隨著科技的迅速發展，越來越多的企業開始採用機器人流程自動化（RPA）來提升效率並減少人力成本。HR部門在企業運營中扮演著至關重要的角色，負責從人才招募、員工管理到薪酬發放等多項核心業務。本文將深入探討HR部門導入RPA的應用情境。
HR部門導入RPA的3大應用情境
1. 招募管理
在招募管理方面，RPA可以大幅減少手動操作的時間和錯誤率。例如：
- 每日下載應徵者履歷：RPA可以自動從104等招聘網站下載當日所有應徵者的履歷，並填入公司內部的Excel表格中，節省大量人力。
- 整合考試結果：RPA能夠自動將考試結果整合到報告中，並發送給各部門主管進行評估，確保資訊的準確性和及時性。
讓我們透過以下圖表，來觀察在招募作業流程當中，是如何減少一半以上的耗時動作。在整個招募流程中，我們有許多動作要完成，例如下載履歷並歸檔、篩選履歷、轉寄面試官、安排會議時間等等。在這麼多的動作當中，我們可以挑出6個，是可以透過RPA自動化的。
2. 員工管理
在員工管理方面，RPA同樣能發揮重要作用：
- 新員工入職文件準備：每當有新員工入職時，RPA可以自動準備所需的文件，並寄送客製化的到職通知信，提升新員工的入職體驗。
- 安排入職培訓：RPA能通知相關部門，安排新員工的入職培訓，確保流程的順暢。
- 出勤記錄檢查：RPA可以選擇排程，在固定時間自動從系統導出全員的出勤記錄，檢查是否有遲到、早退或未打卡等異常情況，並生成報告。
- 異常情況通知：針對異常情況，RPA能自動在Teams發送通知給相關員工及其主管，確保問題能夠及時解決。
3. 薪酬管理
薪酬管理是HR部門的一項重要職責，RPA在這方面也能提供極大的幫助：
- 薪資數據導出：每月月底，RPA可以自動從薪資系統導出全員的薪資數據，包括本薪、加班費、獎金等，確保數據的準確性。
- 薪資表寄送：RPA能根據部門拆分報表，並自動寄送給各部門主管和員工，提升工作效率。
結論
RPA的導入不僅能提升HR部門的工作效率，還能減少人力成本，提升員工滿意度。隨著技術的不斷進步，RPA在HR領域的應用將會越來越廣泛，成為企業提升競爭力的重要工具。
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