前言
在數位化快速發展的今日,數據處理和資訊管理已成為企業運營的核心。本文將深入探討如何用Power Automate Desktop自動化處理大量PDF表格數據,從而提高工作效率、降低錯誤率,並優化資訊管理流程。
背景
John是一名財務,每天要將來自不同部門的PDF發票匯入Excel統一管理,但這個過程相當繁瑣。他必須逐一打開每個PDF文件,查找發票日期、發票號碼和金額等訊息,手動將數據複製貼到發票管理的Excel中。
這個流程要不斷重複,直到所有發票處理完成,且每天都要執行。如此手動處理不僅耗時,還存在人為錯誤的風險,即使是微小的錯誤也可能對公司的財務記錄產生不良影響。
問題
- 手動處理的高度繁瑣性:處理大量的PDF需要不斷打開、查找、複製和貼上數據,耗時且繁瑣
- 錯誤風險:手動操作存在人為錯誤的風險,需要降低錯誤的可能性
- 工作效率低下:每天都要重複執行相同的操作,工作效率受到嚴重影響,
- 日常工作負擔:每天皆需處理大量發票,增加John的工作負擔,導致他難專注在其他重要的財務任務上
![問題](https://kscthinktank.com.tw/wp-content/uploads/2023/09/7-1024x576.png)
解決方案:Power Automate Desktop從PDF自動提取數據到Excel
▪ 影片講解:
只要將所有發票PDF放入指定資料夾,Power Automate Desktop便會讀取資料夾內的所有發票,再將特定資訊貼到發票管理Excel中。除了發票管理,這也適用於所有要處理PDF固定表格的情境。
▪ 流程設計邏輯:
- Power Automate Desktop自動讀取資料夾內的所有PDF檔案
- 將PDF內的表格貼到Excel
- 根據設定條件,從Excel提取特定資訊,如發票金額和日期
- 將這些資訊自動貼到另一個用於資訊管理的Excel中
▪ 導入後:
每天,當John收到來自不同部門的發票PDF,他只需將所有待處理的PDF都放入一個指定的資料夾。確認收到所有發票後,只需點選Power Automate Desktop的執行按鈕,機器人便會自動讀取,並在Excel貼上數據。
效益
- 效率提升:大幅減少手動數據處理時間
- 資訊準確性:減少人為錯誤,提高數據品質和業務決策的準確性
- 資訊管理:創建一個集中的數據庫,便於資訊檢索和管理
多元應用:
1. 財務和會計領域:
財務報告自動化:將財務報告中的數據自動提取到Excel模板中,節省時間和降低錯誤風險。
成本分析:自動從供應商發票提取成本數據,以便財務團隊進行更有效的成本分析。
2. 客戶服務和支持:
客戶查詢處理:自動處理客戶郵件或表格,更快速地回應客戶查詢。
投訴管理:自動提取和處理客戶回饋,提高客戶支持效率。
3. 供應鏈和採購:
訂單處理:自動從訂單PDF提取數據,填入訂單處理系統,提高採購效率。
庫存管理:自動從供應商報告中提取庫存數據,用於庫存控制和訂購。
4. 行政和文檔管理:
行程安排:自動提取員工行程信息,填入行程管理工具,協助行程安排。
文檔整理:自動分類、標記和存檔文檔,提高文件管理效率。
結論:Power Automate Desktop為企業數據管理中帶來的改變
在數位化和自動化越來越受重視的今天,企業面對大量的數據和文件處理需求。本文透過一個實用的RPA實例,展示如何用Power Automate Desktop提取PDF表格數據並匯入Excel。
這個解決方案不僅大幅提高數據處理效率,也確保了資訊的準確性和一致性。更重要的是,它簡化了資訊管理流程,使企業更有效地進行數據分析和業務決策。無論是處理發票、報價單還是其他類型的文件,RPA自動化工具都為企業帶來了實際效益,並提供多元的應用機會。
先行智庫為台灣管理顧問公司,服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及數據解決方案: