近期有越來越多的客戶找上我們做數據分析的顧問專案和訓練課程，有的單純是儀表板建置的技術問題、有的是資料盤點的問題、有的是如何呈現商業洞察的問題。這些問題，分別都是數據分析中非常重要的關鍵議題。表面上看起來這是單點式的問題，但若從更宏觀的角度，你會發現，這些議題之間其實是有先後順序的。今天就讓我們來看看數據分析的六大步驟。
步驟一：定義問題
方向對了，努力才會有意義。因此第一步界定問題，是數據分析能否成功的關鍵。我們首先要了解，利害關係人到底想看到什麼？或是面臨了什麼問題？你可以透過訪談的形式，了解最終報表的閱讀者，他們的期待和痛點是什麼？該做些什麼事情滿足他們期待？該如何解決他們目前的問題。
步驟二：取得數據
假設你已經知道數據分析的方向，下一個難題就是「如何取得數據？」。可以先判斷，究竟是只要使用到自己工作常用的數據就好？還是需要跨部門取得數據？如果需要跨部門，那該如何取得權限？如果有了權限，接著要思考你到底需要哪些欄位？因為原始數據可能欄位非常多，可以告知對方你只需要哪些欄位。在這階段，很多數據會因為權限關係無法取得，這時我們都會建議客戶，可以先用模擬的方式，模擬一份靜態報表，或是動態儀表板，讓對方知道，自己提供的數據，最後會如何被使用？以及能創造出何種價值？
步驟三：清理數據
這大概是花費最多時間的環節。取得原始數據後，你可能會發現，資料中有空值、無效值、重複值、空白列。或者需要做資料關聯、二維資料轉一維資料。甚至是新增一個自訂資料行、切割原始資料行等等。若是從系統下載的報表，通常會被切分成多份，這時就需要將多份報表合併。如果這些動作重複性質極高，可以透過excel巨集方式來完成。
步驟四：數據分析
如何將龐大複雜的資料，轉換成「商業洞察」，就在數據分析這環節了。要從何種維度進行分析？要用何種指標來衡量？都是這步驟的重點。例如一份銷售報表，可以從部門、銷售地區、產品，這3個角度來看。能用每月營收、YoY，也可以看逐年的平均訂單金額是否提升。透過這樣的排列組合，有助於你解決不同的問題，或者和不同對象進行溝通。
步驟五：資料視覺化
你可以用簡潔的敘述性文字、表格、靜態圖表、動態儀表板，來描述你的分析結果。協助我們從數據中，獲取更有意義的訊息。找出商業機會放大商機，或者找出問題進行改善。透過資料視覺化，你將能夠更有效的回答業務問題，為所屬的組織創造商業價值。
步驟六：發布報告
每一家企業習慣的報告方法不一樣。第一，可以從報告本身的形式來看，是靜態的PPT、Word，還是動態的儀表板。第二，也能從頻率角度來看，使用者需要多久查看一次？每小時？每天？每週？每月？季？第三，還能從權限的角度，誰可以瀏覽全部的報表？誰只能瀏覽部分的資訊？甚至也能從裝置的角度，是辦公室內的大電視看板？個人桌機？個人手持裝置？當我們從時間的先後順序來看，就可以預知，下一階段可能會產生什麼問題？或者該提早做哪些準備？
以上這些就是執行數據分析的主要六大步驟。先行智庫為你而讀為台灣管理顧問公司，輔導了數家企業一步步建立屬於自己的數據分析戰情室，了解更多企業服務內容：https://kscthinktank.com.tw/data-analysis/
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