在現代數位時代，我們面對大量的資訊和數據，如何有效地處理這些數據成為一個重要的課題。Excel 是一個廣泛使用的電子試算表工具，而 ChatGPT 則是一種基於人工智慧的自然語言處理模型。
本文將探討如何結合 Excel 和 ChatGPT，在實際應用函數的範例中提升工作效率，解決日常工作中的數據處理難題。
本篇想讓你知道的是：
- 什麼是 Excel 函數？
- 什麼是 ChatGPT？
- ChatGPT 的 Excel 提問技巧
- ChatGPT 生成 Excel 函數實例解析：1.數據篩選 2.數據計算 3.數據合併
一、什麼是 Excel 函數？
Excel 函數是一種用於執行特定任務的工具。它們可以執行各種數學、統計、文本處理和邏輯操作，讓用戶能夠快速計算和分析數據。
Excel 提供了許多內建函數，例如 SUM、AVERAGE、IF 等。這些函數可以通過結合不同的參數和運算符，靈活地滿足不同的需求。
二、什麼是 ChatGPT？
ChatGPT 是 OpenAI 開發的一種語言生成模型。它通過對大量的文本數據進行訓練，能夠生成具有上下文意識的自然語言回答。
ChatGPT 可以根據用戶的提問生成相應的回答，並且可以不斷地進行對話。這種自然語言處理的能力使得 ChatGPT 成為一個強大的工具，可以應用於各種場景，包括數據處理。
三、ChatGPT 的 Excel 提問技巧
若想透過 ChatGPT 替你寫出複雜的函數，能藉由三大框架提問法包含：「背景資訊」、「任務目標」、「輸出要求」對ChatGPT 下指令，能使它更快理解你的需求並產生合適的回答；如果想要進一步學習該函數的用法，也可以讓它針對回答進行解釋。
| 框架 | 提問範例 |
| 背景資訊 | 我有一份 Excel 資料表，A欄是OOO；B欄是OOO；C欄是OOO |
| 任務目標 | 想要新增一欄，將 A 欄與 B 欄的數值相加 |
| 輸出要求 | 提供一個給我能放在新欄位的函數 |
| 其他需求（可略） | 並對此函數加以解釋以及提供延伸用法 |
四、ChatGPT 生成 Excel 函數實例解析
在 Excel 中，我們可以使用函數來篩選和選擇特定條件下的數據，透過 ChatGPT，不必理解每個函數的寫法，也能順利地達成我們想要的結果。
1. 數據篩選（IF 函數應用）：
假設有一個包含銷售數據的 Excel 表格，其中包含產品、月份與銷售金額的欄位，如圖1，我們想找出銷售額超過1,000元的產品，此時我們可以用 ChatGPT 生成一個IF函數來完成這個任務。
▲圖1 銷售數據資料表（Before）
針對此需求，我們運用上述的框架向 ChatGPT 提問，範例如下：
| 框架 | 提問範例 |
| 背景資訊 | 我有一份 Excel 資料，A 欄是產品名稱；B 欄是月份；C 欄是銷售金額 |
| 任務目標 | 請問我要新增一欄「銷售額是否達標」，判斷銷售金額是否超過1000元 |
| 輸出要求 | 提供一個給我能放在新欄位的函數 |
| 其他需求（可略） | 並對此函數加以解釋以及提供延伸用法 |
就能得到它提供的回覆，如圖2。我們藉此能從回答中得知，在目前的 Excel 中該如何輸入函數，得到理想的結果；並從延伸用法中學習 IF 函數適合在哪些情景中使用，幫助使用者對於 IF 函數進一步的理解。
▲圖2 ChatGPT 問題回答（IF函數）
▲圖3 銷售數據資料表（After）
2. 數據計算（SUMIFS 函數應用）：
在第二個情境中，假設主管要求我們將銷售數據的 Excel 表，依照月份計算每個月的銷售總額，此時我們該如何處理？透過前面提到的提問框架，我們能設計出以下問題向GPT提問：
| 框架 | 提問範例 |
| 背景資訊 | 我有一份Excel資料，A欄是產品名稱；B欄是月份；C欄是銷售金額；D欄是銷售額是否達標 |
| 任務目標 | 請問我要新增一個值計算「一月份的銷售總額」 |
| 輸出要求 | 提供一個給我能新增此值的函數 |
| 其他需求 （可略） | 並對此函數加以解釋以及提供延伸用法 |
通過提問 ChatGPT，如圖4，這個公式可以計算出1月份的銷售總額，並學習延伸的用法。
▲圖4 ChatGPT 問題回答（SUMIFS 函數）
▲圖5 計算銷售總額量值
3. 數據合併（CONCATENATE 函數應用）：
在Excel中，我們經常需要將多個單元格的內容合併成一個字符串，假設我們有一個表格，其中 A 欄是部門，B 欄是職稱，C欄是姓名，如圖6，若需要將三欄位合併成一個儲存格該如何執行？
▲圖6 企業員工名單（Before）
再次運用前面提到的提問框架，我們能設計出以下問題向GPT提問：
| 框架 | 提問範例 |
| 背景資訊 | 我有一份 Excel 資料，A 欄是部門；B 欄是職稱；C 欄是姓名 |
| 任務目標 | 請問我要新增一個欄位將前面三欄的資料合併成一個資料格 |
| 輸出要求 | 提供一個給我能新增此欄的函數 |
| 其他需求（可略） | 三個資料要以”-”做分隔 |
通過提問 ChatGPT，此公式可以將原有的三個欄位中的文字進行合併，放入新的一欄儲存格，如圖7。
▲圖7 ChatGPT 問題回答（CONCATENATE 函數）
▲圖8 企業員工名單（After）
結論：
Excel 與 ChatGPT 的結合為我們提供了更多的工具和選項來處理數據。通過結合 Excel 函數和 ChatGPT 的能力，我們可以更高效地進行數據篩選、分析和合併，並且可以獲得更深入的指導和洞察。
在日常工作中，我們可以利用這種結合來提高工作效率，並且更好地應對數據處理的挑戰，未來我們將與讀者分享更多在ChatGPT 中快速寫出 Excel 函數的範例，幫助大家能快速完成理想的報表！
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