身為一名訓練規劃師，或者是負責做教育訓練工作的人資夥伴，是否經常有以下困擾？例如：老闆常會問你「辦訓練到底有沒有效？」、「真的需要辦這門課嗎？」、「為什麼要花這麼多錢辦一場課程？」、「請誰來上課不是都一樣？為什麼要請比較貴的講師？當你面對這些提問和質疑時，你都是怎麼回應的呢？你的論點，老闆是否都會買單呢？除了質化的理由之外，我們是否還能多提供什麼樣的資訊，讓老闆更同意你的觀點和做法？分析與教育訓練相關的數據，將能解決這些問題。
因此本篇文章將會談談，如何做「訓練數據分析」？本文將會分成4個章節和大家分享：
- 為什麼要做訓練數據分析？
- 訓練數據分析常用的4個指標與視覺化呈現方式
- 結語
什麼是訓練數據分析？
「訓練數據分析」，就是蒐集與企業教育訓練相關數據，進行深入分析，以了解辦課的改善方向的過程。過往針對教育訓練所做的數據分析，通常都是課後滿意度的問卷分析，透過數字了解學員對本次課堂的滿意情況。但事實上，除了課後滿意度之外，你還有非常多與訓練相關的數據可以去使用。例如：訓練費用、訓練時數、前後測結果等。再將這些數據從不同的維度進行分析和拆解，你也許就會有更多的發現。
為什麼要做訓練數據分析？
針對教育訓練做更深入的數據分析，最主要有5個理由：
- 能夠衡量投入訓練的成本，是否和員工的產出呈現正相關。
- 可以檢視公司花錢做訓練，是否反而成為其他同業的人才培訓搖籃。
- 找出公司有哪些人因為工作繁忙，而沒有時間進修和學習。
- 評估訓練課程的成效，找出辦訓的優化空間。
- 確認員工是否有吸收訓練課程中的內容。
過往做訓練課程的數據分析，往往侷限於滿意度調查。但如果我們拉高層級思考，你會發現，還有許多的與訓練相關的議題，值得我們用數據深入探討。
訓練數據分析常用的4個指標與視覺化呈現方式
指標1：課程滿意度
課程滿意度，就是課後問卷統計後的分數。這是每位HR、每位訓練規劃師，在企業內訓結束後，一定會做的數據分析。能藉此了解課程內容、講師風格、互動方式、行政流程、場地設備等可以如何優化改善
？這個指標，可以用橫條圖的方式進行呈現和分析，而且還可以為課程滿意度設立一個標準值。例如此圖就是以4.3為標準，如果有其中一個項目未達標準，就是人資要特別關注的部分。下圖可以發現「線上直播授課體驗」、「互動方式」未達標準4.3分，我們就知道下次辦課時，要盡早準備好器材設備、確保網路連線品質，以維持線上授課的學習品質。並且於課前和授課講師確認互動方式與互動的頻率，讓學員有好的學習成效。
指標2：平均每人訓練成本
平均每人訓練成本，就是平均1個人所花的教育訓練費用。計算方式為，教育訓練總支出除以公司總人數。這指標能夠看出，公司對教育訓練的投入程度與重視程度。若再加入人均產值一起比較，就可以夠衡量投入訓練的成本，是否和員工的產出呈現正相關。這個指標可以用折線圖的方式進行呈現和分析。以下圖為例，我們就可以看出隨著訓練成本的提高，人均產值也對應提升，可以推論訓練的成果，有反應在財務指標上。代表公司目前辦訓的內容與方式，是具有成效的，而且值得投入更多資源放大效益。
指標3：離職與在職訓練成本
離職與在職訓練成本，就是花在離職員工的訓練費用，與花在在職員工的訓練費用比較。如果公司花了大錢培訓員工，當然會希望員工能留在公司貢獻所學。若是員工不但沒有留在公司，還跳槽到競爭對手那，就會對公司造成極大的損失。因此我們透過這個指標，可以檢視公司是否有找到對的人來參加訓練？公司是否成為其他同業的人才培訓搖籃？這個指標，你可以透過群組直條圖的方式進行呈現和分析。以下圖為例你就會發現，投入在主管的訓練費用幾乎都被浪費掉，因此下次在做主管訓時就要審慎挑選參與學員，否則主管參加完訓練後就離職，這些投入的成本都無法看到效益了。
指標4：訓練時數
訓練時數，就是員工參加訓練的時數。有完整訓練規劃體制的公司，會針對不同職級、職類、部門的員工，設計一系列核心職能課程、專業職能課程、管理職能課程。每個員工都會有必須進修的時數。透過分析每個人的訓練時數，我們可以知道公司有哪些人因為工作繁忙，而沒有時間進修和學習。因此HR可以主動提醒尚未完成修課的同仁，安排時間進行學習。這個指標，你可以透過橫條圖的方式進行呈現和分析。以下圖為例，分析公司專員級員工的訓練時數，公司對專員級員工規劃了10-40小時的訓練課程。若有員工低於這區間的時數，可能表示他的工作繁重，較難安排時間進修，人資可以進一步關心這些員工的工作內容和工作狀態。若有員工遠遠超過這區間，可能表示該員工平時花太多時間在上課了，是否在工作上有怠惰之嫌疑，可以深入分析。
結語
透過訓練數據分析，我們可以清楚的知道，該如何提升辦訓的成效。除了善用客觀的數據，我們也可以多多結合質化的訪談，以了解每個事業單位，所需精進的能力。辦好一場訓練課程，絕非只是找講師來上一堂課，課後寫一寫課後問卷而以。如何確認辦訓的內容是事業單位所需？如何透過辦訓以加速企業實現策略目標？如何確保學習成效？如何讓訓練課程能轉化成實質的商業收益？都是人資可以再深入思考的議題。
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