本文摘自《沒有數字腦也能輕鬆解析數據》未經同意請勿轉載、摘編
在上一篇：如何避免資料分析地雷？本篇解析從工具到人都會遇到的6大問題 我們可以了解到，許多企業即便委託專業機構進行分析，最後發現只是耗費彼此的時間和金錢的狀況也不在少數—不是什麼成果都沒有，就是報告書做好了，卻被束之高閣，可說是令人遺憾的結果。以下為常見的失敗委託模式：
- 職責劃分曖昧不明：在哪些作業委外，哪些作業由內部負責都不清楚的狀態下進行專案。
- 委託內容背離實務、不切實際，分析後的結果，當然也無法使用。
- 提案時表示「預測結果精準度高」，實際執行後卻發現精準度沒提升多少。
除了以上的三點之外，另外還有分析公司的技術能力不足以及自家公司提供的資料太少（或是無法提供）導致無法驗證等原因。
「資料分析」委外的注意事項
首先，對於分析公司的業務負責人所說的話絕不可囫圇吞棗，盲目聽從，以「怎麼可能達成」的心態聽對方說話即可。
先明確表達我們碰到什麼樣的課題，委託對方提出能夠解決問題的方法。如果需要使用自家公司的資料，可以將資料定義表和樣本資料交給對方，並請對方提出更具體的解決方案。提案時如果能直接和對資料分析瞭若指掌的負責人對話，可以優先詢問對方具體能做到哪些事。
必須留意說出「AI什麼事都做得到」的公司。如果想藉由資料掌握現狀或是找出要因，即使不使用AI也能得出結果，所以可以從各式各樣的解決方案中選擇合適的方式。
委託外部分析公司進行數據分析解決方案時的幾項重點
數據分析會按下述五項程序執行。但從步驟一開始到從步驟五的流程，不一定只會進行一次就結束，會特別著重於步驟三及步驟四的部分，來回反覆分析資料、討論，藉此提高結果的精確度。
步驟一 打造分析環境
步驟二 檢查資料
步驟三 加工及分析資料
步驟四 編造提交結果時的故事
步驟五 會議討論時，善用視覺化工具提交結果
即便已經順利取得資料，若缺乏工具便什麼也做不了。若以料理比喻，就是只有食材，卻沒有廚房、沒有調理工具的狀態。因此，首先要打造出能夠進行資料分析的環境。
基本中的基本是Excel。雖說是資料分析，但執行的基本作業是將被稱為表格的資料互相組合計算，因此用來計算表格的Excel軟體就是執行資料分析工作的一員。然而，這並不代表所有的資料分析都能運用Excel輕鬆完成。因此，首先必須整理出哪些資料適合使用Excel，哪些不適合。
為了避免各位誤解，在此先告訴各位：事實上被稱為資料分析的作業內容，大部分都能運用Excel完成。只要將Excel高階函數相互組合，再搭配運用稱為Excel巨集的程式，即可完成大部分的作業。但若想熟悉使用方法到能靈活運用的程度，則仍需要花費一定的時間，因此新手使用專門的資料分析工具才是上策。
若以分量來看，只要符合下面任一項情況，各位便可以考慮導入資料分析專門工具：
- 資料行數或列數超過數十萬 → 資料量過於龐大，將導致Excel的計算速度變慢。
- 想要進行多變量分析或文字分析 → 雖然部分的多變量分析(迴歸分析等)只要運用分析工具也能透過Excel完成，但完整度仍然有限。
- 將各式各樣的條件製作成大量圖表，希望盡早確認各圖表有什麼樣的資料內容→ 用Excel進行的話，需要一定的技術。
- 想以各式各樣的方法呈現資料視覺化（像是在地圖上繪製計算結果等） → 基本的Excel圖表能做到的範圍有限（若是使用高手製作的Excel動態視覺化附加元件，沒有做不到的事，但要能靈活運用，門檻有點高）。
Excel的主要優點是可以一邊看著資料一邊計算，而且可以和PowerPoint和Word相互兼容，所以資料製作起來很非常輕鬆。若資料不多，需要計算的項目也很少，使用Excel就足夠了。此外，下述情況我認為也很適合使用Excel。
- 想要一邊確認資料，一邊進行資料加工
- 只需要運用透視表進行樞紐分析
- 製作和編輯圖表主要是貼在PowerPoint使用（不需要額外製作大量圖表）
資料分析工具有很多種，根據不同用途，適合的工具大致可以分為幾種類型
- 以計算(計算件數、求平均值或最大值等)為主，想在圖表上多下點工夫的話是「視覺化分析軟體」
- 除了計算之外，還需要分類、預測使用者
- 找尋要因的話，則是「統計解析軟體」
- 主要只想要預測，則建議導入「機器學習自動化軟體」
話雖如此，但不需要因為想做的事情很多，就一口氣全部導入。各項軟體都需要花錢（尤其近來大多都是年繳費用的訂閱制，無法直接買斷）。大多數的企業應該是沒有預算，也沒有意願全部導入。 雖然資料的運用與否取決於資料分析的知識和能力，但若是至今為止公司不曾透過資料分析進行決策，推薦可以導入微軟免費提供的「Power BI視覺化軟體」，以視覺化作為開始的第一步。
先行智庫企業級數據分析服務
先行智庫為你而讀為台灣管理顧問公司，服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及數據解決方案，了解更多企業服務內容：https://kscthinktank.com.tw/data-analysis/
零基礎相關文章：什麼是Excel樞紐分析？本篇5分鐘讓初學者快速上手！
