在全球勞動市場變動劇烈的當下，了解並有效管理用人成本是企業保持競爭力的關鍵。根據Statista的調查顯示，2017年至2023年間，美國不同規模企業的員工平均培訓時數有顯著差異。尤其到了2023年，大型企業每位員工的培訓時數驚人地達到102.6小時，而中型企業也有所上升，達到71小時；小型企業則大致維持在60小時左右。這反映出公司不僅需要靈活調整招聘策略，更必須投資於員工的專業培訓與發展，以確保團隊能夠迎合市場的需求。本文將從人力資源的角度出發，探討用人成本的定義、組成要素及管理指標，並展示如何進行分析，實現用人決策上的最佳效益。
一、用人成本大揭秘：看穿隱藏開支，不只發薪那麼簡單
用人成本是指企業在招聘、雇用、培訓、管理和留才過程中所有花費，大致可分為「外顯成本」和「內隱成本」兩大類：
- 外顯成本：是用人成本中最直接的部分，薪資項目可更進一步細分為：固定薪資、變動薪資、固定獎金、變動獎金、法定成本、加班費、特休預算、福利預算等。此外，定期結合前端營業數據分析，如產線成果和工時表，可以獲得更具參考價值的進階數據，如人力資本投報率或人均產值。
- 內隱成本：包含一些間接開支，如間接部門的營運成本、員工的年資、年齡和性別等。此外，人才流失和員工離職原因也是重要的內隱成本。在分析時應深入了解特定情境，發現公司留才漏洞並提高員工的滿意度和留存率，例如：某位表現優秀的員工為何會選擇離職？哪些因素使他選擇不留任？
二、用人成本透視鏡：訂定高效管理指標
用人成本管理主要目的在於最大化人力資源的投資效益。透過有效的用人成本管理，企業可以精準控制薪資、福利支出，並優化人力配置以提升工作效率與生產力。精確的成本控管也有助於企業在經濟波動時保持穩定，迅速應對市場變化，提高行業競爭力。以下將列舉具體的用人成本管理的決策目標：
- 確保薪酬發放和預算規劃的一致性：可從年度、月度、成本項目、部門、員工個人等多個維度，進行詳細的預算和實績比較。並對預算和實際數據的持續監控，人力資源部門可以根據當前的財務狀況和未來的財務預測，及時調整薪酬政策或預算分配。
- 實時監控剩餘金額並設定警告機制：建立一個單一介面來集中展示年至今(YTD)、季度至今(QTD)以及各主要薪酬項目的預算使用率和實際數字。當某個薪酬項目的使用率超過預定標準時，系統應自動發出警告，提醒相關決策者及時進行預算調整，避免過度支出。
- 控制加班管理預算與招聘預算的平衡：定期分析加班費用預算與實際使用情況，從年月、成本分類、部門、個人等角度分析。為了有效管理加班成本，企業可以考慮建立加班管理系統，例如當加班費用超過某一閾值時，考慮采取其他成本控制措施，如調整工作分配或增加人手，以保持成本效益的平衡。
三、精準執行用人成本分析：實用流程範例
以下將從四個角度，提供用人成本分析流程的範例：
1. 用人成本分析
首先，我們需要深入瞭解企業的薪資結構，包括員工的月薪、加班費和分紅。在這個過程中，需要確認加班費是否合法並且真正必要，以及分紅制度是否公平地與公司業績和員工的個人貢獻掛鉤。同時，要檢視不同職位或部門之間薪資的差異，確保薪資水平公正地反映了員工的工作表現和貢獻。
2. 年度部門預算動支情形分析
接下來，要仔細檢查各部門一年內的預算和實際花費，包含預算使用率、同期變動率、與前月相比增長情形。這不只涉及薪水支出，還包括培訓、招聘等其他人力資源投入。通過對比預算與實際支出，決策者可及時調整資源分配，靈活應對市場的變化。
3. 部門人均成本分析
在這個部分，計算每個部門的人均產出和成本，員工在部門內的薪水是否受到年資、職等影響？還是加班費或獎金領得特別多？這有助於判斷各部門的運營效率和成本控制表現。並且可以更進一步分析人力資本的投報率，也就是比較人均產出與人均成本，進而評估各部門的人力配置是否高效。
4. 單一員工的歷年薪資總額變化分析
最後，則是分析單一員工的薪資變化趨勢，例如：累積薪酬、個人年薪比例、歷年薪資總額變化、個人明細表等，由此可看出員工個人的職業發展軌跡，並反映出市場的薪酬變化，有助於企業洞察薪資結構及其細微調整。
其他分析方向
- 預測與特殊貢獻評估：利用歷史數據預測未來趨勢，並識別員工的特殊貢獻，如顯著增加營業額的員工，可作為激勵和人才保留的重要依據。
- 標竿比對同行業：通過公開資訊觀測站等渠道，比對同行業的營業數據、薪酬水平和人力資源配置，確保企業在人才市場上的競爭力。
在這個商業環境快速變化的時代，對企業來說，進行精確的用人成本分析非常重要。透過數據分析，可以從薪資結構、部門預算、人均成本，以及薪資總額的年度變化中，幫助企業發現資源分配的不足之處，降低不必要的支出，提升員工滿意度及留存率，在不斷變化的市場中保持競爭優勢。
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