式來改善數據清理過程。其中Power Query這項Excel內的工具就是能簡化數據處理,提高效率,並減少錯誤,從而克服傳統Excel的限制。接下來的部分將介紹Power Query的功能和如何利用它改善數據處理工作。

二、Power Query 介紹

(Power Query 功能適用於Excel 2016版本以上,參考資料

1、開啟Power Query介面

若要進入Power Query,可以點選Excel上方的選單列中「資料」,找到「取得資料」,選取要匯入的資料來源,這邊提供的選擇十分多,不僅能整理Excel的資料,包含CSV、Access甚至是Azure的資料都能匯入其中清理。

Excel 清理資料超簡單!善用Power Query,5分鐘整理完ERP資料 (1)

2、Power Query 介面介紹

匯入資料後,會開啟一個全新的介面,與原先的Excel 會有些許的不同,裡頭的功能,都是以資料清理為主,Power Query的介面如下:

A、Power Query功能列:這裡提供了多項的資料清理功能,能讓使用者不需寫任何公式即可快速清理資料

B、查詢總覧:匯入的多個資料表皆可在此處切換清理/合併

C、資料表預覽:可以提供該資料表的預覽畫面(但不可對單一儲存格進行編輯)

D、套用步驟:紀錄操作步驟,未來若有新檔案匯入,可自動執行清理步驟

Excel 清理資料超簡單!善用Power Query,5分鐘整理完ERP資料 (2)

3、Power Query 功能列介紹

接下來會介紹幾個在Power Query中長使用到的幾個功能:

  • 檢視資料品質:滑鼠游標移至各欄位的標頭下,可以顯示該欄資料資訊(是否有空值或不符合資料格式的內容)

Excel 清理資料超簡單!善用Power Query,5分鐘整理完ERP資料 (3)

  • 移除資料行:將不需要使用的欄位移除

Excel 清理資料超簡單!善用Power Query,5分鐘整理完ERP資料 (4)

  • 調整欄位格式:點選欄位標頭前面的Icon,可依據該欄位的格式做調整

Excel 清理資料超簡單!善用Power Query,5分鐘整理完ERP資料 (5)

  • 移除空值:選定欄位後,可將該欄有空值之資料一鍵刪除

Excel 清理資料超簡單!善用Power Query,5分鐘整理完ERP資料 (6)

  • 移除錯誤、重複資料:選定欄位後,可將該欄有格式不符/重複資料一鍵刪除

Excel 清理資料超簡單!善用Power Query,5分鐘整理完ERP資料 (7)

  • 分割資料行:若儲存格中,需要依據有逗點的位置做分割,可以選擇依分隔符號

Excel 清理資料超簡單!善用Power Query,5分鐘整理完ERP資料 (8)

  • 匯出資料至Excel

將資料清理完後,可以點選右上角的關閉並載入將此份檔案重新匯入至Excel當中

Excel 清理資料超簡單!善用Power Query,5分鐘整理完ERP資料 (9)

三、Power Query與傳統清理方式比較

功能 / 方法Excel傳統方式Power Query
匯入數據直接在工作表中操作,受限於 Excel 的檔案處理能力。支援多種數據源,包括檔案、資料庫等,導入方式更靈活。
數據清理過程手動操作,例如篩選、刪除行列、查找和替換,必要時需寫公式。透過簡易的點擊步驟進行清理,過程中無需撰寫複雜公式。
更新數據需要手動重新進行相同步驟更新數據。自動更新功能,只需刷新數據源,即可自動應用所有清理步驟。
大數據處理對於非常大的數據集,操作可能會非常慢或導致Excel當機。更適合處理大量數據,效率高且不容易閃退。
學習曲線大多數使用者已熟悉。需要學習新的工具和語言,但界面友好,易於學習。

四、總結

Power Query 是Excel中一個強大的數據處理工具,對於需要從多種數據源提取和轉換數據的讀者來說,它的易學易用性使得任何人都能快速上手。

依照今天文章的內容,下次需要清理資料時不仿嘗試使用 Power Query 來清理,進行數據合併、重整等操作,讓你省下時間早早下班!

先行智庫為台灣管理顧問公司,服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及領導管理,了解更多企業服務內容:https://kscthinktank.com.tw/custom-training/

【先行智庫系列講座】

【先行智庫線上課程系列】

Facebook
LinkedIn
聯絡我們表單
返回頂端
取得最新資訊

訂閱每週最新消息