隨著數位轉型浪潮的推進，企業的運營流程變得越來越複雜，從採購、物流、製造到財務處理，每一個環節都可能因為無法及時掌握流程狀況而出現瓶頸。如何在數據驅動的時代中，迅速找出並優化這些流程，成為每位企業管理者的關注重點。而流程探勘 (Process Mining) 正是解決這些問題的關鍵技術之一。
本文將帶您在3分鐘內快速理解流程探勘是什麼，並從實際應用場景中探討未來企業如何應用這項技術來提升運營效率，尤其是針對財務部門的優化。
流程探勘是什麼？——以超市結帳為例
讓我們從一個日常生活的例子來開始理解流程探勘的概念：
超市排隊結帳的流程
當你去超市購物時，結帳時往往會遇到排隊的情況。有時候，排隊明明看起來很短，但你卻等了很久。這讓人不禁疑惑：問題出在哪裡？是因為某個結帳櫃台處理速度慢，還是因為結帳員遇到問題？
流程探勘 在這裡扮演著「超市監控系統」的角色，能夠幫助超市老闆分析每個結帳櫃台的數據。透過監控系統的數據分析，老闆能夠知道哪個櫃台速度較慢、哪個結帳員常常需要額外的幫助，以及哪個時段的客流量最大。這些數據幫助老闆做出更加科學的決策，例如安排更多人手在高峰時段，或是針對速度較慢的櫃台進行優化。
回到企業運作的現實情境，企業的每個部門、每個流程就像超市的結帳櫃台一樣，表面上看似正常運行，但實際上卻隱藏著許多低效、重複甚至瓶頸問題。流程探勘技術就是這個「監控系統」，能幫助企業分析並優化內部流程，進一步提升效率。
為什麼企業需要流程探勘？
想像一位企業主或財務長在查看公司財務報表時，突然發現某些數值異常。例如，某個季度的運營成本莫名其妙地上升，但具體原因卻無法從報表中立即看出來。為了深入了解這些異常，企業主可能需要調查相關部門的每一個環節，查詢付款記錄、採購流程，甚至需要跨部門協作，動用大量時間和資源來進行問題的追蹤與查證。
這正是許多企業面臨的挑戰：當流程出現異常時，問題的根源往往隱藏在多個部門或複雜的流程中，調查過程不僅耗費時間，還增加了調查成本。而流程探勘的出現，則為企業提供了一個數據驅動的解決方案，能夠自動分析流程中的每個步驟，迅速找出問題的根源，減少人工干預的需求，並幫助管理者做出更加科學的決策。
就像前面提到的超市排隊結帳例子，企業內部流程中也可能存在效率低下或瓶頸的問題，但這些問題並不是顯而易見的。透過流程探勘技術，企業可以像超市老闆一樣，監控每個流程的運行情況，快速找到影響效率的關鍵環節，避免耗費大量人力和資源進行人工調查。
流程探勘的應用場景——以財務分析為例
針對企業管理層，特別是財務部門或跨部門流程管理的需求，流程探勘在實際應用中具有許多明確的優勢。以下是一個財務分析的實際應用場景，來理解流程探勘如何解決過去無法有效解決的問題。
1. 財務異常分析：從數據中快速找出問題根源
傳統上，財務長在發現報表中某些異常數值後，通常需要經過多部門協作，並花費大量時間進行手動調查。例如，某筆應付帳款的付款時間異常延遲，導致企業現金流受到影響，但這筆付款到底是哪個環節出了問題呢？是供應商沒按時發票，還是內部的審批流程出現了延誤？
在這種情況下，流程探勘技術可以自動抓取財務系統中的歷史數據，從審批到支付的每個流程節點進行分析，幫助財務長迅速找到延遲的具體原因。不再需要費時跨部門調查，流程探勘可以用短短幾分鐘完成全流程分析，並提出具體改進建議。例如，通過分析可以發現延誤主要出現在供應商提交發票的環節，或是某個審批流程卡住了，導致整個流程放緩。
2. 跨部門協作：打破資訊孤島，提升流程效率
流程探勘特別適合處理跨部門協作流程中的問題。舉個簡單的例子，假設公司進行一次大型採購，從需求的提出、供應商的選擇、合同的簽訂到最後的支付，每個環節都涉及不同部門的協作。如果在某個階段出現延遲或異常，往往會導致整個採購流程的拖延。
傳統上，為了解決這樣的問題，企業主可能需要多次召開跨部門會議，逐步排查每個部門的工作情況，這個過程可能耗費幾天甚至幾週的時間。流程探勘技術則可以通過分析每個環節的數據，找出哪個部門或流程環節發生了瓶頸。例如，可能是法務部門的合同審批時間過長，或者是某個部門在提交需求時漏掉了必要的文件，導致整個流程的延遲。
流程探勘幫助企業跨越信息孤島，將各部門的工作流程數據化，讓企業主能夠全方位掌握流程的運作情況，並迅速做出優化決策。
3. 財務流程優化：提升現金流管理與成本控制
對於財務部門來說，流程探勘特別適合用來優化付款流程和現金流管理。例如，財務長可以利用流程探勘分析每筆付款的流程，找出那些經常出現延遲的付款交易，並針對性地進行優化。這不僅能縮短付款週期，提升現金流的運轉效率，還能避免供應商因付款延遲而對公司產生不滿情緒。
此外，通過分析財務流程中的數據，企業還能找出那些潛在的成本節約機會。例如，透過及時支付供應商貨款，企業可以獲得更好的折扣，從而減少總成本支出。流程探勘可以幫助財務部門精確評估每個流程的效率，並提出具體的優化策略，實現財務流程的全面升級。
結語
流程探勘不僅僅是發現問題的工具，更是企業在數位轉型過程中的重要助力。對於企業主或財務長來說，這項技術能夠大大縮短異常數據的調查時間，減少跨部門協作的障礙，並為企業帶來更具數據支撐的決策依據。隨著未來十年企業運營流程的日益複雜化，流程探勘將成為每個企業實現高效管理與提升競爭力的關鍵技術。
