洞察觀點

合約到期管理:運用 Excel 和 Power Automate 實現自動化提醒,提升管理效率

Contract Expiry Management Automate Reminders with Excel and Power Automate to Enhance Management Efficiency

Excel 作為數據管理工具,廣泛應用於各行業的合約管理中。許多企業習慣將合約資訊儲存於 Excel 表格中,因其方便編輯、查詢和儲存大量資料。此篇文章以合約管理為例,探討如何利用 Excel 進行數據管理,雖然 Excel 具備方便編輯、查詢和儲存大量資料的優點,但在合約管理中,使用Excel維護合約管理常造成資料更新不及時、版本控制混亂、重複填寫等問題,這些痛點可能導致合約管理效率低下。事實上,合約管理不僅是法務、財務、採購人員的行政流程,更關係著企業營運效率。本篇文章將介紹如何結合 Excel 和 Power Automate,建立自動化流程,於合約到期前發送提醒通知,提升合約管理效率。

一、為什麼要用Power Automate做合約到期管理?

1. 自動化提醒:

自動化提醒功能確保合約即將到期時,系統能及時發出通知,避免人工管理中常見的遺漏問題。這不僅有效降低了合約過期可能引發的違約風險,也保障了企業能夠穩定地履行合約,進一步維護商業運作的穩定性與信譽。

2. 提升效率:

自動化流程取代了繁瑣且耗時的手動操作,使得合約管理變得更加輕鬆容易。藉由自動讀取資料和自動發送提醒,企業可以顯著節省時間和人力成本,幫助員工從重複性任務中解放出來,將更多精力投入到策略性決策和創新發展中,進而提升整體運營效率。

3. 提高準確性:

自動化流程大幅減少了人為錯誤的風險,確保每一個合約管理步驟都能精確執行。從資料讀取到通知發送,所有環節均由系統自動處理,增強了企業在管理上的可靠性與合約的執行效率。

二、自動化流程設計

1、設定 Excel 檔案:
在 Excel 中建立合約清單,包含部門、合約名稱、開始日期、到期日期、負責人信箱等關鍵資訊,這些資料將作為自動化流程的基礎。

Contract Expiry Management Automate Reminders with Excel and Power Automate to Enhance Management Efficiency (1)

2、建立 Power Automate 流程:
在建立 Power Automate 流程時,首先需要設定資料來源,使用 Power Automate 的「自動讀取訂閱管理 Excel」功能,從 Excel 檔案中讀取合約資料。接著,設定流程中的條件篩選,例如篩選出「合約到期日前」的即將到期合約。完成條件設定後,透過 Power Automate 的「Outlook 寄信」功能,自動發送提醒通知給合約負責人,確保他們能及時處理續約或其他相關事務。

Contract Expiry Management Automate Reminders with Excel and Power Automate to Enhance Management Efficiency (2)

3、合約到期寄信通知
最後,為了驗證流程的準確性,可以在「信箱」欄位中填入測試用信箱,進行預測試,檢查通知是否按計劃發出。

Contract Expiry Management Automate Reminders with Excel and Power Automate to Enhance Management Efficiency (3)

三、結論

將 Excel 和 Power Automate 結合應用,企業可以輕鬆實現合約到期提醒的自動化。這種結合適用於各種業務場景,如 HR 人資將員工合約到期日和續簽條件存入 Excel 進行管理,財務專員利用 Excel 來記錄客戶合約條款和付款條件,從而預測現金流,供應鏈分析師則使用 Excel 來管理供應商合約條款,評估履約狀況。然而,僅依賴 Excel 進行手動管理可能會增加錯誤風險,特別是在合約數量龐大或涉及多部門協作時,容易忽視重要的合約管理期限。例如,若因疏忽而錯過軟體續約,可能導致業務中斷或產生額外費用,對企業運營構成不必要的風險。在這種情況下,結合 Power Automate 的自動化流程不僅能顯著提高合約管理效率,還能有效降低操作風險,進而優化整體營運。因此,如果您的企業仍在手動管理合約,不妨嘗試這種自動化方式,您將會發現它所帶來的便利與效益。

Contract Expiry Management Automate Reminders with Excel and Power Automate to Enhance Management Efficiency (4)

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