Power BI除了用來做資料視覺化和數據分析以外，也可以根據圖表上數據的變動，設置警示提醒的機制，幫助我們提醒自己。例如：預算使用率超過80%就發送提醒給部門主管要記得樽節開支、專案剩餘時間將近要提醒PM加快進度、庫存長期超過MA5就要提醒倉管人員檢視庫存策略。
接下來我們用個範例來說明：各部門在去年年底都拿到一筆預算，當新的一年使用率已經超過80%。身為財會的你，必須要提醒該部門使用率已達80%。該如何藉由Power BI，提醒你某部門的預算使用率已經達到警示標準了？Power BI的「資料警示」功能，可以解決這個問題。
什麼是「資料警示」？
首先，我們先將每個部門的預算使用率，用「量測計」視覺效果來進行呈現。如果要做資料警示功能，目前Power BI只有3種視覺效果可以做到，分別是：「量測計」、「卡片」、「KPI」。在使用這些視覺效果時，要注意必須將要監控的項目獨立拆成一張圖表。例如以下圖為例，如果要監控4個部門的預算使用率，過往只需要用一張長條圖就能夠呈現，現在則必須要將各部門都獨立拆成一張圖表。
在Power BI Desktop完成以後，就直接發布至雲端Power BI Service。
點選圖表上方的圖釘按鈕「釘選視覺效果」，並將它釘選至新的儀表板。每一個要做警示提醒的圖表，都必須做這個釘選的動作。警示提醒只有在Power BI的儀表板中才能設置，並不能在Power BI Desktop上傳後的報告中設置。
將所有圖表都釘選至儀表板
在要設置警示提醒圖表右上角，點選「更多選項」，選擇「管理警示」。
即可設定警示提醒。可以設定警示的名稱，也可以設定警示的上限與下線，還能設定通知的頻率。最下方的電子郵件記得勾選，你才會收警示提醒的Email。在這範例中，我們先設定人資部的預算使用率上限為80%。
如果警示條件被觸發，以下圖為例，人資部的預算使用率已超過80%，則會開始發送警示提醒。
你會在Power BI Service收到警示提醒。
也會在Email收到提醒。
透過上述的步驟，你就可以為你的資料設置警示了。但上述的警示提醒設計，只能提醒自己。如果要同步提醒其他同事，就必須與Power Automate結合使用了。
現在就來試試：https://powerbi.microsoft.com/zh-tw/
Power BI 延伸系列文章（將不定期更新）
【Power BI應用】異常偵測：快速找出產線上不良品的原因
【Power BI應用】變更資料色彩：如何設計警示燈來提醒部門達標狀況？
先行智庫企業級數據分析服務
先行智庫為台灣管理顧問公司，服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及數據解決方案，了解更多企業服務內容：https://kscthinktank.com.tw/data-analysis/