你是否每天都在重複處理報表、轉寄信件、找主管簽核？一個流程三個人卡關、五封信才能搞定一份申請單——這些看似微不足道的瑣事，其實正是辦公室最吃時間的「隱性成本」。
別再讓人力浪費在這些重複工作上了！現在，透過AI + RPA技術結合，就能迅速打造專屬的「智能商務運用流程」，讓AI成為你的虛擬助理，每天自動跑任務、傳報告、提醒簽核，幫你把時間還給真正重要的事情，從雜務中解放生產力。
這篇文章將帶你了解，什麼是AI RPA、如何快速建立你專屬的智能商務流程，並透過常見工作情境，示範它如何真正落地應用在職場中，節省工時、提高效率不再是夢，而是現在就能實現的日常！
一、AI RPA 是什麼？如何開始打造你的智能商務流程？
你是否也有過這些經驗？
- 為了催主管看報表，在 LINE 群組重複提醒三次
- 上傳的檔案版本搞錯，主管看到舊資料後被當場問倒
- 每天寄出的信件其實內容90%都一樣，只是修改主旨和日期
這些重複工作，AI RPA 可以幫你一次搞定！
AI RPA 是結合「機器人流程自動化（RPA）」與「人工智慧（AI）」，讓電腦不只是照著人的指令執行，更能針對輸入的指令做出判斷，實現辦公室中真正的智能商務運用。
🔹 AI負責「理解內容」
例如：自動判斷Outlook信件主旨屬於「客訴」或「訂單詢問」、擷取報表中的關鍵數據、摘要文件重點。適用於處理大量文字、需要人工判讀的工作，一天可節省1~2小時閱讀與分類時間。
🔹 RPA負責「執行流程」
例如：自動上傳檔案、填寫Forms表單、轉寄信件內容、將資料寫入Excel或資料庫。取代每天重複點擊與複製貼上的動作，可減少人工操作錯誤與疏漏，達到100%的正確率。
過去你可能得花30分鐘處理一份資料、提醒主管簽核，再花10分鐘追蹤狀態更新。導入AI RPA後，只要「設定一次規則」，整個流程就會每天自動執行，不需人力催單、不怕漏傳報告、不必再為了複製貼上疲於奔命。
二、業務實務案例Demo：每週自動匯出報表並用Line通知主管
在智能商務運用的實務導入中，「定期產出報表 + 通知主管審閱」是最常見的自動化場景之一。許多企業仍依賴業務助理手動從系統匯出資料、整理報表，再傳送雲端連結給主管，這不僅耗時，也容易出錯或延誤。以下是一個實際應用流程，透過Power Automate結合Excel、OneDrive、LINE等工具，打造「每週一早上自動產出報表並通知主管」的智能工作流程：
- 自動抓取資料來源：系統每週一早上 8:55 從CRM資料庫匯出最新業績數據。
- 自動生成報表：Power Automate自動整理Excel報表內的數據，例如跨報表的複製、貼上、篩選，並刷新樞紐分析按鈕，確保資料已更新到最新進度，而後按當天日期自動命名並儲存到OneDrive指定資料夾。
- 取得雲端連結：模擬人工操作，開啟網頁版OneDrive，從子資料夾內找到指定的業績報告檔案，自動共享並複製檔案連結。
- LINE通知主管：Power Automate自動開啟並登入LINE，找到主管帳號後自動傳送訊息：「最新報表已上傳，請點此查看」，主管一鍵點開即可審閱。
- 提醒與代理設定：如果主管三天內尚未點擊查看，可再次提醒或通知代理人。
整體流程完全無需手動操作，僅需設計一次Power Automate的流程即可長期運作，從此不必反覆開啟視窗、確認檔案、催促簽核，一切交給自動化助理處理。對於忙碌的業務團隊來說，不僅可節省每週約 30 分鐘重複作業時間，也可大幅降低錯傳舊版本或忘記通知的風險，真正落實智能商務運用。
三、從業務到行政，AI RPA常見的五種應用場景
從企業實務來看，AI搭配RPA的智能商務運用，已不再侷限於IT或資訊單位，而是全面滲透到日常作業的各個角落。以下舉五個常見部門的應用情境：
1.業務部門
業務需定期彙整客戶提案進度、產品銷售趨勢或財報數據，而透過Power Automate，可設定每週一早上9點，自動從CRM系統撈取資料、匯出報表，並自動上傳至雲端或寄信給分區主管，流程中AI則可協助摘要關鍵指標或預測客戶購買機率。如此一來，至少可以節省人工整理報表與傳遞流程超過1小時。
2.客服部門
在製造與電商業中，每日需處理大量來自經銷商或消費者的詢問，包括庫存狀態、訂單進度、維修申請等。導入AI能快速判斷信件類型（如：產品詢價、出貨查詢、瑕疵退貨），再透過Power Automate自動轉發給對應窗口、自動回覆常見問題，客服人員得以聚焦高價值客訴處理，而使得每日人工處理信件量大幅下降70%，
3.行政與採購部門
通常行政與採購流程涉及的人工處理步驟繁雜且多，也會造成處理人員相當繁重的作業負擔，例如請購單、設備申請、原物料報價等。Power Automate可做到請購表單填寫、送簽、查詢報價紀錄自動化，而搭配AI則可以判斷是否符合內部規格或預算上限。
4.人資部門
Power Automate可協助人資自動寄送應徵邀請、面試安排與報到須知，AI 則篩選履歷、比對關鍵條件（如語言能力、證照、學經歷）。一間科技新創公司便利用此方式，大幅縮短招募流程週期，並改善履歷處理過載的問題。
5.財務部門
財務單位經常面對大量發票比對、對帳作業與報稅作業壓力。AI可讀取PDF發票內容、比對開立金額與系統記錄，Power Automate則將比對結果寫入系統並通知異常項目，如此一來，月底結帳效率能提升90%，錯誤率下降80%。
AI RPA 智能商務運用對應地圖（部門 × 產業 × 應用情境）
| 部門 | 適用產業 | 常見AI+RPA應用情境 |
| 業務 | 科技業、金融業 | 自動產出銷售報表、CRM客戶標記、定時寄送業績資料 |
| 客服 | 製造業、電商 | 信件分類與自動回覆、負評預警、跨部門工單轉派 |
| 行政／採購 | 製造業、科技業 | 自動請購填單、比價與合規審核、主管簽核提醒／代理轉派 |
| 人資 | 科技業、金融業 | 履歷篩選、自動寄發邀請信、報到流程（帳號、設備開通） |
| 財務 | 製造業、金融業 | 發票擷取與對帳、月結報表彙整、自動比對金額與提醒異常 |
| ESG | 製造業、集團總部 | ESG 資料彙整、自動比對各廠區排碳數據、生成每月環境報告 |
| 法務 | 科技業、金融業 | 合約文字摘要比對、合約期限提醒、稽核報表自動輸出 |
| 教育訓練 | 各產業 | 員工訓練進度追蹤、課程完成提醒、學習報表自動統整 |
| 稽核 | 金融業、上市櫃公司 | 定期檢查資料異常紀錄、違規交易追蹤、生成稽核報告送交上層主管 |
| IT | 所有產業 | 流程日誌記錄、系統錯誤即時告警、流程維運與版本控制自動化 |
四、小結：AI + RPA，讓你從忙碌中找回效率與專業
現今許多企業開始導入AI RPA智能商務運用，並不是為了「取代人」，而是為了讓人「做更重要的事」。你不必會寫程式，只要具備流程邏輯與正確工具，就能快速搭建專屬自動化系統。
別再讓高知識人力被困在反覆的動作裡了。從今天開始，用 AI + RPA 重構你的日常工作，讓每一次點擊都值得！
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