洞察觀點

別再靠意志力解決拖延症!提高工作效率的3個建議

提高工作效率的3個建議,計畫性解決拖延症的思維焦慮

本文摘自高寶書版《環形思維》未經同意請勿轉載、摘編

拖延是個坑 

小宋自從接受了一個任務後便消失了好幾天,等我找到他時,看見他一臉愧色。和他要企劃,他小聲地回答:「老闆,我下週給你。」這句話我聽了三遍了,不過情況到這一步就變得有些嚴重,因為下週他還有兩個企劃要交,加上拖延的這一個,就是三個壓力很大的工作,他不可能完成。因此我做出一個決斷,讓其他員工接手他的一部分工作,同時要小宋深刻反省,拿出解決方案。 

員工的拖延是個坑,一是坑了公司的專案進度,二是會坑了你自己。員工每天都有要做的工作,日積月累,源源不斷,拖延只會讓你更加難以應付,甚至情緒崩潰。當發現自己有拖延的現象時,別找藉口,要立刻調整心態和工作方式,馬上動手解決,才能改正這個壞習慣,保住自己在公司的位置。 

在拖拖拉拉中,你的「包裹」會變成「包袱」 

在拖拖拉拉中,你的「包裹」會變成「包袱」 

工作就像接力運送包裹,每個人都負責將自己手中的包裹運送到下一個人手中,循環往復,環環相扣。一旦有一個人的速度下降,他手中的包裹就從一個變成兩個、三個直至更多。這時輕輕的包裹就成了沉重的包袱,讓他不堪重負,還會嚴重影響接下來其他人的進度。 

某公司有一位高級經理,經常在辦公室忙得焦頭爛額,感覺每天的工作如山一般,很不快樂。於是她找了心理醫生,希望得到一些心理輔導,以找到解決這個問題的方案。心理醫生說這件事我管不了,你不是心理的病,是思維的病,除了自己反省,別無他法。 

經理鬱悶地回到公司,開始對自己的工作進行全面分析,發現了一個嚴重的問題,就是大事小事都拖延。她在處理每個單一專案時都缺乏環形的思維,經常是開工之後就扔到了一邊,不能善始善終,一直到要交結果時才突然發現,原來自己還沒完成這件事!而且,每天她來到辦公室,首先會去處理那些簡單容易的事情,把困難的任務留到後面,總覺得能拖過一時算一時,誰知道這些事始終是她自己的工作,到了非做不可的時候,她就會感到非常痛苦,手忙腳亂,工作完成不了,給不了老闆交代,自然不快樂。 

就像我公司的小宋和這位經理一樣,許多人都有拖拖拉拉的壞習慣,事情總喜歡拖到「明天」再來做,甚至把「過兩天」當作口頭禪。原因無外乎下面幾點: 

  1. 對自己的能力過度自信。有人認為自己的能力強,總能很快地完成這項工作,至於這項工作會不會在完成的期限內發生什麼變故,他們是不去考慮的。所以往往一個小時、一天內能做完的事情,總要拖到幾天後再開始,效率極低。 
  2. 沒有完成工作的愉悅感。這類人在完成工作時感覺不到快樂,沒有成就感,因此常厭倦工作,從心底滋生出一種根本不想工作的情緒,自然就會拖延。這也是不具有環形思維的表現。因為在環形思維中,成就感是非常重要的驅動力。 
  3. 對完成工作後的獎勵沒有太多期望值。這一類人常常按部就班,認為這個工作早做晚做得到的回報都是一樣的,沒有必要早早做好。出現這種情況,公司和管理者就要反思考核、獎懲機制了。要建設一支有戰鬥力的高效團隊,管理者就必須重視「驅動力」這個詞,用實際措施培養員工的驅動力。 
  4. 容易晃神。人有自制能力的高低、強弱區別,自制能力強的人會強制要求自己做完一些預期和計畫內的事情,他們意志力強大;而自制能力低的人晃神是常態,計畫做好了就忘,三心二意,自然會更加拖延。 

解決拖延症,需要有時效性的計畫 

解決拖延症,需要有時效性的計畫 

無論是站在管理者還是心理學家的角度,拖延都不是一種無法治癒的心理和行為疾病,相反地,你可以透過以下幾點來解決這個問題。 

做一個階段性的短期計畫並堅決執行。將自己未來一週要完成的工作分為幾個階段,然後平分到每一天,每天一上班就完成這部分的工作,這樣既能做到心中有數,又能發揮監督自己的作用,有助於將精力全身心地投放到工作上。 

將最難的工作放在上午。因為身體生理的因素,我們在上午處理問題時,精力往往更加集中,這樣做完困難的工作再到下午處理其他較簡單的問題,一天的效率平均下來就會高出很多。 

調整生理精力。工作效率也取決於身體的能量儲備,人的生理精力是心理精力的基礎。日常可多攝取葡萄糖,彌補精力的不足,消除大腦的疲勞,有助於我們集中精力在規定的時間內完成工作。 

作要有明確時間節點 

工作要有明確時間節點 

日常工作中如果有一堆瑣事和一件大事,你是先做完那堆瑣事再攻堅那件大事,還是做完那件大事再清掃那堆瑣事呢?這個問題不難解答,因為兩個選擇在不同的情境中都是對的,也有一定相對的道理。我們在對時間的管理中,要注重時效性,主動去掉不重要又浪費時間的事項,先全力做好重要的工作。但是公司的小A卻選擇了第三個答案:哪件事找上門,他就先做哪一件!於是,他不斷地放下這個去處理另一個,始終沒做好一件事,浪費了時間,任務也全都耽誤了。比如上週我要他中午傳送報表,下午四點還沒動靜,叫過來一問才知道,他每件事都只是做了一半,正在一團亂麻中忙得不可開交。 

為了完成「任務發起──執行──回饋」的完整環形,上司要向下屬交代一個任務明確的時間節點,下屬也要主動問清楚:這件事什麼時間做完,有沒有特殊要求等。時間節點安排妥當,就要嚴格執行,在規定的時間內交付規定的結果,然後開始下一項任務。

做事有條理,才能提高工作效率 

清楚任務的時間節點,是為了讓工作變得有條理。有條理地做事才能使工作變得有效率,就是應了一句話:磨刀不誤砍柴工。在井井有條的時間安排下,先做什麼後做什麼,所有的任務清清楚楚。那麼,如何讓我們的工作變得富有條理? 

第一,要清楚工作的具體要求和期限

清楚自己的工作是做什麼,什麼時間交付,才知道如何去做,並且從容正確地給自己的工作進行歸類和計畫。 

第二,建立資料庫,為各項工作做好準備

工作中把自己手上的資料和資源都整理起來,慢慢地累積,會形成豐富的資料庫,工作更加輕鬆。平時每天花上一點時間去搜集和工作相關的資料,在需要的時候便能直接派上用場,做起事來也會事半功倍。 

第三,合理地安排工作時間

根據自己的工作內容做出一個計畫,把每一個任務該什麼時候做,做的時間有多長,剩下的時間做什麼全都列出來,才能讓工作更有條理,不至於手忙腳亂,又累又低效。 

工作時間內做好本職工作,才能提升效率 

工作時間內做好本職工作,才能提升效率 

認清自己的本職工作,然後在上班時間內兢兢業業地做好,就能保證工作效率的下限。這是一道門檻,是考核的及格線,這麼做即便不能成為一個特別高效的人,也不會犯下過大的錯誤,耽誤那些特別重要的事情。在工作時間內把本職工作做好,是從根本上提升效率的基礎,如果這都做不到,便失去了被企業、被老闆尊重的前提。另一方面,工作時間內不要偷懶也是企業制度的要求,違反了制度必受處理,否則別人可能有樣學樣,整個團隊的效率都會大受影響。這是管理者不想看到的。 

不要「時間倒置」,要順從規律 

效率不高,還有一個原因是我們「時間倒置」的問題。所謂的時間倒置,指的是在工作的時間娛樂,在該娛樂的時間又忙工作。就像一個作息習慣不健康的人一樣,白天睡覺休息,晚上熬夜加班,生理時鐘混亂的同時,也讓工作的效率直線下降。我是不推薦通宵加班的,哪怕任務再多,也要保證夜間休息,然後向白天要時間。所以一定要反省自身,安排好時間做該做的事,把我們的工作狀態調整到最佳。 

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