本文由 知識煉金師魏美棻老師 撰寫，未經同意請勿轉載、摘編

資訊正在塞爆你的大腦

日常因為一睜眼就在不斷接收訊息，不管是信件、社群媒體、網站文章的內容等，腦海中會塞滿很多一直在干擾思緒的小想法，可能是靈機一動的好點子、突然想到的待辦事項、臨時發生的緊急狀況、眼睛掃過覺得想要購買或是多了解的課程或物品……，有時候訊息一閃而過，但懸而未決，就一直掛在腦海中不時地就會跳出來刷存在感，你會有這樣的狀況嗎？

掛機的資訊正在佔據你的注意力

這種狀況不處理，看似沒啥影響，卻一直會拖慢工作的效率，這是隱藏的多工處理，等於訊息一直掛機在腦袋中擠壓自己的思緒運作空間，在情緒上也會有一種沉甸甸的壓抑感，壓力跟焦慮就會一直伴隨著，直到有一天你決定做了大清理，將這些雜訊清出時，才會發現不知不覺塞了這麼多的東西，身上背負著許多的壓力卻不自知，久了會習慣性讓自己逃避不處理，然後惡性循環。

思考整理術第1步:清空大腦的準備，打開空白檔案

怎麼開始？沒有很難，就是打開一份空白的文件，不管是Word、備忘錄、筆記本、你習慣的筆記軟體都可以，先丟出浮在腦海中的思緒，丟的時候，一行行條列，這些訊息到後面還有任務要進行，所以要留有足夠空間進行處理，最好能被移動跟補充，所以卡片式的筆記方式或是電子式的都會比較適合，做後續的資訊加工。

待在不會被干擾的空間，持續一段時間

在進行大腦清空之前，挑一個不會被干擾的時空，準備好就開始。不做判斷，就單純的把訊息倒出來，不管是資訊、還是情緒、或是突然想到沒做的一件事，這個動作如果是有比較長的空檔，撥出了幾小時都是很可以的，若是日常，那至少讓自己擁有15~30分鐘的清空時間吧！

時間短短5分鐘也是可以，但這是日常的大腦維護，如果平常少做的人，大腦清空的時間就要拉得更長一些。當然這是治標，如果要治本，可以參照大衛，艾倫的《搞定！》這本書的步驟，至少要空出二天才夠用呢！

幫清出的資訊進行加工

當佔據在腦海中的思緒被釋放之後，心理的負擔感會變得比較輕，你會很驚訝地發現怎麼這麼多細細碎碎的小資訊，平常的待辦只是這些資訊中比較突出能被抓取，仔細清理還是有很多記憶的小碎片，無時無刻地在干擾自己，如果日常容易焦慮或覺得壓力太大的人，一定要試試這個方法！

清完了，就開始進行移動、定義、設定行動，這邊依然還在思緒處理階段，並沒有實際「製作或處理」。譬如說清出的一個訊息是：「要盤點所買的書籍」。

在過去，可能我們就會習慣把這個直接就列下來，安排個假日就進行大整理，但是因為工程太過浩大，頂多做完書籍的分類放在特定的角落，要找的時候再到那裏去找，這個在家中沒有問題，那如果出門在外呢？

突然想確認自己是否有這本書時，還要等到自己回家再做？這個未處理的資訊又會懸在腦中佔據空間了。腦袋中又會出現：「記得回家後要查找是否擁有這本書？」無數個類似的循環都在不斷的發生，讓自己的事務處理又延遲了。

以「要盤點所買的書籍」為例

先設定幾個提問來問問自己：為什麼要盤點？盤點完之後希望得到什麼效果？過去在執行時有遇過什麼問題？以我自己來說，我希望我需要參考書籍時，可以輕易地列出清單來，除了眼前所見的書籍擺放，也希望可以增加電子式的紀錄，讓取用時不會受到環境限制，過去有試過很多數位工具，但都因為輸入時太過複雜就廢棄了。

• 找到適合的數位工具
• 可以輕易地盤點，不要太耗力耗時，只需要可以辨識的圖片跟書籍資訊
• 後續可以透過類別跟關鍵字找到
• 可以將書籍資訊輸出，放到其他軟體中進行再加工

當整理過後，會發現為什麼「盤點所買書籍」的這件事情會一直被卡住，因為中間還有一個關鍵環節，叫做配套的數位工具，我需要找到適合的工具幫我進行書籍的盤點，讓盤點的這項動作可以成為每日的日常，而不是想到才做，當我把注意力放到「找尋適合的數位工具」時，事情就有了進展。

用明確的下一步行動，推展事務

整理資訊之後，都要問自己「然後呢？」，也就是找出下一步的行動。問自己：

「這件事情有做的必要嗎？」

「這件事情可以馬上完成嗎？」

「這件事一定要我做嗎？」

「這件事一定要現在做嗎？」

「這件事情只能這樣做嗎？」

定義任務並設定行動

• 確定要執行的行動：自己做、給別人做、不用做
• 確認要執行的時間：現在做、待會做、等別人的回應後才能做
• 確定要執行的方式：聯繫、製作、蒐集、發想、會議、出門……

不用做的，一樣要有判斷，是要丟掉、放到未來的某一天再考慮、還是做為資料備存；需要自己做的，是馬上可以做完、還是延後執行、還是等待別人的回應才執行；若是要給別人做的，那就進行委託、追蹤跟確認。而這些都要放在相應的位置，也就是「清單」中，作為後續的檢查跟追蹤使用。

將任務放入清單中，排程或行動

只要二分鐘內可以完成的，就直接處理不要等。無法二分鐘內處理完的，也要出現處理的方法跟行動，然後放進清單中等待排程。每一件事物都要有相應的處理，可以大幅度地降低處理資訊時的負擔，這些清單彙整起來，大致會有幾種：行動清單、將來/或許清單、等待清單，不管是哪種清單，每一項事物都要有時間標記，無法當下處理完的都要有行事曆提醒，確保能被提醒。

到此時，都還是屬於執行前的準備，要開始做事之前，可以試著用這樣的方式，建立對事務的掌控度，這個對於專注的提升、情緒的穩定、思緒的清晰都會有幫助的，提供給您做參考。

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