在你還在手動整理會議紀錄、苦思簡報開場、來回修改報告時，你的同業可能已經用 Copilot 完成了這些工作的一半。生成式 AI 正在重塑職場運作的節奏，而 Microsoft Copilot 作為最貼近辦公應用的 AI 工具，正在迅速改變知識工作者的工作方式。從自動撰寫郵件到解讀數據趨勢，Copilot 不再是「加快一點輸入速度」，而是幫你省下思考、歸納與表達的寶貴時間。

這篇文章將帶你從零認識 Copilot，掌握各模組應用場景與使用關鍵，並進一步解析企業該如何從小規模試點逐步推動全面導入。我們也將分享導入常見挑戰、效益評估與成功落地的實踐策略，最後介紹由先行智庫打造的完整培訓架構，助你真正把 Copilot 用好、用深、用出組織價值。

一、Copilot簡介

1.1 什麼是 Copilot

Microsoft Copilot 是一套將生成式AI整合於 Microsoft 365 生態系中的智慧助理系統。相較於傳統的外部AI工具，Copilot 最大的特點在於無縫嵌入使用者既有的工作環境，並具備即時理解語境、生成內容、處理資料與提升決策效率的能力。

1.2 AI工具比較與差異

在生成式AI快速發展的當下，市面上已有多款主流AI工具問世，包括 Microsoft Copilot、OpenAI 的 ChatGPT、Claude等等。

這些工具各自擁有不同的技術架構與應用焦點，無論在整合性、資安設計、或是功能取向上，皆有所差異。

	Microsoft Copilot	ChatGPT	Claude	Gemini
簡介	微軟推出的企業級生成式AI，深度整合於 Microsoft 365 工具中，主打提升日常辦公效率與企業流程智慧化	全球最知名的對話式AI，支援多種任務如寫作、摘要、程式生成與邏輯推理，開發彈性高	擅長文本推理的生成式AI，適合需要精準語意理解的應用場景	Google推出的多模態AI模型，整合搜尋、生產力工具與影片音訊等資料處理能力
整合環境	原生整合於 Microsoft 365 工具（Word、Excel、Outlook、Teams 等）	獨立平台使用，支援API與外掛，但需額外整合至工作流程	主要透過 Web App 與 API 提供服務，整合需自建	主要透過 Web App 與 API 提供服務，整合需自建
資料使用安全性	支援 Microsoft Entra ID、資料權限控管，輸入資料不作為訓練用途	免費帳號輸入內容可能作為模型訓練，企業版可停用學習	輸入資料預設不訓練模型，企業用戶資訊分離處理	免費版資料可能進行訓練，Google One AI Premium 有部分隔離
隱私與合規	符合 ISO/IEC 27001、GDPR、SOC 2 等國際標準，企業級合規性強	需企業版設定才能完全符合合規需求	特別強調模型「可控性與安全性」，符合法規要求	Google Cloud 相同資安框架，但 Gemini 模型透明度略低
適用使用者	適合使用 Microsoft 365 進行辦公、數據分析與企業協作的用戶	適合創意寫作、程式開發、知識問答與個人助理應用	適合處理長文本、合約分析、學術研究、程式開發與專業寫作	適合需要多模態處理（文字、圖片、影音）與 Google 生態系整合的使用者

1.3 Copilot版本差異

	Copilot Chat（個人版）	Copilot Chat（企業版）	Copilot for Microsoft 365
內建 Copilot Chat	✅ 是	✅ 是	✅ 是
Word / Excel/PPT Copilot	❌ 否	❌ 否	✅ 是
支援讀取文件與郵件提供個人化回復	❌否	❌ 否	✅ 是
授權說明	免費開放，僅供個人使用	隨 M365 E3/E5 提供，不含 Office Copilot 功能	適用 M365 E3/E5，但需額外加購 Copilot 授權
資安風險	❌ 高風險： 輸入內容可能用於模型訓練，不建議企業使用	✅ 企業級控管： 不會用輸入內容訓練模型，但不整合本地資料	✅ 企業級控管： 不會用輸入內容訓練模型，支援權限與資料落地
適用情境	想體驗基礎生成式 AI 功能的個人使用者或學生，不建議企業用途	需具資安控管的 AI 對話功能，但不需整合文件資料的企業	想全面導入 Copilot 至日常工作流程，重視資安與內部資料整合的企業用戶

二、6大Microsoft Copilot功能說明

2.1 Copilot Chat：你的多功能AI對話助手

Copilot Chat 是一款支援自然語言對話的生成式 AI（類似 ChatGPT），可協助撰寫內容、分析資料、優化句子並提供建議。它是 Microsoft 將 GPT-4 Turbo 技術導入企業應用的核心介面。

▲開啟Copilot登入畫面，會區分成企業版以及個人版本，在未登入狀態下會預設使用「個人版」

值得注意的是，Copilot Chat 根據使用者帳號類型，功能略有不同：

• Copilot Chat（個人版）：面向一般使用者，無法整合工作內容，輸入資料可能用於模型訓練。

• Copilot Chat（企業版）：支援安全使用、不讀取個人資料，適合企業使用但功能較基礎。

• Copilot for Microsoft 365：支援存取個人文件、郵件、行程等資訊，提供脈絡式回應，並具備企業級資安。

2.2 Word Copilot：報告、會議記錄、文件生成全自動

(僅有Copilot for Microsoft 365版本可使用)

支援自動撰寫、改寫與摘要文件內容。無論是起草報告、整理會議紀錄，或是將長篇資料濃縮成重點摘要，都能以自然語言快速完成，大幅降低文書處理時間。

2.3 Excel Copilot：數據分析、圖表生成、模型預測的得力助手

(僅有Copilot for Microsoft 365版本可使用)

使用者可透過簡單指令詢問數據趨勢、產出圖表，甚至建立預測模型。無需複雜公式，Copilot 能協助解釋數據背後的意義，適合商業分析、績效評估與財務預測場景。

2.4 PowerPoint Copilot：一鍵簡報產生與重組

(僅有Copilot for Microsoft 365版本可使用)

根據提供的文字草稿、自動生成簡報架構、版面設計與配圖建議。也可針對既有簡報提出優化建議，協助調整邏輯結構、語氣或視覺呈現。

2.5 Teams Copilot：即時會議摘要、對話紀錄分析

(僅有Copilot for Microsoft 365版本可使用)

能在會議進行中即時記錄重點、整理共識與待辦事項，會後自動生成會議摘要與行動建議，節省人工筆記與重聽錄音的時間。也可分析歷史對話內容，協助整理專案進度與決策紀錄，強化跨部門協作效率。

2.6 Outlook Copilot：信件摘要、回覆草擬、會議建議

(僅有Copilot for Microsoft 365版本可使用)

可快速整理郵件重點、針對長信生成摘要，並根據上下文自動草擬回覆內容。使用者還能要求調整語氣或縮短篇幅，同時也能依據郵件安排會議、生成回覆信件草稿，是高頻溝通場景下的重要助手。

三、Copilot能幫你做什麼 10大應用場景解析

3.1 回顧會議

適用職能：專案經理、行政助理、業務主管、會議主持人

使用AI前	使用AI後
會議中手忙腳亂記筆記，會後還要花時間回聽錄音、整理重點，錯過細節或遺漏行動項目時有發生。	Copilot 可自動擷取關鍵發言、行動項目與待辦事項，會後快速產出摘要與後續安排，並可一鍵生成會議摘要信件發送給與會者。

3.2 總結電子郵件

適用職能：業務人員、專案協調者、內部窗口、客服主管

使用AI前	使用AI後
面對上百封往來郵件，不但耗時，還容易漏看關鍵對話。要快速了解一個專案的討論歷程，幾乎不可能。	Copilot 能迅速摘要整串郵件對話，辨識主題、立場與關鍵資訊，協助使用者快速掌握焦點與目前狀態。

3.3 撰寫電子郵件草稿

適用職能：主管、業務代表、行政專員、人資與客服人員

使用AI前	使用AI後
每天處理大量信件，從問候語、結構、措辭都得反覆思考，還要考量收件人角色調整語氣。	Copilot 能根據上下文快速生成合適的郵件草稿，並可依需要調整語氣（專業／親切／簡潔），節省編寫時間，確保一致性。

3.4 總結一個文件

適用職能：法務、顧問、研究人員、經營管理者

使用AI前	使用AI後
閱讀長篇報告或計畫書常花上數十分鐘，還得手動萃取重點、整理段落。	Copilot 能快速掃描文件內容，自動擷取出關鍵段落與核心結論，產出摘要或條列式重點，幫助快速掌握要點。

3.5 數據趨勢分析與摘要

適用職能：財務分析師、行銷人員、業務主管、管理會計

使用AI前	使用AI後
需花時間寫公式、整理樞紐分析表才能看出趨勢，不熟 Excel 的人很難分析出數據背後的意義。	Copilot 能根據資料表自動產出趨勢分析、圖表與解讀說明，幫助使用者理解變化與預測後續走向。

(延伸閱讀：讓 ChatGPT 幫你寫 Excel 公式！3個應用範例提升工作效率 – 基礎篇)

3.6 給我一些新想法

適用職能：行銷企劃、公關、社群小編、品牌策略人員

使用AI前	使用AI後
寫社群貼文、命名活動、構思議程等任務容易卡住，需要靈感時無從著手，容易陷入時間黑洞。	Copilot 可根據主題快速提供多組創意方向、標題建議、引人注目的說法，讓內容發想有脈絡可依、靈感不中斷。

3.7 幫我寫初稿（草擬內容）

適用職能：報告撰寫人員、專案助理、人資、行政主管

使用AI前	使用AI後
從零開始撰寫報告或簡報稿時常感吃力，不知道如何開頭，花費時間長且難以掌握內容結構。	Copilot 可根據主題快速生成段落、架構與表達方式，幫助使用者起步並聚焦主軸，大幅提升撰寫效率。

3.8 簡報快速重組與優化

適用職能：簡報設計師、主管、教育訓練人員、內部講師

使用AI前	使用AI後
整理簡報內容需手動調整版面與架構，從 Word 複製文字貼入簡報又冗長又雜亂。	Copilot 能根據文件或輸入內容快速生成簡報草稿，並自動提出結構優化與設計建議，節省簡報整理與排版時間。

3.9 修改此內容（潤飾草稿）

適用職能：內容編輯、簡報製作者、行政人員、行銷寫手

使用AI前	使用AI後
草稿初步完成後，常卡在語氣不順、表達不清或格式不一致，手動修改既耗神又耗時。	Copilot 可針對現有內容進行重寫、調整語氣與邏輯結構，讓內容更精煉、專業且符合目標受眾語調。

3.10 翻譯訊息

適用職能：跨國業務、在地化專員、法務、國際採購與客戶支援人員

使用AI前	使用AI後
處理國際業務或多語系團隊時，需手動切換翻譯工具，還要判斷翻譯是否準確且語意通順。	Copilot 可直接翻譯指定段落或整份文件，並可針對語境進行調整，支援專業名詞與語氣判讀，提升溝通效率。

(延伸閱讀：使用職場數位工具常見的3大挑戰與解決方法，4大應用場景解析製造生產管理如何借助AI實現智能化升級？3大應用領域解析！)

四、如何用Copilot生成高品質結果

4.1 Prompt指令框架說明

使用 Copilot 最常見的挫折，是「AI 回答不準」、「產出結果過於表面」，而這往往不是 Copilot 的問題，而是指令不夠明確。我們在內部實作時，導入了一套結構化的 Prompt 設計框架，幫助使用者從零散需求轉化為具體、可執行的指令，讓 Copilot 輸出更精準、完整。

這個框架包含五個要素：

角色（Character）	讓 Copilot 扮演一個專業角色（如：資深行銷企劃、法務助理、數據分析師），提升語氣與內容對齊度
目標（Goal）	明確指出希望 Copilot 幫忙解決什麼問題，例如「重寫這段內文讓它更具說服力」或「產出一份會議後的行動摘要」。
上下文（Context）	提供必要的背景資訊，例如任務階段、溝通對象或專案限制，避免 AI 推論錯誤。
來源（Source）	指出參考資料的來源（如：某段文件、Excel表格或內部會議記錄），確保內容生成有依據。
期望（Expectations）	說明你希望輸出的具體樣貌，例如使用條列式、100字內、使用正式語氣等，讓生成結果更符合使用場景。

4.2 Prompt情境舉例：撰寫會議後的回覆郵件

假設你剛結束一場跨部門會議，需要發出一封郵件，簡要整理會議共識與後續待辦。若直接對 Copilot 說「幫我寫封回覆信」，它可能給你一段過於籠統的內容。但若依照我們的 Prompt 框架進行，就會更精準：

角色（Character）	你是專案經理，負責溝通並協調後續分工
目標（Goal）	撰寫一封專業、清楚的會議後回覆信
上下文（Context）	這是與供應鏈、採購、產品部門的整合會議，重點在確認時程與分工
來源（Source）	請參考 Teams 會議紀錄與我的筆記（系統可自動抓取）
期望（Expectations）	用條列式列出三項會議共識與兩項待辦，語氣正式但簡潔，控制在 150 字以內

📌 對 Copilot 的指令範例：

「你是專案經理，剛主持完一場產品供應會議。請根據這場 Teams 會議的紀錄，撰寫一封簡潔、專業的郵件，條列三個共識與兩項後續行動，控制在 150 字內。」

輸出的內容就會非常貼近實務需求，能直接作為初稿使用，進一步修改時間大幅縮短。

4.3 結構化Prompt框架指令優勢

當我們下指令時，若只說「幫我寫封郵件」或「總結這段內容」，AI 只能憑空猜測；但當我們清楚定義「你是誰、要做什麼、有哪些限制、預期產出長什麼樣子」，Copilot 就能更貼近實際工作需求，甚至提前補足使用者沒想到的細節。

這不只是讓 AI 更聰明，而是讓我們更懂得如何與 AI 有效溝通。

五、企業導入策略：怎麼從小規模試點到全面部署

5.1 導入 AI 的五個步驟

企業在導入 Copilot 等生成式 AI 工具時，若缺乏明確的步驟規劃，往往容易落入「工具有了、卻用不出效益」的困境。先行智庫建議，應依循五大步驟，系統性地推進 AI 實踐落地。(延伸閱讀：企業導入AI必看！5大步驟助你高效落地應用)

• 第一步是拆解需求，針對產業與部門職務，分析目前工作流程中可被優化或替代的痛點。
• 接著進入第二步，聚焦場景，從日常工作中挑出最可能快速見效、最容易落地的應用環節。
• 第三步是選擇工具，依據情境選定如 Word Copilot、Excel Copilot 或 Copilot Chat 等對應功能。
• 第四步進入試驗應用階段，透過小規模導入與持續觀察，依使用成效進行微調與優化。
• 最後，透過培訓與制度化推動，將 Copilot 真正內嵌至組織的日常工作流，養成穩定的 AI 使用習慣，實現長期效益。

這五個步驟不僅適用於 Copilot，也可套用於任何希望引進 AI 工具的組織轉型歷程。導入工具只是開始，如何讓它「被用好」、「被廣用」，才是長遠價值的關鍵。

5.2 企業導入經常遇到的問題

企業在導入 Copilot 或生成式 AI 工具時，常面臨以下三大挑戰：

• 認知落差：許多使用者將 Copilot 視為「自動輸入工具」，未理解其可支援資料分析、文件草擬、流程優化等深層應用。管理者期待提升效率，使用者卻缺乏實感，導致推動落差。
• 應用斷層：即使具備導入意願，若企業未建立適用場景與 Prompt 指引，多數人仍停留在淺層互動，產出內容不佳，容易認為「AI 不好用」。
• 資安與治理疑慮：IT 單位常憂心資料使用範圍、模型訓練風險及權限控管等議題，若無清楚規範，容易採保守態度，間接拖延推動節奏。

要讓 Copilot 真正落地，不能只仰賴技術部署，更需橫跨認知建立、使用引導與制度設計，從源頭降低組織內部的抗拒與誤解。

5.3 導入AI工具效益分析

能夠將AI運用在工作流程中的企業，不僅能提升日常作業效率，更能帶動整體決策品質與知識活用的進步。最直觀的效益，是時間的節省。例如，一份原本需花 2 小時撰寫的會議紀錄，在 Copilot 協助下可於 20 分鐘完成初稿；一場跨部門簡報，從內容重組到視覺優化，處理時間可減半。這類具體可衡量的改善，是推動內部持續使用的關鍵動力。

更深層的效益在於知識的釋放與再利用。透過 Copilot 對文件、信件、會議內容的摘要與重組，許多原本沉睡在資料夾裡的知識被轉化為可讀、可用、可決策的資訊。AI 不僅是效率工具，更是企業組織記憶的再組織者，能將零碎資訊轉化為集體洞察。

當 AI 開始真正嵌入日常流程，其價值將超越工具本身，轉化為組織的思考方式與行動速度。

5.4 先行智庫的 AI 導入服務

AI 工具導入的關鍵，不僅在於技術本身，更在於組織是否能建立一套可複製、可擴散的應用模式。先行智庫累積多年企業內訓經驗，設計出一套完整且系統化的 AI 導入培訓架構，協助企業從素養建立到應用落地，最終實現知識內化與自我複製。

我們的 AI 應用策略分為「賺錢的 AI」與「省錢的 AI」，讓企業不僅能提升營收，也能降低成本、提高效率。

• 賺錢的 AI 主要應用於市場拓展、精準行銷與客戶分析，幫助企業發掘新商機。例如，AI 預測市場趨勢，優化廣告投放，提高轉換率。
• 省錢的 AI 則專注於流程優化與成本控制，透過自動化提升效率。例如，AI 自動處理客服回應、數據報表生成，減少人力負擔。

	賺錢的 AI	省錢的AI
企業效益	增加營收、提高轉換率	降低成本、提升效率
具體應用	AI 預測市場需求、個性化推薦、智能廣告優化	AI 自動客服、智能報表、自動化數據處理

我們的課程規劃採三階段設計：「素養建立」幫助企業全員理解 AI 應用潛力，「指令應用與情境練習」根據職能規劃專屬 AI 工具工作坊，「落地實作與知識傳承」則培養 AI 種子講師，確保 AI 能力在組織內部持續發展。

同時，我們依據職能需求，設計「管 AI 的人、寫 AI 的人、導 AI 的人、用 AI 的人」四層次課程模組，確保高階主管、技術團隊、管理者與基層員工皆能找到最適合的 AI 學習路徑，全面提升企業競爭力

六、小結

「AI導入不是部署工具，而是重塑工作邏輯」

從 Copilot 的功能總覽、應用場景，到企業導入的五大步驟與實際挑戰，我們可以清楚看見：AI 的真正價值，不在於取代人力，而在於重新定義我們如何思考、協作與決策。導入生成式 AI 不只是技術升級，更是組織流程與職能認知的全面進化。

對企業而言，導入 AI 工具如 Copilot，最終目的並不是「多用一套軟體」，而是打造一種具備資料理解力、溝通邏輯與創造力的工作文化。這需要有系統的試點設計、清晰的培訓架構，以及從上而下的支持與共識建立。

先行智庫的培訓策略，正是針對這樣的變革設計，協助企業不只是啟動 AI，而是讓 AI 成為能被使用、被擴散、被傳承的數位能力。我們相信，當 AI 成為組織的一部分，人才的價值不會被取代，只會被釋放得更深、更廣。

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