“這篇文章將盤點四種企業最常見、最實用的AI應用情境，拆解它們到底怎麼幫你「省錢」與「賺錢」，從單純好用，走向真的有用”
一、前言
從行政庶務、行銷內容到數據分析，AI已經不再是科技業或新創公司的專利，而是企業每天工作現場都能接觸到的工具。尤其像ChatGPT這類生成式AI工具，不只能對話、寫文案，甚至還能幫你總結報告、分析資料、排定工作優先順序。
而「會用AI」和「用AI幫公司賺錢、省錢」，這中間還是有一道很深的鴻溝。我們在實務上常遇到的情況是這樣的：企業導入了AI工具，但最後變成「大家都在玩，卻沒人能說清楚省了多少時間、產出了哪些成效」。不是AI沒價值，而是沒導對場景、沒設對策略。(延伸閱讀：企業導入AI必看！5大步驟助你高效落地應用)
二、省錢的AI｜行政庶務自動化 & 內部知識管理系統
應用1：行政庶務自動化，從繁瑣中解放時間
在企業內部最常見也最被低估的，是每天那堆「雜事」：會議記錄、訪談紀要、郵件撰寫、表單填寫、資料彙整、流程追蹤……這些瑣碎但無法忽略的行政庶務，往往佔據了行政、助理、甚至中階主管超過30%~50%的工作時間。
這些工作看似簡單，卻有三大痛點：
- 重複度高：每週開固定會議、寫重複性報告，流程不變，耗時依舊。
- 價值密度低：這些工作雖必要，但對企業的直接產值貢獻有限。
- 出錯率難控：長期手動作業容易出現遺漏、錯字、資料版本混亂。
企業可透過以下方式導入AI行政庶務助手：
| 工作事項 | 工具組合 | 導入方式 |
| 會議記錄整理 | ChatGPT + Teams Copilot | 錄音檔轉文字＋AI摘要會議重點，自動格式化輸出 |
| Email草稿快速生成 | ChatGPT + Outlook Copilot | 設定常見回覆Prompt，快速產出Email草稿 |
| 表單資料彙整 | ChatGPT + Power Automate | 表單回覆自動匯入、分類、整理 |
這類應用門檻不高，只需適當設計Prompt指令、建置簡單的自動化流程（如用Power Automate），便能讓AI每天幫你處理掉這些繁雜卻不得不做的例行任務。(延伸閱讀：Power Automate是什麼？使用場景、學習資源，全都收錄在這裡！)
進一步地，如果企業內部已採用 Microsoft 365 生態系統 ，就可以結合M365 Copilot，無縫把AI力道融入日常工作流程中。(延伸閱讀：Copilot是什麼？免費付費版本差異？)
以平均時薪200元計算，一人年節省成本高達10萬元，若規模擴展至10人團隊、一年就是百萬等級的節省潛力。
應用2：SOP與知識管理AI助手，讓新手變專家、老手再進化
每家公司都有一套「潛規則」——不是沒有SOP，而是SOP寫在某個夾層、某位資深同仁的腦袋裡，導致新進人員永遠在問、資深人員一直在教。這種知識傳承的落差，不只拉長新人上手時間，也讓企業無法真正建立可複製、可持續的作業流程。
尤其在製造、服務、連鎖、醫療等強調標準作業程序的產業，如何讓內部SOP、FAQ、經驗文件成為「人人可問、AI能答」的智慧資產庫，是企業節省訓練成本、降低知識斷層的關鍵。
SOP與知識管理的三大實務問題點：
- 文件很多、但找不到：SOP、FAQ、教戰手冊散落在各種文件夾與人腦中，資訊查找效率低。
- 知識沒有版本管理與追蹤：更新後的作業流程無法即時同步給全體員工，導致錯誤沿用、執行分歧。
- 新人學習曲線長、老鳥疲於指導：口頭傳承成本高、易有落差，知識交接常因人離職而斷鏈。
企業可利用AI工具將SOP、作業流程與FAQ文件結構化，透過自然語言提問即可快速取得解答。以下是典型應用對照表：
| 工作事項 | 工具組合 | 導入方式 |
| 新人常見問題即時問答 | ChatGPT + NoteBookLM | 匯入SOP、內部FAQ，建立AI知識庫，自然語言提問即可獲得解答 |
| 作業流程智慧搜尋與版本追蹤 | SharePoint + Microsoft Copilot | 將SOP集中上架，配合Copilot與智慧搜尋強化內部流程可追溯性與即時查詢能力 |
| 文件更新通知與版本提醒 | Power Automate + Teams / Outlook | 當SOP更新時，自動發送通知至部門群組與新進人員，避免執行錯誤流程 |
這些系統可以先從小規模試行，如先為單一部門或單一作業類別建置「AI問答助理」，之後再擴展到整個企業知識系統，進行統一的知識管理與搜尋標準化。(延伸閱讀：AI新時代：用NotebookLM做知識庫管理)
以人力時薪400元估算，一年下來光是提升知識管理效率，就可為企業節省超過百萬元的人力成本與時間浪費，還不含錯誤作業所造成的重工風險。
三、賺錢的AI｜內容行銷變現 & 加速業務銷售提案
應用3：行銷內容生成與SEO優化，讓文案變現、點擊成金
在數位行銷領域，「寫得快」和「寫得好」從來都不容易並存。行銷團隊面臨的最大挑戰，不是寫不出內容，而是寫不出轉換率高的內容，而且還要天天更新、每週交稿、每月追數據。從EDM、社群貼文、活動頁面到SEO文章，每一篇文案都要有策略、有流量、有成交，實屬不易。
這時候，ChatGPT與生成式AI就是行銷人的增幅工具。它不是取代創意，而是幫你把創意「快寫出來」、「寫得更聚焦」、「寫完能立刻投放測試」。
行銷內容創作的四大瓶頸：
- 產能壓力大、文案產出速度不夠快：每週社群5則、月報3篇、活動頁1套，文案人力吃緊。
- SEO與轉換導向常出現「互斥」問題：想要好排版、強敘事，但又要符合關鍵字密度與搜尋邏輯，兩難。
- A/B測試門檻高，數據分析與調整困難：就算做了兩種文案，也常無後續追蹤與優化循環。
- 外包成本高、品牌語調難掌控：過度仰賴外部寫手，品牌調性難以一致，且需額外修訂時間與預算。
企業可依照不同目的建構AI內容生成流程，以下為常見應用：
| 工作事項 | 工具組合 | 導入方式 |
| SEO文章撰寫與關鍵字布局 | ChatGPT + SurferSEO | 先用工具選定關鍵字，再輸入Prompt讓AI生成結構化草稿，快速進稿 |
| EDM與活動頁內容草擬 | ChatGPT + Canva | 輸入促銷主題與客群，AI產出主題句、CTA建議與文案草稿 |
| A/B測試文案生成與效果追蹤 | ChatGPT + GA4 +Power BI | AI產出2~3種不同語氣版本，搭配GA設定追蹤參數，視覺化查看表現差異 |
這些工具能讓一人行銷團隊瞬間變成「多版本內容生產線」，不只加快產出，更能拉高互動率與點擊率。
若月營收與轉換成效提升2%~5%，在高毛利商品或會員型服務中，AI行銷的「邊際產能」效益將遠高於文案費的節省本身。(延伸閱讀：6大熱門AI行銷工具你開始使用了嗎？)
應用4：業務銷售提案加速器，提案更快、成交更高
多數業務不是沒能力提案，而是沒時間提案。每天追客戶、跑拜訪、寫報告、開會更新進度，真正能靜下心整理思路、量身打造簡報的時間微乎其微。
這正是生成式AI最能發揮效益的場景之一。ChatGPT結合CRM、簡報工具與Word/Excel等M365工具的應用，能大幅加速提案製作流程，提升內容質量與成交勝率。
業務提案流程常見三大痛點：
- 內容重複製作、產出效率低：相似產品介紹、方案條款、執行時程，每次都重寫耗時。
- 提案敘述缺乏客製化與洞察力：無法根據客戶產業、痛點、語言風格微調說服策略，影響信任度。
- 與內部溝通脫節、資訊流不一致：業務、技術與行銷部門對提案內容理解各異，版本混亂且難統整。
以下是業務提案過程中各節點可導入AI的應用對照表：
| 工作事項 | 工具組合 | 導入方式 |
| 客戶需求紀錄與分析 | ChatGPT + CRM + Teams Copilot | 根據輸入的訪談紀錄自動摘要需求點、生成提案架構草案 |
| 投影片提案草稿 | ChatGPT + PPT Copilot | 輸入提案重點，AI自動編排簡報草稿（含說明邏輯、標題建議與圖表構想） |
| 客製化銷售話術 | ChatGPT | 根據客戶職位與風格調整說明角度，生成業務講稿與應對話術 |
這些應用讓原本「要三天搞完一份提案」的流程壓縮到半天內完成初稿＋修改版本，而且更具邏輯性與說服力。
若月平均提案數為10件、成交率提升10%，對單筆業務金額為50萬的B2B公司來說，每月潛在營收淨增加額超過50萬以上，AI不只是工具，更是營收加速器。
四、AI應用策略總結：從工具選擇到落地實作
看完以上四個AI應用情境，你可能會問：「我們公司該從哪裡開始？需要哪些工具？怎麼確保導入真的有效？」
但AI不是安裝完就會賺錢的工具，而是一場需要策略的轉型專案。導入對的工具與方法，企業的確能快速看到成效；但如果一開始方向錯了，不只浪費預算，還會讓團隊對AI失去信心。
以下三個策略建議，提供你做為導入思考起點：
1、聚焦在「痛點明確」的部門或流程
與其全公司推廣，不如先鎖定「常有重工、效率低、標準化高」的任務，例如行政、文件、知識管理。這類任務投入少、回收快、學習曲線低，最適合作為AI導入的敲門磚。
2、選用與現有工作流程相容的工具生態
若企業本來就在使用 Microsoft 365，就可選擇 M365 Copilot，並整合ChatGPT的插件與API。降低團隊內的學習成本，就是提升AI應用廣度的關鍵。
3、導入初期選擇「封閉式應用場景」
先從內部使用的場景如會議摘要、提案撰寫、知識搜尋開始，避免一開始就導入對外的客服或創意內容，降低風險、減少對品牌造成誤傷的機會。
(延伸閱讀：企業導入AI必看！5大步驟助你高效落地應用)
五、結語
AI不會自己幫你省錢、也不會自己讓你賺錢。真正能帶來效益的，是你能否找對場景、設對流程、選對工具、讓人願意用。
從今天文章談到的四個應用情境中，我們看到的不是華而不實的科技想像，而是真正存在於你每天工作的痛點與機會。AI的效益關鍵從來不是技術，而是「使用者理解自己需要什麼、企業理解怎麼協助團隊落地」。
如果你正處於「知道AI很重要，但不知道怎麼開始」的階段，其實你不是孤單的。很多企業和你一樣，有流程、有工具、有意願，卻在導入上卡關。先行智庫，具備一整套從AI素養養成、流程盤點、痛點識別，到實際導入與陪跑輔導的服務，讓企業不是「被迫上AI列車」，而是走在自己能掌握的AI節奏上，逐步開展成果。
“我們相信，比起一個華麗的AI demo，更重要的是那個真正改變你團隊效率的第一個Prompt”
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