洞察觀點

讓圖表思考成就你的圓夢計劃,高效整理大腦不再焦頭爛額!

讓圖表思考打造你的圓夢進程,高效「整理大腦」擺脫忙亂!

本文摘自商業周刊《圖表思考整理魔法》未經同意請勿轉載、摘編

解析個人條件,描繪未來藍圖

許多人從小到大,都走著父母、師長安排好的道路,或是依循社會價值觀來求學、求職,然而工作一段時間後,卻發現自己對工作缺乏熱情,但對於自己要的是什麼,又說不出個所以然來,或擔心與自己的專長、條件不符,而不敢勇於追求。

事實上,前往夢想的道路,透過學習補足自己尚且欠缺的條件,是司空見慣的事,為了追求夢想而願意面對自己,踏實地剖析自己現有的能力條件、明確設定期待目標、制定實踐策略或計畫,並落實下去的人,追夢的精神更令人欽佩。

讓圖表思考打造你的圓夢進程,高效「整理大腦」擺脫忙亂!_以結構化思考流程來分析問題

藉由圖表自我對話,提醒自己莫忘初衷

追夢,首先要有個明確目標。人若缺乏目標,很可能會讓夢想變空想,什麼事也沒做,時間就不斷流逝,最後甚至連作夢的勇氣都一併失去。然而,設下的目標要具體,而且不能貪心、最好一次鎖定一種特定能力,才較容易達成。

目標太難、太大,往往是願望難以實現的主因。因此,我們第一步要做的就是把「大目標」切成「小目標」。當具體目標設定好後,接下來就是運用視覺化的管理表單,分析與擬定策略,督促自己化被動為主動,離夢想更近一步。

「MIS自我評量分析圖」就是一張確認你的目標所在,了解自己為何而戰的自我評量分析圖。

「MIS」是Market、I與Strategy的縮寫,本圖共有七個需要填寫的區塊,自上而下的填寫順序,依序為:「戰略目標」、「我的能力與特質(C)」、「市場分析(M)」、「我可運用的資源(R)」、「現在的我(I0)」、「未來的我(I+)」與「策略與做法(S)」。其中,由市場分析(M)、現在與未來的我(I)、策略與做法(S)四個區塊,構成這張圖的主軸,因此,簡稱為「MIS自我評量分析圖」,幫助我們描繪個人的夢想藍圖。

動手畫「MIS自我評量分析圖」填寫說明:

讓圖表思考打造你的圓夢進程,高效「整理大腦」擺脫忙亂!_藉由圖表自我對話,提醒自己莫忘初衷-MIS

步驟1

先寫好右上角的❶「戰略目標」,包括兩要素:「完成時間」與「具備的能力」。前者可設定一個具體的時間點(例如:一年後、兩年內)或時間帶(例如:一~兩年),而後者最好是有一個能量化或具體的檢核標準(例如:證照考試的名稱、大學院校的EMBA資格)。順序上,先設定好該能力的名稱,再依自己的情況,設定所需的時間。

圖表上的六個區塊填寫原則,都要參照與聚焦在「戰略目標」上。

步驟2

填寫水平第一層左邊的❷「我的能力與特質」,涵蓋你為了達成目標,在個人內在心智方面所呈現的優缺點,不用寫太詳細,只要寫一個大方向即可。

步驟3

填寫右邊的❸「我可運用的資源」,你可以用條列式列出所有資源,越詳細具體越好,這些都是你在培養所設定的能力時,能協助你盡早達成目標的發酵劑。

步驟4

填寫水平第一層中間的❹「市場分析」,你可能需要先蒐集資料,從大環境寫起,再寫到自己具備該項能力後的遠景與發展性。無論是有利或不利點都寫進去,填寫的視野盡量廣一點,給自己思考與判斷的空間。

步驟5

填寫水平第二層:❺「現在的我」與❻「未來的我」兩部分,這一區塊會與上一層「市場分析」中的未來發展性有關;另一方面,經由現在與未來的對照方式,也能對自己產生「激勵」作用。

步驟6

最後,填寫最下層的❼「策略與做法」,這就是「戰略」與「戰術」的區塊,要參照上面寫過的「戰略目標」、「市場分析」、「我可運用的資源」等三區塊的說明,加上自己的看法與判斷再下去寫。

制定有效計畫,無痛強化個人能力

許多人在職涯規畫上敢於設定遠大的目標,或是不畏說出自己的人生夢想,然而,即使有了很具體明確的終點,真正越過重重阻礙、抵達目的地的人,仍然屈指可數。

因為,在抵達終點前,往往有許多個人必須學習成長的能力,或是會遇到各種必須克服的問題,許多人由於缺乏有效的方法解決這些難題,以致於設定目標後,很快就因不知從何著手而放棄。

這些問題也可以運用很簡單的圖表工具,幫助自己以視覺化思考跨越關卡,找出符合自己情況且可行的執行計畫。

在幫助自己解決實踐夢想的難題上,可以運用「MIS自我評量分析圖」確立自己的目標、盤點自己的條件與市場概況,並找出明確的「策略與做法」後進行。也就是在填完「MIS自我評量分析圖」後,接著針對該圖的「策略與做法」,進一步思考,找出最適合自己現階段採行的方法。

接下來,我們可以運用企管顧問公司常用於解決企業營運問題的「解決問題計畫表」,此處將這張表經過一些調整,用來幫助各位解決邁向職涯或夢想目標時,遇到的種種困難。

「解決問題計畫表」是一張從問題找出執行方法的分析表格,共有六個步驟。

一般在分析問題時,會先依據經驗與理論導出幾個假設,但這張表格比較特別的地方,是在分析問題之後,先找出關鍵的成功因素,接著才是成立假設與後續的一連串作為,以節省驗證假設的時間與成本。

動手畫「解決問題計畫表」填寫說明:

讓圖表思考打造你的圓夢進程,高效「整理大腦」擺脫忙亂!_制定有效計畫,無痛強化個人能力-計畫

步驟1

在❶「分析問題」中(參見「解決問題計畫表」),填入要解決的問題。 

步驟2

在❷「找出關鍵成功因素」欄位方面,通常企業都有一些長期以來,解決類似問題所遵循的「準則」或「手冊」,但對於個人方面,除了靠經驗與專業外,有時還須蒐集資料來分析研究,找出其關鍵成功因素。

步驟3

在❸「發展前提假設」則須推演出至少一個假設,這些假設都是依據❷關鍵成功因素所導出的,表示採用該假設後,就能解決與課題有關的大部分問題(80/20法則,參見「延伸知識:80/20法則與ABC分類法」))。以上的❶至❸階段,是整個計畫表的成敗關鍵,相當重要。

步驟4

在❹「擬定解決方案」與❺「規畫執行要點」上,可能有不只一種解決方案,後者則是依據方案提供細部規畫。

步驟5

最後的❻「預期成果」則是總結整個執行過程的結果,通常會有一個量化指標來評估問題是否已被解決。

此外,填寫❷至❻每個欄位之下的項目(垂直軸),注意要符合「彼此獨立,互無遺漏」的MECE(Mutually Exclusive,Collectively Exhaustive)原則,而從❷至❻的推演過程中(水平軸),每一環節都要能聚焦、環環相扣;在填寫❹「擬定解決方案」與❺「規畫執行要點」時,也要遵循80/20法則,選擇能創造最大效果的方案或要點。透過❷→❸與❹→❺的兩次聚焦作用,縮小範圍,最後發展出細部的執行要點。

以結構化思考流程來分析問題

產業環境的變化速度越來越快,不僅是公司行號在大環境變遷之際,會察覺陷入困局,工作者也可能在自己的職務上感到左支右絀,卻無法確定真正的原因;即使是個人生活方面,也可能遇到家庭經濟窘迫、家人關係衝突,或孩子教育問題……,由於這些往往牽涉層面甚廣,使問題複雜得像一團毛線球,讓人無法理性分析。

然而,這些讓人陷入天人交戰、心煩意亂,甚或有理說不清的難解習題,越逃避就越棘手,若能善用有助於理性分析的工具,就能幫自己層層深入檢視、抽絲剝繭,進而找出問題癥結、尋求解決對策,將原本看似沒有解答的疑問,順利化解或達成目標。

事實上,分析問題的能力可以透過訓練而習得,「魚骨圖」(Fishbone Diagram)就是一個隨手畫就能開始的促進邏輯思考練習技巧。

魚骨圖其實有許多不同的稱呼。由於該圖是在1950年代,由日本東京大學教授,也是品管大師的石川薰,在川崎重工船廠創建質量管理過程時,發展出來作為改善工廠品質管制的分析工具,因此也被稱為「石川圖」(Ishikawa Diagram),由於該圖形狀類似魚骨側視圖,又稱為「魚骨圖」。

魚骨圖以魚頭表示某一特定結果(或問題),而組成魚身的大骨,即是造成此結果的主要原因,因此也稱作「特性要因圖」或稱「因果圖」(Cause-and-Effect Diagram),是一個簡單呈現結果與成因的圖形表示法,提供解決問題的思考流程。

透過魚骨圖可以幫助企業管理者,逆向分析各部門的問題,是一種由結果反推各個缺失因素,或是產品製程缺陷的工具。所以,簡單來說,魚骨圖就是「問題解決的思考流程」。

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了解收支流向,是理財的第一步

很多人都希望自己能存更多錢,讓未來的生活更安全有保障,或是當生活突然改變時,也有足以應變的資源。然而,俗話說「你不理財,財不理你」,很多人雖然希望自己可以多存點錢,但或許是害怕必須縮衣節食的辛苦,而不曾真正認真檢視自己的財務情況,然後根據消費習慣進行調整。

事實上,所謂「好的開始是成功的一半」,想要脫離「月光族」、每個月存下更多錢,先不用把事情想得太遠大,只要先從一個簡單的存錢念頭開始,正視自己的消費習慣並著手適合自己的無痛存錢計畫。

因此,首先一定要弄清楚自己每月的收支狀況,其中最基本的做法就是記帳,並且立下存錢目標,透過具體的目標,才能夠知道自己要從現有的收支狀況中,找出多少結餘,也才能進一步發掘漏洞較大、可以改進的財務缺口。

若要透過記帳弄清楚自己每天、每月的收支狀況,目前市面上有很多記帳本或APP,都貼心地提供想要記帳的人,一個方便好用的工具。不過,除了每天、每月記帳外,想要達成理財的目標,還要彙整出「現金流量表」。

製作現金流量表的用意,不只是為了了解每天花了多少錢,最重要的是要透過現金流量表,檢視自己是否每年都有結餘存下,繼而累積資產;還是其實自己的花錢習慣已經在侵蝕老本,無法存下一毛錢。

現金流量表可以幫你抓出自己沒注意到的財務漏洞,其中又分為「現金流量收入表」、「現金流量支出表」。通常,記帳主要在於記下自己「花」了哪些錢,但在現金流量表中,除了要記錄支出,記錄自己「賺」了哪些錢也非常重要,因此需要填寫「現金流量收入表」。有了這兩者的數據,我們才有辦法得知,每個月甚至是每年是否有結餘留下,也是攸關資產是否會逐年成長的關鍵;若想要透過投資來達成人生目標,也需要先有本金才有辦法完成。

而在「現金流量支出表」中的各項分類,就是我們平常在記帳時會使用到的分類,通常可分為「生活支出」(食、衣、住、行、育、樂)」、「貸款」(償債支出)、「撫育支出」、「保費支出」、「投資」、「稅賦支出」、「雜項支出」等。有時候,光是記錄個人支出項目、每月(每年)占比,就足以讓自己察覺在消費習慣上的陷阱,或是造成警惕效果,自然而然就能帶來調整。

在有了包含收入與支出的完整現金流量表,就能夠進一步管理自己的財務狀況,是設定存錢目標、調整個人消費行為、規畫投資方式的基礎。

先行智庫為台灣管理顧問公司,服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及領導管理,了解更多企業服務內容:https://kscthinktank.com.tw/custom-training/

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