本文由 知識煉金師魏美棻老師 撰寫，未經同意請勿轉載、摘編
手邊有落落長的記憶碎片，可能是要購買的物品、可能是開會前要做的簡報提醒等，看著這些列出來的「待辦清單」，怎麼覺得思緒更混亂，心情更低落了呢？
沒有歸類或被定義的資訊，都只是雜訊
清空大腦時，列完條列事項的瞬間會很有成就感還有清晰感，但接下來煩躁感就會出現，實在太多要被完成的東西了，做清單的目的是為了讓自己掌握到底還有哪些必要執行的事物，不會因「不確定感」讓自己處於焦慮狀態，心裡有底的感覺很重要。
沒有再次整理過的資訊，在重複檢查跟閱讀時，又會需要進行「查找」，這個對於注意力跟精力都是很耗損的，為了讓自己減輕這樣的負擔，我們會將資訊做再一次的處理，讓它放到應當要有的位置上：此時的分類依據會是：處理的時機、遭遇的場景。
明確的時機與情境是判斷點，讓思緒不再飄浮不定
如果有機會參觀工廠或是看見影片，要讓產線製作快速，流水線的處理是很必要的，每位技術員或是機器只做專屬自己的動作：抽、拉、壓、挑、組等，下一個人再進行下一組動作，如此一來每個位置都很好上手，儘管是新人進來也可以快速熟練工序。
整理清單也是如此，執行的時機可先簡單分為：下一步行動清單、等待清單、將來清單。先將資訊分類為即將要執行的、或是需要等待他人回應的、以及不用現在做的，把執行與否先做個區隔，才能將需要與他人配合的先執行完畢，並做好追蹤與提醒的準備。
下一步行動清單裡面再加上情境歸類做統一處理，譬如需要回的電子郵件跟要跟顧客聯繫的電話，同樣屬於「聯繫」類別，但是使用的工具不一樣時，還要再進行一次狀態轉換，倒不如能夠一次打完電話、集中處理信件、一次出門完成採買，在時間的安排上就會更有效率。
無法被分類或執行的，代表訊息拆解得還不夠明確
儘管你知道要聯繫客戶或主管，但是這通電話或信件卻遲遲無法被執行，因為連繫只是最末端的動作，聯繫的內容才是核心主軸，內容中要執行的動作又可能會包含：聯繫/詢問、檢視/查找、製作/輸入、思考/決策等，像俄羅斯娃娃一般打開一個還有一個，一個套一個的連續任務。
譬如說要給同事一份宣傳稿的範本，除了截止日期、寄送對象之外，要給什麼樣的規格？要給什麼樣的形式？要給什麼樣的素材？要製作的初衷與注意事項？這些都是必須被考慮的，這些若沒有先被確認，就會發現自己又落入往往返返的聯繫膠著狀態了。
檢視的時候如果發現過去的資訊太舊無法使用，宣傳稿的範本是需要重新規劃製作的，那新資訊的查找、資料的彙整、內容的呈現等，包含了查找、思考、聯繫、整理、製作等動作，這些很難一下子處理完，光處理一件就佔一段時間，若有需要搜尋的各項任務能集中查找就比較省時了。
學會訊息的處理，同時訓練做筆記的關鍵技巧
做筆記時你會發現從聽到抄下來難，整理抄下來的資訊也難，難的原因在於「篩選」、「拆解」、「分類」的技巧掌握度不夠熟練。
1. 篩選：能在接收資訊時篩選出「哪些叫做重要？哪些資訊不要？」、分辨「是只有訊息接收還是要有下一步執行？」與決定「是現在做？等一下做？給別人做？還是要等別人回應？」
2. 拆解：資訊裡所包含的材料、動作與步驟，譬如：思考、閱讀、規劃、聯繫、出門等。
3. 分類：能夠將拆解完的訊息置放到應該的位置上，譬如下一步行動清單、等待清單、將來清單等。
整理資訊的操作流程3步驟：
1. 移轉：清空大腦抽訊息到筆記中 → 降低腦袋負荷量
2. 拆解：將抽出來的資訊進行內容拆解與定義 → 降低執行複雜度
3. 分類：將拆解後的內容置放到該有的位置 → 降低檢視干擾度
不是硬逼自己習慣成自然，而將這些必要的步驟進行操作，並逐一地調整自己覺得不順的地方，直到操作很自然，才有機會變成習慣，處理事務也就會更加輕鬆而有效率，希望這些對你有些幫助。
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