Excel 作為數據管理工具，廣泛應用於各行業的合約管理中。許多企業習慣將合約資訊儲存於 Excel 表格中，因其方便編輯、查詢和儲存大量資料。此篇文章以合約管理為例，探討如何利用 Excel 進行數據管理，雖然 Excel 具備方便編輯、查詢和儲存大量資料的優點，但在合約管理中，使用Excel維護合約管理常造成資料更新不及時、版本控制混亂、重複填寫等問題，這些痛點可能導致合約管理效率低下。事實上，合約管理不僅是法務、財務、採購人員的行政流程，更關係著企業營運效率。本篇文章將介紹如何結合 Excel 和 Power Automate，建立自動化流程，於合約到期前發送提醒通知，提升合約管理效率。
一、為什麼要用Power Automate做合約到期管理？
1. 自動化提醒：
自動化提醒功能確保合約即將到期時，系統能及時發出通知，避免人工管理中常見的遺漏問題。這不僅有效降低了合約過期可能引發的違約風險，也保障了企業能夠穩定地履行合約，進一步維護商業運作的穩定性與信譽。
2. 提升效率：
自動化流程取代了繁瑣且耗時的手動操作，使得合約管理變得更加輕鬆容易。藉由自動讀取資料和自動發送提醒，企業可以顯著節省時間和人力成本，幫助員工從重複性任務中解放出來，將更多精力投入到策略性決策和創新發展中，進而提升整體運營效率。
3. 提高準確性：
自動化流程大幅減少了人為錯誤的風險，確保每一個合約管理步驟都能精確執行。從資料讀取到通知發送，所有環節均由系統自動處理，增強了企業在管理上的可靠性與合約的執行效率。
二、自動化流程設計
1、設定 Excel 檔案：
在 Excel 中建立合約清單，包含部門、合約名稱、開始日期、到期日期、負責人信箱等關鍵資訊，這些資料將作為自動化流程的基礎。
2、建立 Power Automate 流程：
在建立 Power Automate 流程時，首先需要設定資料來源，使用 Power Automate 的「自動讀取訂閱管理 Excel」功能，從 Excel 檔案中讀取合約資料。接著，設定流程中的條件篩選，例如篩選出「合約到期日前」的即將到期合約。完成條件設定後，透過 Power Automate 的「Outlook 寄信」功能，自動發送提醒通知給合約負責人，確保他們能及時處理續約或其他相關事務。
3、合約到期寄信通知
最後，為了驗證流程的準確性，可以在「信箱」欄位中填入測試用信箱，進行預測試，檢查通知是否按計劃發出。
三、結論
將 Excel 和 Power Automate 結合應用，企業可以輕鬆實現合約到期提醒的自動化。這種結合適用於各種業務場景，如 HR 人資將員工合約到期日和續簽條件存入 Excel 進行管理，財務專員利用 Excel 來記錄客戶合約條款和付款條件，從而預測現金流，供應鏈分析師則使用 Excel 來管理供應商合約條款，評估履約狀況。然而，僅依賴 Excel 進行手動管理可能會增加錯誤風險，特別是在合約數量龐大或涉及多部門協作時，容易忽視重要的合約管理期限。例如，若因疏忽而錯過軟體續約，可能導致業務中斷或產生額外費用，對企業運營構成不必要的風險。在這種情況下，結合 Power Automate 的自動化流程不僅能顯著提高合約管理效率，還能有效降低操作風險，進而優化整體營運。因此，如果您的企業仍在手動管理合約，不妨嘗試這種自動化方式，您將會發現它所帶來的便利與效益。
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