櫃數需求預測提升效率：解決大規模國際出貨的物流瓶頸
在物流業的日常運作中，針對大規模的國際出貨，企業需要準確計算每批產品的櫃數需求，以進行訂櫃規劃。然而，這項任務往往需要比對出貨明細和產品櫃數表，並進行大量的手動計算。隨著訂單數量和數據量的增加，傳統的人工處理方式暴露出效率低下、易出錯以及難以應對訂單變更等問題，成為物流規劃的重大瓶頸。如何在降低人力負擔的同時提升準確性和速度，成為企業亟需解決的痛點。
以附圖中的情境為例，為了完成出貨規劃，操作人員需要參考兩張關鍵表格進行比對和計算：
- 出貨明細表：記載每筆出貨的基本資訊，包括：
- 出貨日期：確定出貨的時間點。
- 發票號碼：標記每批出貨的唯一識別。
- 產品料號：每個產品的唯一編碼，用於後續比對。
- 出貨數量：該批產品的總數量。
- 客戶名稱、出貨地、目的地：用於物流路線和配送規劃。
- 貿易條件與貨代：影響物流成本和運輸選擇。
- 產品櫃數表：提供每種產品的標準裝櫃容量，包括：
- 產品料號：與出貨明細中的料號對應，用於比對查找。
- 出貨數量/櫃：表示每個貨櫃最多可容納該產品的數量（如900、600等）。這是後續計算的關鍵數據。
在實際操作中，這些表格的比對和計算過程通常是手動完成，整體流程繁瑣且極具挑戰性，具體包括以下步驟：
- 逐一比對產品料號：
人員需要從出貨明細表中提取每筆產品的料號，然後人工查找產品櫃數表中的對應料號，以確認該產品的裝櫃容量。如果料號眾多，比對的過程容易出現查找錯誤或遺漏。 - 計算每筆出貨的櫃數：
確認裝櫃容量後，操作人員需要手動進行計算，依據公式「出貨數量 ÷ 出貨數量/櫃」求出每批產品的總櫃數。例如，一筆出貨數量為70,200的產品，若每櫃容量為900，需計算：
70,200÷900=78（向上取整）。這需要人工處理進位規則，並將結果記錄到新報表中。 - 重複大量次數：
針對多筆出貨記錄（可能超過百筆），操作人員需反覆進行上述比對與計算動作，工作量隨著出貨規模的增長成倍增加。 - 填入新報表：
完成計算後，還需將結果逐一輸入新的報表，並檢查每筆數據是否正確無誤。 - 處理臨時變更：
如果出貨明細中的數量或料號發生變更，則需重新進行比對和計算，這意味著之前的工作可能需要完全推翻重來，增加額外的時間和人力成本。
手動操作的挑戰與痛點：
- 工作量龐大：多表比對和逐筆計算的重複性操作耗時耗力，難以快速完成。
- 易出錯：人工查找和計算中稍有疏忽就可能導致數據錯誤，進而影響後續的物流規劃。
- 效率低下：在訂單量大的情況下，手動操作無法滿足快速出貨的需求。
- 無法即時應對變更：訂單需求調整或數據更新時，人工流程的靈活性不足，可能導致計劃延誤。
這樣的操作模式不僅浪費人力資源，還可能對物流成本和服務品質造成負面影響，因此需要更高效的解決方案來取代。
二、RPA 如何解決訂櫃需求比對繁瑣的問題？
為了解決上述痛點，RPA（機器人流程自動化）技術可以將整個流程自動化，徹底減少人工參與，提升準確性和效率。以下是具體的解決步驟：
- 資料擷取：
RPA機器人首先會自動從系統中提取出貨明細表和產品櫃數表，將這些數據轉化為標準化格式進行處理，確保所有數據來源一致。 - 比對料號：
機器人使用內建的查找功能（類似Excel中的Vlookup），根據出貨明細表中的產品料號，自動匹配產品櫃數表中的對應裝櫃容量，並將結果記錄在暫存欄位中。 - 計算總櫃數：
機器人根據公式「出貨數量 ÷ 每櫃數量」進行計算，並自動處理進位（例如向上取整確保所有產品能完整裝櫃），將結果記錄在新報表中。 - 生成新報表：
完成所有計算後，RPA機器人會生成一份包含出貨明細與所需總櫃數的完整報表，格式清晰、數據準確，可直接供物流規劃和後續資源分配使用。 - 即時更新與通知：
如果出貨明細或裝櫃容量有任何變更，機器人會即時重新比對與計算，並將更新結果自動通知相關部門，確保所有人員同步掌握最新資訊。
透過以上步驟，RPA不僅縮短了數據處理的時間，還顯著降低了錯誤發生的風險，讓物流規劃更加精準和高效。
三、訂櫃需求導入RPA效益
導入RPA技術到物流業的數據處理流程後，企業將獲得以下幾項關鍵效益：
1. 效率提升
- RPA能以極高速度處理數據，比人工操作快數十倍，將數小時的工作縮短至幾分鐘內完成。
- 針對大批量訂單處理時，RPA可以全天候運行，無需中斷或休息，大幅提高作業效率。
2. 準確性提高
- 自動化數據比對與計算避免了人工疏忽或誤差，確保每一筆數據的準確性。
- 確保櫃數計算精準，避免因計算錯誤導致物流資源浪費或額外費用。
3. 成本節省
- 減少人工操作需求，降低人力成本，將員工從重複性高的工作中釋放出來。
- 降低物流資源分配錯誤造成的額外成本，例如錯估櫃數導致的多餘運費或延誤費用。
4. 應變能力強化
- 即時更新和通知功能讓企業能快速應對訂單變更，縮短調整時間，確保物流計劃不受影響。
- 面對高峰期或突發大量訂單，RPA的高效處理能力能穩定支撐業務運作。
在物流業高度競爭且需求多變的市場中，RPA技術已成為提升作業效率與準確性的利器。針對出貨明細與產品裝櫃容量的比對計算，RPA不僅能快速處理大規模數據，還能確保結果的準確性，幫助企業降低運營成本並提升物流規劃能力。導入RPA不僅是一個技術升級的選擇，更是打造未來智慧化物流的重要基石。企業應該積極採用這類自動化解決方案，全面提升其市場競爭力與客戶滿意度。
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