背景摘要
教育訓練需求調查是HR部門的重要工作，但這個過程往往涉及多項繁瑣任務，包括設計問卷、確認回覆格式、撰寫郵件內容、追蹤回覆進度以及手動整理資料等。這些工作不僅重複性高，還容易因疏漏導致錯誤，進而影響整體效率。
以HR部門為例，過去每月的教育訓練需求調查通常需要：
- 手動設計調查問卷，根據不同部門進行客製化。
- 收集各主管的回覆並統一格式。
- 手動生成報告，耗費大量時間與精力。
如今，導入RPA（機器人流程自動化）工具如Power Automate後，這些繁瑣任務得以自動化處理，為HR節省大量時間，並提高準確性與工作效率。
Before：傳統的人工作業模式
- 設計問卷：手動準備調查問卷，針對不同部門進行調整。
- 確認回覆格式：人工檢查各部門提交的問卷回覆是否符合格式要求。
- 客製化郵件：為每位主管撰寫個性化的調查邀請並手動寄送。
- 寄出後定期追蹤：針對未回覆的主管個別進行人工追蹤與提醒。
- 手動整理回覆資料：將不同格式的回覆整合至一份統一的Excel檔案。
After：RPA機器人自動化處理繁瑣重複事務
- 自動寄送問卷：使用Power Automate設置自動化流程，按固定時間向主管群發問卷郵件。郵件模板包含清晰的填寫指引及問卷連結。
- 自動催繳：根據回覆進度，自動向未提交的主管發送提醒。
- 自動歸檔：所有回覆自動存入Excel，並按格式統一排列。
- 人工處理統計回覆：HR僅需檢視整理好的資料，專注於分析與報告撰寫。
使用效益
RPA技術的應用不僅簡化了教育訓練需求調查的流程，還帶來多項效益：
- 節省時間與人力：自動化處理讓HR免去繁瑣的問卷設計、催繳與資料彙整工作。
- 降低錯誤風險：機器人流程避免了人工操作中的疏漏或格式錯誤。
- 提高整體效率：問卷調查從設計到報告生成全程自動化運行，縮短完成時間。
- 專注策略性工作：HR將更多精力投入到員工發展策略與組織效能提升上。
HR部門利用Power Automate自動化教育訓練需求調查流程後，可以更快速精準地收集各部門需求，並根據分析結果制定針對性的培訓計畫，從而提高整體工作效能，助力企業發展。
在推動流程再造與數位轉型的過程中，專業的顧問支持可以顯著提升變革的成功機率。先行智庫作為科技管理顧問的領導品牌，以其豐富的經驗和專業洞察為眾多企業提供了高效的顧問服務和策略支持。憑藉數據分析、智能自動化和生成式 AI 技術，先行智庫幫助客戶從流程診斷、效率提升到最終的解決方案落地，確保每一步變革都能符合企業需求並產生實質成效。
此外，先行智庫的顧問服務不僅提供靈活的工具和模板，還可針對客戶的特定需求定制解決方案，結合其數據驅動的決策模型和流程自動化工具，如 Power BI 和 Power Automate，進一步支援企業實現端到端的流程優化。這樣的全面支持，使先行智庫成為企業數位轉型的有力後盾，並確保變革過程的穩定性與高效性。
面對未來，選擇正確的流程改善策略並依賴專業顧問的支持，能讓企業在激烈的市場競爭中保持敏捷並持續成長。希望藉由先行智庫的專業顧問服務，企業能在流程再造和數位轉型的道路上行穩致遠，創造出持續的商業價值。