洞察觀點

2024 Excel公式大全:上班族必學的45組函數都在這!

2024 Excel公式大全:上班族必學的45組函數都在這!

精通Excel公式,提升工作效率與數據分析能力

在日常工作當中,Excel是最常使用到的軟體之一,但是經常在要處理數據報告時,常因爲公式不夠熟練,導致產出報告慢了別人好幾步。

本篇文章,將帶你學習和掌握Excel公式,提高個人效率、進行數據分析。Excel公式能夠幫助使用者快速計算和分析數據,從簡單的日常任務到複雜的業務分析,都有相對應的使用情景。無論是財務報表、市場研究、項目規劃,還是庫存管理,Excel公式都扮演著不可或缺的角色。精通這些公式,能夠讓你事半功倍,不必再加班做報表。

本篇使用說明

備註1: 本篇文章可以善用ctrl+F 快速查找公式。
備註2: 語法解讀示例:
假設有一個公式的語法是:FUNCTION(必需參數, [可選參數])。
必需參數:這是在使用該函數時必須提供的資料。缺少這些資料,函數將無法正確執行。
[可選參數]:這表示該參數是選擇性的。您可以根據需要添加這些參數來擴展或調整函數的功能。如果您選擇省略這些參數,函數仍然會按照預設的方式運行。

1.    計算統計函數

計算統計函數是分析數據集中趨勢、分散度及形態特徵的基礎。Excel提供了一系列強大的統計函數,今天幫讀者盤點最常使用到的幾個函數包括:

函數名稱說明語法
COUNT計算範圍內含數字的單元格數量COUNT(選取計算的範圍)
COUNTA計算範圍內非空單元格的數量COUNTA(選取計算的範圍)
COUNTIF根據指定條件計算範圍內符合條件的單元格數量COUNTIF(選取計算的範圍, 判斷條件)
COUNTIFS根據多個條件計算範圍內符合所有條件的單元格數量COUNTIFS(判斷範圍1, 判斷條件1, [判斷範圍2, 判斷條件2]…)
MAX / MIN分別找出一組數據中的最大值和最小值MAX(選取計算的範圍) / MIN(選取計算的範圍)
MAXIFS根據一個或多個條件查找範圍中的最大值MAXIFS(最大值範圍, 判斷範圍1, 判斷條件1, [判斷範圍2, 判斷條件2]…)
SUM計算範圍內所有數值的總和SUM(選取計算的範圍)
SUMIF根據指定條件對範圍內的數值進行求和SUMIF(選取計算的範圍, 判斷條件, [求和範圍])
SUMIFS根據多個條件對範圍內的數值進行求和SUMIFS(求和範圍, 判斷範圍1, 判斷條件1, [判斷範圍2, 判斷條件2]…)
SUMPRODUCT計算範圍中對應元素乘積的總和SUMPRODUCT(陣列1, [陣列2], [陣列3], …)

The Complete Excel Formula Guide for 2024 45 Essential Functions Every Office Worker Should Learn

2.    邏輯判斷函數

邏輯判斷函數能夠對數據進行條件判斷,從而執行不同的計算或返回特定的值。以下是一些基本的邏輯判斷函數及其用法:

函數名稱說明語法
IF根據給定條件的真偽來返回指定的值。如果條件為真,則返回一個值;如果為假,則返回另一個值。IF(條件, 值如果為真的回傳結果, 值如果為假的回傳結果)
AND測試多個條件是否全部為真。只有當所有條件同時滿足時,函數才返回TRUE;否則返回FALSE。AND(條件1, 條件2, …)
OR測試一組條件是否至少有一個為真。如果任何一個條件為TRUE,則函數返回TRUE;如果所有條件都為FALSE,則返回FALSE。OR(條件1, 條件2, …)
NOT用於反轉條件的真偽值。如果條件為TRUE,則返回FALSE;如果條件為FALSE,則返回TRUE。NOT(條件)
TRUE不需要任何參數,直接返回布爾值TRUE。TRUE()
FALSE不需要任何參數,返回布爾值FALSE。FALSE()
IFERROR檢查第一個參數的計算結果,如果不是錯誤,則返回該結果;如果是錯誤,則返回第二個參數指定的值。IFERROR(, 值如果錯誤)
SWITCH評估一個表達式,並根據該表達式的值返回不同的結果。能夠減少需要多個IF函數的複雜公式。SWITCH(表達式, 比較值1, 結果1, [比較值2, 結果2, …], [預設值])

The Complete Excel Formula Guide for 2024 45 Essential Functions Every Office Worker Should Learn (2)

3.    查閱參照函數

Excel的查閱參照函數是數據分析和處理中不可或缺的工具,它們提供了強大的能力來搜索、比較和引用數據。以下是一些基本的查閱參照函數及其用法:

函數名稱說明語法
VLOOKUP在表格的第一列中查找某個鍵值,並返回同一行中的指定列的值。這是垂直查找。VLOOKUP(查找值, 範圍, 列索引號, [範圍查找])
HLOOKUP在表格的第一行中查找某個鍵值,並返回同一列中的指定行的值。這是水平查找。HLOOKUP(查找值, 範圍, 行索引號, [範圍查找])
INDEX根據行號和列號返回範圍中的特定值。INDEX(範圍, 行號, [列號])
MATCH在範圍內查找特定值,並返回該值在範圍中的相對位置。MATCH(查找值, 範圍, [匹配類型])
OFFSET根據指定的起點(參照點)、偏移量和大小返回一個範圍。OFFSET(參照, 行偏移, 列偏移, [高度], [寬度])

4.    日期時間函數

Excel的日期時間函數讓處理和分析基於時間的數據變得輕而易舉。無論是計算日期差異、提取特定時間單位的值,還是確定特定日期的星期數,這些函數都是非常實用的工具。以下是一些基本的日期時間函數及其用法:

函數名稱說明語法
DATEDIF計算兩個日期之間的差異。DATEDIF(起始日期, 結束日期, “單位“)
SECOND從時間值中提取秒。SECOND(時間)
MINUTE從時間值中提取分鐘。MINUTE(時間)
HOUR從時間值中提取小時。HOUR(時間)
DAY從日期值中提取天。DAY(日期)
WEEKDAY返回給定日期是星期幾。WEEKDAY(日期, [返回類型])
WEEKNUM返回給定日期屬於當年的第幾周。WEEKNUM(日期, [返回類型])
MONTH從日期值中提取月份。MONTH(日期)
YEAR從日期值中提取年份。YEAR(日期)

The Complete Excel Formula Guide for 2024 45 Essential Functions Every Office Worker Should Learn (3)

5.    其他精選函數功能

除了之前提及的計算、邏輯判斷、查閱參照、日期時間函數之外,Excel還提供了許多強大的公式,可以用於處理各種數據分析和處理任務。以下是一些精選的常用公式及其用法:

函數名稱說明語法
CONCATENATE / CONCAT用於連接兩個或多個字符串。CONCAT是在較新版本的Excel中引入的,用於替代CONCATENATECONCATENATE(文字1, [文字2], …) / CONCAT(文字1, [文字2], …)
LEFT從字符串的左側返回指定數量的字符。LEFT(文字, [數字])
RIGHT從字符串的右側返回指定數量的字符。RIGHT(文字, [數字])
MID從字符串的中間返回指定數量的字符。MID(文字, 開始位置, 數字)
LEN返回字符串的字符數。LEN(文字)
TRIM刪除文字前後的所有空格,並將文字中間的多個連續空格替換為單一空格。TRIM(文字)
LOWER將文本轉換為全部小寫字母。LOWER(文字)
UPPER將文本轉換為全部大寫字母。UPPER(文字)
PROPER將文本轉換為首字母大寫的形式。PROPER(文字)
TEXT根據指定的格式將數值轉換為文本。TEXT(, 格式文本)
VALUE將文本轉換為數字。VALUE(文字)
SUBSTITUTE在文字中替換新文字舊有的某部分文字。SUBSTITUTE(文字, 舊文字, 新文字, [替換次數])

結語:

掌握上述介紹的Excel公式將對您的數據處理和分析能力大有裨益。更重要的是,通過將這些函數互相結合應用,您可以極大地拓展Excel的功能,從而實現更加複雜和動態的數據處理。此外,我們還鼓勵讀者在遇到陌生的公式或需要進一步優化公式時,積極探索AI工具的應用,例如ChatGPT,它可以幫助您快速獲得有效的公式解決方案(延伸閱讀:讓 ChatGPT 幫你寫 Excel 公式!3個應用範例提升工作效率)。

同時,若還能應用Excel的樞紐分析功能,面對未來任何報表挑戰都能無往不利(延伸閱讀:什麼是Excel樞紐分析?本篇5分鐘讓初學者快速上手!

總而言之,若能持續學習和應用這些Excel公式和應用技巧,將為你提高工作效率,進而在職場中展現出更加出色的表現和價值,為你的職涯加分!

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