洞察觀點

會議陷入僵局怎麼辦?用「奇蹟式提問」打破定見,引導出共識

會議陷入僵局怎麼辦?用「奇蹟式提問」打破定見,引導出共識

本文摘自天下雜誌《高效團隊都在用的奇蹟式提問:激發互動+建立心理安全感的最強提問公式,會議不沈默,討論不冷漠,每次協作都有成效》未經同意請勿轉載、摘編

雖然我主持過上千場會議,也與許多企業合作,成功導入「奇蹟式提問」幫助團隊打破團隊討論障礙,但直到現在,還是會遇到無法繼續溝通的討論。

有時候可能是有人提出了很尖銳的發言,也可能是討論的方向過度發散,有人沒有耐心聽完而憤怒離席;或是提問太過抽象,也遇過每一次會議都沒有前情提要,只能不斷重複討論同一個主題,計畫遲遲無法推進。

會議上的各種困境,我幾乎都經歷過。的確有些時候是我們無法掌握會議的方向,尤其當我們只是參與者時,就算積極的提問,主控權還是在主持會議的人手中。

善用「奇蹟式提問」的技巧,將自己當成求知者

不過,無論會議場面有多困難,討論有多膠著,我發現只要採取一種態度,就算不能扭轉局面,但至少可以改善停滯、減緩對立的強度,幫助討論重新回到正軌上。

這個態度就是把自己當成「求知者」,無論遇到任何狀況,或是對方提出多麼難以理解的反駁,我會提醒自己把自己視為求知者,好好地看待這個問題,再向對方請教。

很多人不喜歡在大眾面前展現自己的無知,會擔心被看不起,或是遭到更多的質疑,但其實根據我的經驗,會議上至少會有一半的人,都不會完全清楚所有的事。所以,任何問題都可以大膽地提出,只要善用「奇蹟式提問」的技巧,就能幫助你提出能引導團隊溝通的問題,而非引起戰爭的質疑。

會議陷入僵局怎麼辦?用「奇蹟式提問」打破定見,引導出共識

求共識卻變成爭論對錯?一技巧突破僵局

很多時候,團隊溝通無法對焦的原因,其實是因為大家對會議上你一言我一句的專業術語感到困惑,無法理解因此給予的回饋也會偏離主題。另一種狀況是,團隊中經常橫跨二十幾歲到五十幾歲的工作者,不同年齡層使用的語言可能不太相同,例如二十幾歲可能很習慣用簡語,但聽在五十幾歲的主管耳中,對他們來說就是外星語;而五十幾歲的主管可能會說出比較冷僻的詞彙,一樣聽在二十幾歲的同事耳中也是完全聽不懂。

這種時候,就很需要業餘的提問。

例:「對不起,請問你剛剛說的詞是什麼意思?」

例:「不好意思打斷你,我想問一個笨問題─○○是什麼意思?」

例:「抱歉我還是沒有聽懂,請問這個專案的目的是什麼呢?」

在會議上提出業餘的問題,的確可能會打亂會議的節奏,很有可能被別人視為白目,或暴露自己的無知……這也是大家放任未定義詞彙愈來愈多,最後討論失焦的主要原因。

我相信當你勇敢提問,一定會獲得大部分團隊成員的讚賞。我自己的經驗是,若你真的不太懂,那在場一定還會有幾個人跟你一樣無法理解,表示那個詞彙一定不是大眾會用的詞彙,那麼就有進一步說明或舉例的必要,這也是在幫助團隊溝通更順利的重要方法。

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以求知者之姿提問,引導成員主動分享更多

當然,如果你是管理階級,這樣問也可能被視為故意刁難,或抽考發言者,可能一不小心就讓會議氣氛落入冰點。如果是上述狀況的團隊,會建議大家提出業餘的提問時,態度可以退一步、盡可能選擇溫和的詞彙:

「抱歉打斷你報告,只是想確認一下……」

「你已經說明的很清楚了,但還是想確認某個地方……」

「不好意思,我想問一個笨問題……」

其實,尤其是新事業開發、新產品規劃、拓展新通路等,這些對團隊裡的所有成員來說,應該都是相對較沒有經驗、沒有前例可參考的協作任務。因此每個人都可能會有不懂的地方,新進同事會有,資深員工一樣會有。

這就是團隊協作的價值所在,我們分享我們的專業,為別人解惑;同樣也向有能力的人請益,彼此成長與學習,團隊的能力也會隨之提升。

所以,如果遇到討論不順、溝通失靈的狀態,請不要太緊張,或是為了捍衛立場積極抗爭,記得提醒自己像個求知者一樣,透過前面分享的幾個方法,以「奇蹟式提問」找出對方堅持的理由,幫助你們重新凝聚共識,順利推進討論。

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