洞察觀點

RPA自動化在企業的實例應用3:自動化訂閱制帳號管理使用Power Automate Desktop

RPA實例:使用Power Automate Desktop自動化訂閱制帳號管理

前言

數位化日益普及的今天,企業越來越依賴各種訂閱制服務,如SaaS軟體、數據庫和專業內容。這些訂閱不僅是企業運營的關鍵,也需要精確的管理以確保成本效益和服務可用性。本文將探討如何利用RPA工具—Power Automate Desktop—來自動化訂閱管理,提升企業效率。

背景

Sean是一名中型企業的IT主管,負責監控和管理多個部門的訂閱制帳號。他的工作包括追蹤帳號的到期日期、計算續約的時機,以及手動更新Excel報表。

問題

企業在網頁內容擷取和報告生成方面面臨以下挑戰:

  1. 訂閱管理的複雜性: 多部門、多帳號和不同的到期日期增加管理的複雜性
  2. 不必要的成本: 未及時取消不需要的帳號會導致不必要的費用
  3. 服務可用性風險: 未及時續約可能會導致服務中斷,影響業務運營。

解決方案: Power Automate Desktop實現訂閱制帳號管理的自動化

▪ 影片講解:

Power Automate Desktop取得當天日期填入Excel,結合公式自動算出離續約日期還有幾天。如果不到一個月,Power Automate Desktop會自動寄信給該帳號負責人,詢問是否續約。

▪ 流程設計邏輯:

  • 讀取訂閱管理Excel
  • 自動填入當天日期
  • 利用Excel公式計算距離續約日期的天數
  • 若距離續約日期不到一個月,自動發送提醒郵件給負責人

▪ 導入後:

導入這一解決方案後,Sean只需更新訂閱管理Excel,讓Power Automate Desktop負責計算和提醒即可。這樣節省了大量時間,同時確保更高的精確性和效率。

解決方案: Power Automate Desktop實現訂閱制帳號管理的自動化

效益和應用

效益:

  1.  費用節省:避免了不必要的訂閱費用支出,提高了財務效率
  2. 提前確認需求:允許部門提前確認是否需要續約,避免中斷服務
  3. 精確管理:降低遺漏和錯誤的風險

多元應用:

  • 合約和訂閱管理:自動追蹤和提醒功能適用於各種合約,包括供應商、客戶和服務合約
  • 資產和設備管理:監控資產和設備的使用壽命,自動提醒維護和檢查,適用於設備、車輛和機器
  • 供應鏈和庫存管理:預測庫存需求,自動庫存監控和訂購提醒,優化供應鏈效率
  • 客戶和員工關係管理:自動追蹤客戶合約和員工培訓證書的到期日期,提高整體效能

結論:提升企業競爭力的RPA解決方案

在高度競爭的市場環境中,利用RPA和Power Automate Desktop實現訂閱制帳號管理的自動化,不僅能夠提高效率,還能確保資源的最佳利用。這樣的自動化解決方案為企業提供了一個有效的工具,以應對不斷變化的業務需求。

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