洞察觀點

什麼是Power Automate?本篇分享使用教學、導入效益、應用場景,您一定要收藏的自學大禮包特輯!

什麼是Power automate? Power automate使用教學、導入效益、應用場景,您一定要收藏的自學大禮包特輯! 

您或許聽說過RPA流程自動化,卻不知道怎麼用?能用在哪裡?為工作帶來什麼幫助?

如果您有上述疑問,您來對地方了!這篇文章將持續更新,為您收錄最完整的資訊,讓您了解Power Automate是什麼、Power Automate該如何使用,並分享Power Automate在不同情境下的應用和效益!

什麼是流程自動化(RPA)?

近年來,為了因應快速變化的市場環境,企業管理者希望在決策、計畫、落實上都要精準迅速,卻往往力不從心。公司內各部門看上去忙忙碌碌,但效率不彰,績效不如預期,甚至不知從何調整。 

之所以會這樣,很大部分的原因在於人員的時間分配和工作目標不一致——並非花在具創造性、價值高的任務上,而是在重複性高、價值低的日常瑣事中消耗殆盡。 

什麼是流程自動化(RPA)? 

RPA(Robotic Process Automation)就在這樣的背景下因運而生。這種存在於電腦中的機器人,能夠代替人們自動執行重複工作的軟體工具,像到網頁上擷取資料、寄送與回覆Email、進行邏輯或四則運算、啟動桌面應用程式等,RPA都能幫你做。此外,橫跨文書作業、資料庫、通訊軟體、網頁等多介面的工作,也難不倒能串聯多軟體的RPA。 

RPA能處理什麼工作

只要符合以下條件的工作,都能交給RPA:

  1. 有明確規則 
  1. 有固定步驟 
  1. 不論誰來做,結果都一樣 
  1. 不用人為判斷 
  1. 需要重複作業且工作內容單調 

過去這些缺乏創造性的重複工作,往往耗費許多人力時間,且難以避免人為錯誤所造成的影響。導入RPA後,不僅能釋放人力到創造性的工作上,提升工作效率和創造價值的速度,還能維持工作品質,降低人工導致的失誤。 

導入RPA看起來有很多好處,不過您可能會好奇:非IT背景、不會寫程式的人有辦法通過自學使用RPA嗎?市面上有那麼多軟體工具,我究竟該選擇哪個?

為什麼是Power Automate

事實上,現在市面上有很多RPA工具,如Power Automate、UiPath、Automation Anywhere等,彼此的功能大同小異,差別只在費用和使用者體驗。以下是我們推薦Power Automate的三大原因:

  1. 現在許多公司使用M365系統,Power Automate作為微軟推出的RPA工具,企業用戶皆能免費使用、無痛入門。 
  1. 除了對M365系統介面的支援,Power Automate能連結500種以上的雲端服務,涵蓋更多元的應用場景,滿足使用者的需求。 
  1. Power Automate能藉由直覺式的推拉操作,讓不會寫程式的人輕鬆打造流程機器人,同時內建了1000多種的自動化流程範本,讓初學者能直接取用。 

我要如何使用Power Automate並快速創造屬於我的RPA機器人

第一步:從線上伺服器登入M365帳號,找到Power Automate,就可以開始創建RPA機器人了

第一步: 從線上伺服器登入M365帳號,找到power automate,就可以開始創建RPA機器人了!

第二步:建立RPA機器人前,需要釐清您的工作流程涉及哪些步驟

想請RPA機器人幫忙,您必須按順序拆解每個步驟,讓電腦記憶下您的動作,才能得到想要的產出。因此,開始在Power Automate建立RPA前,請先釐清您的工作目標,梳理出對應的流程和步驟。 

下方的流程圖呈現「發送面試結果通知」的情境。其中,發送面試結果的自動化流程能成立的關鍵,在於能否分辨面試成功和失敗,並相對應地進行後續步驟。因此在釐清工作流程時,注意到這些會影響產出的關鍵步驟是很重要的。 

第二步: 建立RPA機器人前,需要釐清您的工作流程涉及哪些步驟。

第三步:找出各步驟和相對應的工作介面,並在Power Automate中按順序逐步建立RPA機器人

第三步: 找出各步驟和相對應的工作介面,並在power automate中按順序逐步建立RPA機器人。

以下是實際上在Power Automate建置完成的RPA流程,因為設定成手動觸發流程,只要按下按鈕,RPA就會自動幫我們跑完整個流程,完成讀取Excel、分辨面試成功與否、寄出信件等一系列步驟。 

在power automate建置完成的RPA流程,因為設定成手動觸發流程,只要按下按鈕,RPA就會自動幫我們跑完整個流程,完成讀取Excel、分辨面試成功與否、寄出信件等一系列步驟。 

Power Automate能應用在哪些工作場景

上述的「發送面試結果通知」情境屬於人資部門的常見工作,事實上結合不同的excel表單和條件控制,這樣的流程也適用於寄送節日卡片、課前通知參與訓練課程的學員、公司活動行前通知等多種場景。 

除了人資部門外,行銷、業務、生產、財務、行政等部門也有很多適用RPA的情境,未來我們將針對更多職能和產業的應用場景做更詳細的介紹。 

對於剛接觸RPA的人來說,Power Automate是相對友善、容易入門的RPA工具。只要符合有明確規則、固定步驟、不須人為判斷的重複工作,原則上都能交給RPA執行。您可以思考看看工作中有哪些流程符合上述條件,試著在Power Automate內摸索看看,嘗試建立您的第一支RPA機器人,體驗流程自動化在工作上帶來的便利性,讓自己的勞動力釋放到更有價值的事物上。 

如果您對於Power Automate的後續分享有興趣,歡迎持續關注本篇和後續文章的更新。如果有任何操作上的疑問,或是有哪些工作場景是您認為可以使用RPA的,歡迎在官網留言與我們分享!

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