精通Excel公式，提升工作效率與數據分析能力

在日常工作當中，Excel是最常使用到的軟體之一，但是經常在要處理數據報告時，常因爲公式不夠熟練，導致產出報告慢了別人好幾步。

本篇文章，將帶你學習和掌握Excel公式，提高個人效率、進行數據分析。Excel公式能夠幫助使用者快速計算和分析數據，從簡單的日常任務到複雜的業務分析，都有相對應的使用情景。無論是財務報表、市場研究、項目規劃，還是庫存管理，Excel公式都扮演著不可或缺的角色。精通這些公式，能夠讓你事半功倍，不必再加班做報表。

1.    計算統計函數

計算統計函數是分析數據集中趨勢、分散度及形態特徵的基礎。Excel提供了一系列強大的統計函數，今天幫讀者盤點最常使用到的幾個函數包括：

函數名稱	說明	語法
COUNT	計算範圍內含數字的單元格數量	COUNT(選取計算的範圍)
COUNTA	計算範圍內非空單元格的數量	COUNTA(選取計算的範圍)
COUNTIF	根據指定條件計算範圍內符合條件的單元格數量	COUNTIF(選取計算的範圍, 判斷條件)
COUNTIFS	根據多個條件計算範圍內符合所有條件的單元格數量	COUNTIFS(判斷範圍1, 判斷條件1, [判斷範圍2, 判斷條件2]…)
MAX / MIN	分別找出一組數據中的最大值和最小值	MAX(選取計算的範圍) / MIN(選取計算的範圍)
MAXIFS	根據一個或多個條件查找範圍中的最大值	MAXIFS(最大值範圍, 判斷範圍1, 判斷條件1, [判斷範圍2, 判斷條件2]…)
SUM	計算範圍內所有數值的總和	SUM(選取計算的範圍)
SUMIF	根據指定條件對範圍內的數值進行求和	SUMIF(選取計算的範圍, 判斷條件, [求和範圍])
SUMIFS	根據多個條件對範圍內的數值進行求和	SUMIFS(求和範圍, 判斷範圍1, 判斷條件1, [判斷範圍2, 判斷條件2]…)
SUMPRODUCT	計算範圍中對應元素乘積的總和	SUMPRODUCT(陣列1, [陣列2], [陣列3], …)

2.    邏輯判斷函數

邏輯判斷函數能夠對數據進行條件判斷，從而執行不同的計算或返回特定的值。以下是一些基本的邏輯判斷函數及其用法：

函數名稱	說明	語法
IF	根據給定條件的真偽來返回指定的值。如果條件為真，則返回一個值；如果為假，則返回另一個值。	IF(條件, 值如果為真的回傳結果, 值如果為假的回傳結果)
AND	測試多個條件是否全部為真。只有當所有條件同時滿足時，函數才返回TRUE；否則返回FALSE。	AND(條件1, 條件2, …)
OR	測試一組條件是否至少有一個為真。如果任何一個條件為TRUE，則函數返回TRUE；如果所有條件都為FALSE，則返回FALSE。	OR(條件1, 條件2, …)
NOT	用於反轉條件的真偽值。如果條件為TRUE，則返回FALSE；如果條件為FALSE，則返回TRUE。	NOT(條件)
TRUE	不需要任何參數，直接返回布爾值TRUE。	TRUE()
FALSE	不需要任何參數，返回布爾值FALSE。	FALSE()
IFERROR	檢查第一個參數的計算結果，如果不是錯誤，則返回該結果；如果是錯誤，則返回第二個參數指定的值。	IFERROR(值, 值如果錯誤)
SWITCH	評估一個表達式，並根據該表達式的值返回不同的結果。能夠減少需要多個IF函數的複雜公式。	SWITCH(表達式, 比較值1, 結果1, [比較值2, 結果2, …], [預設值])

3.    查閱參照函數

Excel的查閱參照函數是數據分析和處理中不可或缺的工具，它們提供了強大的能力來搜索、比較和引用數據。以下是一些基本的查閱參照函數及其用法：

函數名稱	說明	語法
VLOOKUP	在表格的第一列中查找某個鍵值，並返回同一行中的指定列的值。這是垂直查找。	VLOOKUP(查找值, 範圍, 列索引號, [範圍查找])
HLOOKUP	在表格的第一行中查找某個鍵值，並返回同一列中的指定行的值。這是水平查找。	HLOOKUP(查找值, 範圍, 行索引號, [範圍查找])
INDEX	根據行號和列號返回範圍中的特定值。	INDEX(範圍, 行號, [列號])
MATCH	在範圍內查找特定值，並返回該值在範圍中的相對位置。	MATCH(查找值, 範圍, [匹配類型])
OFFSET	根據指定的起點（參照點）、偏移量和大小返回一個範圍。	OFFSET(參照, 行偏移, 列偏移, [高度], [寬度])

4.    日期時間函數

Excel的日期時間函數讓處理和分析基於時間的數據變得輕而易舉。無論是計算日期差異、提取特定時間單位的值，還是確定特定日期的星期數，這些函數都是非常實用的工具。以下是一些基本的日期時間函數及其用法：

函數名稱	說明	語法
DATEDIF	計算兩個日期之間的差異。	DATEDIF(起始日期, 結束日期, “單位“)
SECOND	從時間值中提取秒。	SECOND(時間)
MINUTE	從時間值中提取分鐘。	MINUTE(時間)
HOUR	從時間值中提取小時。	HOUR(時間)
DAY	從日期值中提取天。	DAY(日期)
WEEKDAY	返回給定日期是星期幾。	WEEKDAY(日期, [返回類型])
WEEKNUM	返回給定日期屬於當年的第幾周。	WEEKNUM(日期, [返回類型])
MONTH	從日期值中提取月份。	MONTH(日期)
YEAR	從日期值中提取年份。	YEAR(日期)

5.    其他精選函數功能

除了之前提及的計算、邏輯判斷、查閱參照、日期時間函數之外，Excel還提供了許多強大的公式，可以用於處理各種數據分析和處理任務。以下是一些精選的常用公式及其用法：

函數名稱	說明	語法
CONCATENATE / CONCAT	用於連接兩個或多個字符串。CONCAT是在較新版本的Excel中引入的，用於替代CONCATENATE。	CONCATENATE(文字1, [文字2], …) / CONCAT(文字1, [文字2], …)
LEFT	從字符串的左側返回指定數量的字符。	LEFT(文字, [數字])
RIGHT	從字符串的右側返回指定數量的字符。	RIGHT(文字, [數字])
MID	從字符串的中間返回指定數量的字符。	MID(文字, 開始位置, 數字)
LEN	返回字符串的字符數。	LEN(文字)
TRIM	刪除文字前後的所有空格，並將文字中間的多個連續空格替換為單一空格。	TRIM(文字)
LOWER	將文本轉換為全部小寫字母。	LOWER(文字)
UPPER	將文本轉換為全部大寫字母。	UPPER(文字)
PROPER	將文本轉換為首字母大寫的形式。	PROPER(文字)
TEXT	根據指定的格式將數值轉換為文本。	TEXT(值, 格式文本)
VALUE	將文本轉換為數字。	VALUE(文字)
SUBSTITUTE	在文字中替換新文字舊有的某部分文字。	SUBSTITUTE(文字, 舊文字, 新文字, [替換次數])

結語：

掌握上述介紹的Excel公式將對您的數據處理和分析能力大有裨益。更重要的是，通過將這些函數互相結合應用，您可以極大地拓展Excel的功能，從而實現更加複雜和動態的數據處理。此外，我們還鼓勵讀者在遇到陌生的公式或需要進一步優化公式時，積極探索AI工具的應用，例如ChatGPT，它可以幫助您快速獲得有效的公式解決方案（延伸閱讀：讓 ChatGPT 幫你寫 Excel 公式！3個應用範例提升工作效率）。

同時，若還能應用Excel的樞紐分析功能，面對未來任何報表挑戰都能無往不利（延伸閱讀：什麼是Excel樞紐分析？本篇5分鐘讓初學者快速上手！）

總而言之，若能持續學習和應用這些Excel公式和應用技巧，將為你提高工作效率，進而在職場中展現出更加出色的表現和價值，為你的職涯加分！

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