當要處理大量的數據時,Excel是許多人的首選工具之一。然而在製作財務報表、客戶數據或是銷售報告時,最常遇到從ERP匯出的檔案常常要先經過整理才能進一步使用並分析,本篇文章將告訴你Excel中的一個資料清理利器「Power Query」,不需額外下載任何軟體寫任何程式碼,就能輕鬆讓你把60分鐘的清理資料時間縮短成5分鐘!
一、引言
回想一下,過去在整理資料時常會需要手動刪除空白行、分割行列,或格式化數據,當資料量太大時這些操作不僅繁瑣且容易出錯,而且每次數據更新時,都需要重複進行,大大降低了工作效率。
有鑑於這些常見的痛點,許多人開始尋找更有效的方式來改善數據清理過程。其中Power Query這項Excel內的工具就是能簡化數據處理,提高效率,並減少錯誤,從而克服傳統Excel的限制。接下來的部分將介紹Power Query的功能和如何利用它改善數據處理工作。
二、Power Query 介紹
(Power Query 功能適用於Excel 2016版本以上,參考資料)
1、開啟Power Query介面
若要進入Power Query,可以點選Excel上方的選單列中「資料」,找到「取得資料」,選取要匯入的資料來源,這邊提供的選擇十分多,不僅能整理Excel的資料,包含CSV、Access甚至是Azure的資料都能匯入其中清理。
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2、Power Query 介面介紹
匯入資料後,會開啟一個全新的介面,與原先的Excel 會有些許的不同,裡頭的功能,都是以資料清理為主,Power Query的介面如下:
A、Power Query功能列:這裡提供了多項的資料清理功能,能讓使用者不需寫任何公式即可快速清理資料
B、查詢總覧:匯入的多個資料表皆可在此處切換清理/合併
C、資料表預覽:可以提供該資料表的預覽畫面(但不可對單一儲存格進行編輯)
D、套用步驟:紀錄操作步驟,未來若有新檔案匯入,可自動執行清理步驟
3、Power Query 功能列介紹
接下來會介紹幾個在Power Query中長使用到的幾個功能:
- 檢視資料品質:滑鼠游標移至各欄位的標頭下,可以顯示該欄資料資訊(是否有空值或不符合資料格式的內容)
- 移除資料行:將不需要使用的欄位移除
- 調整欄位格式:點選欄位標頭前面的Icon,可依據該欄位的格式做調整
- 移除空值:選定欄位後,可將該欄有空值之資料一鍵刪除
- 移除錯誤、重複資料:選定欄位後,可將該欄有格式不符/重複資料一鍵刪除
- 分割資料行:若儲存格中,需要依據有逗點的位置做分割,可以選擇依分隔符號
- 匯出資料至Excel
將資料清理完後,可以點選右上角的關閉並載入將此份檔案重新匯入至Excel當中
三、Power Query與傳統清理方式比較
功能 / 方法 | Excel傳統方式 | Power Query |
---|---|---|
匯入數據 | 直接在工作表中操作,受限於 Excel 的檔案處理能力。 | 支援多種數據源,包括檔案、資料庫等,導入方式更靈活。 |
數據清理過程 | 手動操作,例如篩選、刪除行列、查找和替換,必要時需寫公式。 | 透過簡易的點擊步驟進行清理,過程中無需撰寫複雜公式。 |
更新數據 | 需要手動重新進行相同步驟更新數據。 | 自動更新功能,只需刷新數據源,即可自動應用所有清理步驟。 |
大數據處理 | 對於非常大的數據集,操作可能會非常慢或導致Excel當機。 | 更適合處理大量數據,效率高且不容易閃退。 |
學習曲線 | 大多數使用者已熟悉。 | 需要學習新的工具和語言,但界面友好,易於學習。 |
四、總結
Power Query 是Excel中一個強大的數據處理工具,對於需要從多種數據源提取和轉換數據的讀者來說,它的易學易用性使得任何人都能快速上手。
依照今天文章的內容,下次需要清理資料時不仿嘗試使用 Power Query 來清理,進行數據合併、重整等操作,讓你省下時間早早下班!
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