背景摘要
履歷與面試資料管理是HR部門在招聘流程中的核心工作，但傳統的作業模式往往涉及大量繁瑣的手動操作，包括履歷篩選、面試安排、評估表彙整及錄用文件檢查等。這些重複性任務不僅耗費時間與精力，還容易因人工疏漏導致錯誤，影響整體效率與招聘體驗。
以HR部門的傳統作業為例，過去在面試招聘流程中通常需要：
- 手動履歷篩選：逐一檢查應徵者履歷是否符合條件，並手動分類。
- 反覆溝通面試安排：多次與候選人及面試官進行郵件往返以確認時間。
- 整理面試評估表：人工比對和整合面試官提交的評估資料，整理成統一格式的報表。
- 逐一核對錄用文件：檢查候選人提交的入職資料是否完整，並手動追蹤缺漏進度。
如今，導入RPA（機器人流程自動化）工具如Power Automate後，這些繁瑣任務得以全面自動化處理，例如自動分類履歷、排程面試通知、整合評估數據及檢查錄用文件進度等，提高了資料的準確性與招聘流程的透明度。
Before：傳統的人工作業模式
- 履歷整理與篩選：人工收集應徵者履歷，逐一開啟並檢查是否符合基本條件，手動分類至不同文件夾。
- 面試時間安排：與候選人和面試官之間多次郵件往返，確認適合的面試時間並記錄於紙本或手動Excel表格。
- 面試評估表彙整：面試官以紙本或手動Excel回傳評估表，HR需人工比對資料完整性並整理成統一格式。
- 人工確認錄用文件：逐一檢查候選人提交的入職文件（如身分證、學歷證明），手動記錄缺漏項目並以郵件提醒補交。
After：招募自動化資料蒐集
- 自動履歷蒐集與篩選：Power Automate自動將應徵者投遞的履歷歸檔至指定OneDrive資料夾，並按職位需求自動篩選關鍵字，標記合適的候選人。
- 自動面試時間安排： Power Automate自動向候選人和面試官發送面試邀請，整合回覆時間並自動更新至共享Excel或面試排程系統。
- 面試評估表自動整合：當面試官提交評估表後，系統會自動將其存入指定的資料夾，並透過Power Automate將評估表中的關鍵數據（如評分、建議、意見）匯總整理
- 錄用文件自動檢查與提醒：Power Automate自動檢測候選人上傳的入職文件是否完整，並向缺漏者發送補交提醒，同步更新進度至資料管理系統。
導入效益
Power Automate技術的應用不僅優化了履歷與面試資料蒐集的流程，還帶來了以下效益：
- 縮短履歷處理時間：自動化整合求職管道資料，快速完成分類與共享連結生成，讓HR能更專注於後續篩選工作。
- 提升面試通知效率：Power Automate自動匹配雙方時程並發送完整通知，確保面試時間安排無誤，減少重複溝通與手動錯誤的風險。
- 確保評估資料精準：自動化評估表整合與數據分析，減少人工輸入錯誤，快速生成報告並提供決策參考。
- 提升文件處理完整性：自動檢查錄用文件的完整性，主動通知補件並同步更新人事系統資料，減少文件追蹤與整理的時間成本。
- 聚焦核心人才規劃：HR能將更多資源投入到吸引優秀人才、優化面試體驗以及制定招聘策略等高價值任務上。
HR部門透過Power Automate實現履歷與面試資料蒐集流程的自動化，不僅提升了招聘效率與數據管理的精準度，還能更好地支持企業在激烈的人才市場中保持競爭力，實現長期發展目標。
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