前言
數位化日益普及的今天，企業越來越依賴各種訂閱制服務，如SaaS軟體、數據庫和專業內容。這些訂閱不僅是企業運營的關鍵，也需要精確的管理以確保成本效益和服務可用性。本文將探討如何利用RPA工具—Power Automate Desktop—來自動化訂閱管理，提升企業效率。
背景
Sean是一名中型企業的IT主管，負責監控和管理多個部門的訂閱制帳號。他的工作包括追蹤帳號的到期日期、計算續約的時機，以及手動更新Excel報表。
問題
企業在網頁內容擷取和報告生成方面面臨以下挑戰：
- 訂閱管理的複雜性： 多部門、多帳號和不同的到期日期增加管理的複雜性
- 不必要的成本： 未及時取消不需要的帳號會導致不必要的費用
- 服務可用性風險： 未及時續約可能會導致服務中斷，影響業務運營。
解決方案： Power Automate Desktop實現訂閱制帳號管理的自動化
▪ 影片講解：
Power Automate Desktop取得當天日期填入Excel，結合公式自動算出離續約日期還有幾天。如果不到一個月，Power Automate Desktop會自動寄信給該帳號負責人，詢問是否續約。
▪ 流程設計邏輯：
- 讀取訂閱管理Excel
- 自動填入當天日期
- 利用Excel公式計算距離續約日期的天數
- 若距離續約日期不到一個月，自動發送提醒郵件給負責人
▪ 導入後：
導入這一解決方案後，Sean只需更新訂閱管理Excel，讓Power Automate Desktop負責計算和提醒即可。這樣節省了大量時間，同時確保更高的精確性和效率。
效益和應用
效益：
- 費用節省：避免了不必要的訂閱費用支出，提高了財務效率
- 提前確認需求：允許部門提前確認是否需要續約，避免中斷服務
- 精確管理：降低遺漏和錯誤的風險
多元應用：
- 合約和訂閱管理：自動追蹤和提醒功能適用於各種合約，包括供應商、客戶和服務合約
- 資產和設備管理：監控資產和設備的使用壽命，自動提醒維護和檢查，適用於設備、車輛和機器
- 供應鏈和庫存管理：預測庫存需求，自動庫存監控和訂購提醒，優化供應鏈效率
- 客戶和員工關係管理：自動追蹤客戶合約和員工培訓證書的到期日期，提高整體效能
結論：提升企業競爭力的RPA解決方案
在高度競爭的市場環境中，利用RPA和Power Automate Desktop實現訂閱制帳號管理的自動化，不僅能夠提高效率，還能確保資源的最佳利用。這樣的自動化解決方案為企業提供了一個有效的工具，以應對不斷變化的業務需求。
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