臺灣中小企業有154萬家以上，就業人數達931萬人，這幾年因為疫情與險峻的經濟與國際情勢，直接改變消費者行為與工作型態，也間接改變產業商業模式，讓全球企業不得不加速數位轉型的腳步，也逼迫中小企業必須重新改變過去習慣的營運管理方法。
全球供應鏈從長鏈變短鏈，低人力成本不再是優勢，採購、生產、製造、銷售開始從全球化轉為區域化，仰賴進出口貿易的中小企業接單與備料壓力增加，加上產品生命週期變得更短，客製化品項變多，也增加銷售預測與庫存管理難度。 但是中小企業相較於大型上市公司與國際企業，規模小而資源也較缺乏，要如何透過數位轉型快速應變，降低大環境改變的衝擊。
筆者過去因為長期擔任新創與中小企業商業轉型的顧問，發現這類型的企業常常因為本身資金與預算有限，加上很難馬上看到投資成效，所以在數位轉型上很容易裹足不前，好不容易走出了第一步，卻因為希望快速看到結果，結果一次發動太多項改變，或者因為在幾個月內看不到成果，就把轉型的計畫暫停或喊卡，這反而在未來錯失更多的機會，業務轉型往往需要關注很多執行細節，在調整轉型的過程中都需要時間，不是一夜之間就可以完成。（延伸閱讀：數位轉型失敗的6個關鍵）
執行數位轉型的好處是什麼？
為了說服這些主管願意投入更多的時間與資源，我們常常需要準備很多佐證資料與個案研究說明執行數位轉型的好處。在「臺北市後疫情時代產業數位轉型政策白皮書2.0」中提到，過去臺灣因為防疫有成，與各國相比顯得格外安全，但站在歷史的轉折點，被掩蓋在疫情之後的危機是：忽視掌握眼前亟需的數位轉型。
許多提前佈局的企業因為數位化程度較成熟，在疫情下營收仍逆勢成長。雖然不能到海外參展，卻能透過線上不同的數位銷售、行銷與客服管道持續開拓新的市場，提高市占率與顧客忠誠度。在營運面，也因為數位能力提升工作效率降低人力成本。有些企業則因為導入數據分析與預測相關的新興科技，讓企業內部管理資料的流動與交換變得更透明化，不但讓跨部門溝通的效率變得更高，管理決策的效率與品質也變得更好。
可以如何制定數位轉型計畫，並避免掉可能的問題與挑戰？
雖然啟動數位轉型能幫企業帶來不少好處，但是許多企業對數位轉型的理解其實非常模糊，或者誤解數位轉型的意義，以為只是導入一些數位工具或CRM管理系統就是完成數位轉型，所以要讓轉型成功還需要把以下四個常見問題都考慮進去。
1. 缺乏正確的心態與文化
沒有正確的轉型思維，通常是轉型計劃執行失敗最大原因。台灣中小企業很多時候都是老闆說了算，如果企業主的思維方式不改變，或者針對改變計畫不願意授權，轉型過程中很容易卡關。人天生不願改變，組織慣性會影響改變意願。要做到真正轉型，領導團隊需要展現具體行為並確保有充足預算支持組織轉型，一線員工才會相信公司是玩真的，HR與單位主管必須一起合作擔任變革引擎推手，像傳教士一樣不斷的宣傳，教育與說服。
2. 沒有合適的管理與專業人才
台灣中小企業人力開始呈高齡化，觀察 2020 年中小企業就業者年齡結構，前3大就業族群分別是35~39歲、40~44 歲與 45~49 歲，占比分別為 13.56%、13.54%與 12.24%，另外，55歲以上中、高齡業就業占比正逐年提高，很多年輕世代都是網路原生世代，他們對數位轉型的生活並不陌生，但是這些年輕人加入這些中小企業往往因為年齡與溝通的代溝，造成離職率很高，人資如何讓這群年輕世代融入企業文化是一個很大的挑戰。此外，企業舊有人才對新的業務領域並不熟悉，也沒有尋求外部專家的建議或招募新的管理人才來協助，在缺乏經驗的狀況下，花了太多時間在摸索。
其實這些外部的變革推動者可以幫助組織建立成功所需的正確焦點、業務流程與培訓計畫。
3. 缺乏明確的管理目標
另外很多中小企業在談轉型很容易流於口號，如果公司只是為了轉型而轉型，沒有設定任何明確目標，是很容易失敗。組織需要了解未來要關注的重點目標是什麼? 當建立好策略軸線與關鍵目標選擇，才有辦法針對每個關鍵選擇，規劃需要的戰術計劃與執行活動，因為這些攸關資源投入的優先順序。沒有定義明確的目標，沒有做好目標上下校準與左右對齊，意味組織每一個人最終都走向不同的方向，無法聚焦。 人資夥伴如何協助管理團隊建立更有效的績效考核與目標管理辦法也格外重要。
4. 沒有考慮適合的技術
執行轉型專案，如果只考慮技術，很容易導致失敗。中小企業員工普遍會遇到數位能力不足情況，MIS編制人員也不多，沒有足夠人手自行開發適合本身的IT解決方案，國外套裝解決方案又很貴，對中小企業的售後與技術資源也比較少， 導了系統卻沒考慮到非資訊技術人員，往往需要花很多時間學習才有辦法熟悉整套系統，甚至整個管理流程都必須重新改驗，結果花了大錢導入卻很少人使用它，最後數位轉型變成都是IT部門的事情。
以上談到的現象，都是因為企業掉入到技術工具的迷思，以為選擇最新最好的技術就是數位轉型成功的關鍵，卻忽略了人與流程的配套管理一樣重要。先行智庫因為本身也是中小企業，我們公司的策略就是與新創合作或者採用雲端訂閱的解決方案，藉此降低軟體導入與營運的成本。雖然公司本身沒有資管系畢業的同仁，但還是能利用這些自動化解決方案快速解決各部門管理上的問題，讓我們可以把更多的時間花在流程改善。
數位轉型的執行步驟/方向
HR在為中小企業推動數位轉型，必經的4個階段
第一階段，中小企業主與人資主管可以開始思考，如何讓HR往更高層次的人才策略去發展; 不是掉入每天例行的人事行政工作、工時排班與勞動檢查。人資夥伴可以透過與外部數位轉型顧問合作，導入企業轉型需要的溝通與管理工具，再結合數位轉型專題演講建立組織危機意識，幫助公司同仁了解自己優勢、劣勢、機會與未來轉型相關威脅，提早做出準備。讓團隊一起討論與制定未來的方向，降低對改變產生的不安感。
第二階段，除了HR部門、建議讓單位主管有人事主管職能，共同發展團隊，畢竟中小企業人資單位編制都很精簡或者人資主管身兼財會主管，人資團隊可以協助主管建立管理目標，並與資訊部門或管理顧問公司合作，建立即時數據管理儀表板追蹤數位轉型目標成果，確保組織溝通透明度並提高員工對公司目標理解與期望，有效聚焦優先目標。
第三階段，開始為團隊設計一系列的轉型計劃與人才訓練與發展計畫，透過課程與專案協助主管與員工學習新的數位技能，確保團隊具備轉型所需能力。在轉型過程中也要隨時注意員工負面情緒與工作體驗，避免改變引起太多的人才流失。
最後階段，檢視每年執行成果，針對成效較差的管理環節，透過目標與績效管理制度調整逐步改善。並開始針對未來優秀關鍵數位人才，設計差異化的薪酬制度，吸引更多新人才並留住技能已提升的員工。 數位轉型是一個解凍與凍結的過程，中小企業主必須扮演轉型的火車頭，而人資夥伴如何在這個轉型過程中保持員工與領導者的參與度，同時讓他們有心理安全感，願意配合嘗試與學習新方法，將會讓未來數位轉型計畫的推動更順暢。
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