本文由 知識煉金師魏美棻老師 撰寫，未經同意請勿轉載、摘編
今天一定要完成的事是什麼呢？這件事如果一不做，就會損失了時間的紅利或造成心理負擔的。當這樣問自己時，原本清空大腦所騰出來的清單中，某些行動就會特別明確地被突顯，譬如重要的聯繫、需要製作的文件或是需要書寫的文章。
待辦清單需要安排先後順序，更能有效運用時間
所有事情都重要，但是畢竟時間精力有限，如何運用有限的時間完成最大效率的事情？要切割清楚「希望/想要」跟「緊急/一定要」之間的分際，前者可以安排在其他有餘裕的時間，慢條斯理進行；後者則是一定要安排到行程當中，確實被執行。太多的想要被讓原本的下一步行動清單變得不清晰，真正需要被完成的事務被模糊焦點，久了就會覺得行動清單沒有效用，反而失去了原本的美意。
運用以下問題幫助自己判斷事情的輕重緩急：
- 這件事做了，會賺到時間紅利！譬如說寫文章，停留在部落格的文章會一直有機會被搜尋。
- 這件事做了，可以多出更多執行空間！譬如說釐清他人的想法，讓後續的執行跟製作不失焦。
- 這件事做了，可以消弭最大壓力！譬如說執行頻率最高的事務，重新優化並設定明確SOP。
- 這件事做了，可以抬升個人價值！譬如說跟自己能力與專業最相關的關鍵任務，可累積資歷。
當然不只這些，可以列出屬於自己的篩選機制，找出對自己現在的職場、人生中最重要的篩子，篩出關鍵任務並確實執行。如果是上班族，就要針對自己的職位跟職務進行工作內容的盤點，找出最大價值的行動任務；對於考生，則要去想在考試的內容中，如何更有效率的準備而不是讀完。
不要急著在一天內完成，以一周為單位做調配
不喜歡卻把時間排得滿滿的，得到的不會是效率而會是拖拖拉拉。用一週的時間進行規劃很重要，挑三件重要的向度去執行，就像是準備考試的科目一樣，不是想著要把所有的科目每天都讀完，而是將內容區分成八分熟、半熟跟三分熟，搭配三種強度去進行主要理解、強化複習、跟刷題，一來降低壓力，但卻能有效的進展。
若是工作上的事情，則是盤點工作任務中最關鍵以及高價值的任務，先定義任務的權重比，當有新行動或任務出現時，以後就能夠快速判斷哪些應該被優先處理，而哪些則該擺到後面一些。如果每天都在處理緊急、臨時任務，也容易讓自己的工作步調被拖著跑，任務就永遠做不完，重新歸類跟解構任務就是個必要關鍵任務，讓任務難度與強度縮小、讓重複工作集中、讓前導任務被提前準備好。
專注力的殺手：去除不必要的干擾跟聲音
分心很簡單，回神卻很不容易。執行時，進入專注狀態的時間就要短而精準，無法完全去除干擾，就要讓干擾產生時可以快速排除，且確保自己可以盡快回到狀態中。
需要快速專注，就要讓電腦的畫面單純，上面只放跟任務有關的訊息，頂多用分割畫面把參考資料跟需要的內容設為一左一右，其他的軟體則是用手機或平板才開啟，聲音都關掉，只留下15~25分內的倒數提醒，讓自己習慣處理事務要有段落分隔。
倒數的提醒一出現，就要習慣性地將現在完成的進度做標記，並附註狀態，這種標記不是標做到哪裡？而是要提醒下一段要怎麼開始？只單純記做到哪裡，等會是無法直接行動的，這也是我們在做紀錄時要注意的地方，永遠要替下一個開始做好準備。
做好重新進入的準備，減少時間的浪費
如果筆記不是一次完成的，就要有行動標記：
- 視線要停留的位置
- 可開始執行的第一個動作
- 需要被執行的步驟
- 需要被檢查的項目
讓腦袋不用回想，我剛剛到底做到哪裡？我還有什麼東西沒有做？我要怎麼進入？當這三問如果經常出現在自己的腦海中，代表自己在筆記整理的時候，對於行動標記的動作做得不完全，導致自己每次都要重新開機般地抓回注意力，時間跟精力就耗損了，以上提供給您參考，謝謝您的閱讀。
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