通常在準備簡報前，會透過Email和文件的紀錄，和客戶討論的會議摘要及後續的工作追蹤事項，再把會議紀錄寄給對方（並副本給相關的利害關係人）。
在業務的提案過程裡，較常用到的就是簡報軟體PPT、試算表Excel以及數據視覺化工具Power BI。
首先會利用Excel或Power BI分析手上的資料；然後從這些資料中找到對方現在及未來可能遇到的各種問題；最後透過PPT把要傳達的訊息視覺化。
在對企業的提案中，數字往往是客戶在聽簡報時最關注的，比如ROI。若簡報中看不到數字，客戶或主管可能就不願意採取行動，因為如果採取這份簡報的建議，實際執行時就很難有數值化的標準可以衡量，對上級也很難交代。
以筆者曾經擔任資深技術顧問時的情況為例，當時公司出了一個新的雲端桌面軟體，我負責協助公司的業務蕭團隊銷售，而該產品其實在市場上已經有很強的競爭者，我們必須從提案中呈現出與競品的差異。
因此，你得運用顧問式銷售的方法，站在使用者的角度重新評估「使用者到底關心的是什麼？」是產品功能多樣、後續服務的優劣還是純粹想節省成本？
如何打動客戶？你得把整個提案重心放在成本上
那麼我們又該如何打動客戶呢？當我們發現該客戶著重的是希望節省成本，你得把整個提案重心放在成本上，並降低產品功能介紹的比重。
我們可以這樣想：大多數人在家裡或公司都會有一臺電腦，你服務的公司可能也有資訊部門，通常一臺電腦壞掉，往往會耗費資訊部（或你）大把時間和成本。請想像一下，如果公司或學校有上百臺、上千臺電腦要維護，這樣的人事管理成本會有多高？
在顧問式銷售的過程裡，雲端桌面產品可以從幾個方向思考：
- 安裝一臺電腦須花費多久時間：
要安裝一臺工作用的電腦，需要安裝作業系統、辦公室軟體和公司需要的軟體，這時候我們可以預估安裝一臺電腦的工作時數，再乘以公司電腦總數就知道，客戶花的工作時間與成本。
- 管理一百臺電腦所預估的內部人力編制：
管理電腦的工作特別煩瑣，當你的電腦當機或軟體不能使用，這時你才向客服中心或資訊部門報修，就導致公司得聘雇額外的員工，人事管理成本於是產生。
這時候，你可以用一個月薪水乘以十四個月，假設為客戶維修人力成本。如果每增加一百臺電腦，就需要額外增加一位正職員工來處理報修問題，這樣你就得到簡單的數學公式：
（電腦臺數÷100）× 員工薪水
你就可以很輕易的預估人事管理成本是多少。
- 電腦損壞造成的商業和生產力損失：
通常電腦裡會有很多和公司有關的重要商業、財務或研發資料，如果你沒有備份資料，一旦硬碟損毀，這些資料就會消失。這些隱性成本和電腦停擺造成員工不能把工作的時間，叫做生產力損失。運氣夠好的話，這顆硬碟可能救得回來，但維修費用通常也要兩萬元以上。
整理出以上三點，就可以將銷售提案的主要訴求，從原本功能介紹，提升為以數據佐證的價值型介紹簡報。
國外已經吹起一股數字導向決策管理流程（Data Driven Decision）風潮，尤其外商業務都得透過數據工具分析我們搜集到的資料，並將其納入簡報內容，可以讓你的論述變得更精準。
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