洞察觀點

麥肯錫都在用的專案管理決策模型:4大分類一次釐清專案優先級!

麥肯錫都在用的專案管理決策模型:4大分類一次釐清專案優先級!

本文摘自天下雜誌《圖解麥肯錫結構化戰略思維》未經同意請勿轉載、摘編

透過「多維圖譜」,分清專案優先級

如何從單一維度到多維度進行飛躍,讓邏輯思維真正立體起來?大部分時間,我們都固守在單一維度的思考模式中,難以跳脫。隨便調出幾份常見的工作報告,留意一下報告中的圖表類型,不難發現這些報告大抵如此:圖表除了線圖就是圓形圖、柱狀圖,能有流程圖已經堪稱驚豔,更不用說那些連圖表都沒有,滿篇都是直接粘貼過來的 Excel 原始資料表格的業務報告。

這些簡單的線圖、圓形圖、柱狀圖和流程圖都是單一維度思考的圖譜呈現。它們雖然有一定的視覺展示效果,比如突顯趨勢和比例等,但是從邏輯思考的深度來說,這類圖表是相對初級的。思辨者要展示思考的廣度和深度,實現從單一維度到多維度的思考和溝通的轉變,以及學會製作多維圖譜。

什麼是多維度思考?多維圖譜又是什麼?

什麼是多維度思考?多維圖譜又是什麼?

以工作中常見的場景為例,新季度即將開始,公司要求你對部門下季度的所有專案進行三十分鐘的匯總彙報。由於專案類型比較雜,而且數目較多,上級要求彙報聚焦重點專案,同時對那些將要弱化或將不予繼續支持的項目,也要給出處理的判斷並附上簡短理由。

紀錄不等於會管理!你的專案管理有效嗎?

主流的做法是把所有的專案按照一定結構用 Excel 表格記錄。項目包括名稱、類型、起始日期、投入、潛在收入、重要級別、RACI(通稱銳西矩陣) 等內容,一般還會有密密麻麻的細項備註。彙報形式也有規範。會議開始,寒暄幾句之後,打開投影機一行行地過 Excel 細節。這種開場就關燈過 Excel 的會議多數都非常低效:會議時長從三十分鐘變成幾小時,單次會議也變成系列會議。

許多人深陷於細節之中,似乎每個項目都必須處理,卻無法將任何一個項目發揮至極致。由於缺乏判斷其重要性和優先順序的標準,會議顯得混亂而沒有章法,大多數討論最終淪為「有理就在聲高」的氣場和聲量的對決。

結構化戰略思維要求大家先對專案的優先順序做出判斷並達成一致,從根本上改變這種無序的狀況。究竟如何判斷專案的優先順序?這時候就需要運用多維度「切」的技巧!這是個典型的「切」名詞的練習。「切」專案的維度包括專案規模(收入/投入)、專案業務類型、項目戰略重要性、專案執行難度、週期、負責部門、頻率和有無外部參與等。在眾多維度裡,我們需要找到兩個跟專案優先順序最相關的維度或屬性,而其組合可以定義優先順序。

主戰場:戰略重要性高而執行難度低

主戰場:戰略重要性高而執行難度低

這些項目往往與公司現有戰略的核心一致,而且有多年累積的各種競爭優勢,比如研發、生產和銷售等,都可以直接應用,是公司的核心業務。在這裡提到的「執行難度較低」是相對於本公司的其他項目而言,而競爭對手可能有不同的評估標準。如果某項目被歸類在這個區域,那意味著它對公司至關重要,必須保證分配足夠的資源,以確保項目成功完成。

戰略拓展:戰略重要性高且執行難度高

這些項目常代表公司未來發展方向,進而要進行戰略布局。項目很可能與公司本身的核心能力有偏差而導致執行難度偏高。比如一家一直對消費者(to C)服務的公司,在轉戰公有雲服務市場(to B)時,內部要相應做很多調整。如果專案落在這個象限,意味著公司管理層要做個判斷:是否破釜沉舟布局甚至允許初期虧損;要衡量拓展專案與主戰場的關係,尤其是在資源有限的情況下,需平衡長期戰略和短期獲利。

雞肋:戰略重要性低且執行難度低

雞肋:戰略重要性低且執行難度低

這些項目雖然跟公司戰略布局完全不一致,但由於執行難度低,如果利潤空間還比較大,那麼也是值得重點討論的。比如,大型家電製造業的企業有機會做房地產開發項目。雞肋專案的構成比較複雜, 「食之無味,棄之可惜」 ,需要討論和權衡。對大型成熟企業來說,為獲得一次性的非主營業務的短期利潤而投入相當多的資源,很有可能會分散精力甚至影響主營業務的發展。

必須砍掉的專案 :X 戰略重要性低而執行難度高

工作中經常會碰到類似「吃力不討好」的專案,這些項目苟延殘喘的原因有很多,有時是歷史遺留問題,有時是公司戰略方向變化導致項目適用性降低;前景堪憂但往往由於前期投入大而難以被割捨;有有時甚至是需求端的改變導致項目的意義不復存在。總之,如果專案落在這個象限,原則上,沒開始的專案堅決不能開始,已經開始的專案要認真考慮如何止損。

這樣分析過後,多維圖譜分析的優勢相當明顯—兩個維度疊加充分顯示了思考的深度和專業性,已遠超那些只會單維度思考的職場人士。貌似簡單的一個圖譜,利用「戰略重要性」和「執行難度」兩個維度把所有專案「切」成四個基礎類型,並且為每個類型推導出相對容易理解、可實施的策略。當專案一旦被確認屬於某一類型,統一語境後相對應的戰略方向和原則便一目了然,因而節省了大量的溝通成本。

淨利的多少直接影響對專案優先順序的評估

淨利的多少直接影響對專案優先順序的評估

其實,這個多維圖譜還能進一步提升和精進。比如,對現金流壓力大的中小企業來說,如果項目可預見的淨利可觀,就算是跟戰略方向相反的「雞肋」專案也還是會優先考慮實施,在「現金流為王道」的資本寒冬大環境下尤其如此。

如何把潛在淨利加入圖譜?我們可以嘗試用圖形展示這個數值。在專案優先順序分析圖譜的增強版中,用大小不同的圓形來代表專案潛在淨利,而圓心位置則體現專案在戰略重要性和執行難度方面的估值。透過這種方法,便能在多維圖譜中增強ABCD四個項目的資訊和視覺效果。

討論的焦點自然會放在「雞肋」專案上

戰略拓展專案和主戰場專案基本不用太多爭論,是必須做的。必須砍掉的專案如果沒開始就要直接砍掉了,因為它戰略重要性低又難做且淨利少,公司沒有理由為此浪費時間和資源。雞肋專案之所以需要討論,是因為此項目雖然與戰略方向不一致,但潛在淨利巨大,團隊應該仔細梳理專案細節,並根據公司實際情況和所處階段進行深入討論後做出決策。

不難發現,如此進行的討論一改之前「有理就在聲高」的混亂局面,具有結構清晰、語境統一、數據說話等優勢,會顯著提升會議效率。多維圖譜分析作為結構化思維框架的一種視覺展現,其應用的場景極為廣泛。我們也可以嘗試用它來分析生活中常見的問題。

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