洞察觀點

職場溝通——「邀約」的參考步驟

職場溝通——「邀約」的參考步驟

本書摘自遠流出版《順勢溝通》

一般常見的情境,大概是我們要主動丟球或被動接球的溝通場合。而各種情境的溝通,其實是從大家常說的禮貌三寶出發,也就是「請」、「謝謝」與「對不起」。

請,通常是我們有事情需要對方幫忙,或是想和對方合作的情況。

這幾年經營個人社群,一開始收到邀約都會認真回應,但當邀約日漸增多之後,我發現過濾邀約就已經超級花時間成本,每次的回應更是費時費力,也不禁反思自己過往開口邀約時做得不夠好的地方,難怪以前人家都不理我。

邀約時如何降低對方的理解成本?不一定是正確答案,想說說幾種我的判斷。

請求時,裝熟不一定是好事

很多人說,如果能夠親切地喊出對方的名字,那麼就能拉近與對方的關係。如果對方有英文名或常用外號,這樣喊應該沒問題。不過以台灣人來說,直接喊中文全名或是省略姓氏,很可能會讓人聽得不太習慣。如果沒有確認與對方的關係,真心建議不要這樣做。

那怎麼做比較好呢?最簡單的,就是喊對方的姓氏加上「先生」或「小姐」,這是最基礎的稱呼。如果已知對方的職稱,也可以加上去,例如某某經理、某某專員等。

別把邀約信當成通訊軟體

過濾邀約時,我所遇到最多的狀況,是許多來信僅告知自己是某單位,希望可以合作。信件內容如此,完全沒有其他細節。

這時候,我必須回信和對方確認,是想要談哪方面的合作,有沒有一些方向或是細節。若對方的回信是:「希望找你來上課,謝謝。」又要再回信給對方,詢問下一步的細節。在這一來一往之間,真的耗費許多時間。

如果真的要用信件邀約,可以先把合作方向和細節寫上,讓對方能夠快速掌握,節省彼此的時間成本和溝通成本。不僅是邀約,在任何商務場合上,其實節省對方的成本都是重要的能力。

別把邀約信當成通訊軟體

用禮貌的詞,卻粗暴表達?

請合作或拜託協助,是沒有問題的。不過許多人打著合作的名號,內容卻是要求或為難。好比收過許多信件,對方說真的很喜歡我的東西,詢問我能不能免費幫忙做些什麼。每次看到這樣的信,我都會很驚訝。通常我們喜歡一個東西,不是會花錢購買嗎?怎麼會覺得是免費的呢?

收多這樣的信之後,我開始思考,如果想要別人幫忙,發出邀約信時,也許可以利用以下五個步驟:

【說明來意】→【自我介紹】→【與對方連結】→【目的與細節】→【結尾】

很多人在信件主旨上會寫「忘形老師合作邀約」,但我會建議把邀請方向打上去,例如:

課程邀約:邀請忘形老師到得意公司教授溝通課程

自我介紹,是把合作角色說清楚。首先我會先說明自己是誰,接著可能會帶到一些公司的業務,再提出邀請,例如:

忘形老師,我是得意公司的得意,我們是一個銷售公司,平常有許多和客戶溝通的需求。

接下來,說明為什麼要找對方或如何找到對方。可以說出一些關鍵資訊,讓對方感受到我不是隨便來合作的,目的是與對方建立連結。例如:

我關注您的粉絲專頁很久了,覺得您每一篇文章都寫得很有道理。我也有上您的線上溝通課,我認為您說到很多盲點,是很多人說話的通病。希望能夠邀請您來幫我們的業務上課。

然後,該進入目的與細節了,這裡的重點是把合作細節說明清楚,包含了時、地、事、人、物、費用等,如果有希望與對方討論的事項,也可以在這邊以提問的方式來確認資訊。例如:

我們的課程預計辦在今年的十月下旬,地點位於台北的總公司,對象預計是三十名業務夥伴,希望讓他們更能與顧客建立關係。

不知道您有沒有課程大綱能夠先提供參考呢?以及,也想詢問您的課程報價。

最後,就是結尾了。這裡包含信件的總結與提供聯繫方式。提供一個範例:

以上,是我們希望邀請您來講課的內容,如果有不清楚或需進一步確認的部分,歡迎回信,或是撥打我的電話/以我的通訊軟體聯繫,期待您的回覆。

【職場溝通思考題】 留下三個思考題給你,也歡迎找你的同事或朋友討論看看。

無論是邀約信或以邀約為目的的訊息當中,最重要的就是把我的來意、我是誰、為什麼找對方、合作細節、後續聯繫等幾個關鍵說明清楚。

或許會有人說:「天啊,這樣的訊息不會太長嗎?」我個人認為,說明得愈清楚,只會讓對方愈有被尊重的感覺。不清楚的邀約反而耗費彼此的溝通成本,還會讓人擔心合作起來會否有哪些事項被遺漏的情形,以及不必說出「我對你的景仰如滔滔江水,綿延不絕」等恭維,基本上都能夠在對方的心理留下一個好印象。

當我們需要請任何對象合作或幫忙時,記得從對方的角度思考:如何邀約能夠讓對方感到被尊重,能花最少的時間掌握全局,並快速地針對合作的關鍵點進行說明。

【職場溝通思考題】 留下三個思考題給你,也歡迎找你的同事或朋友討論看看。

●在需要開口邀約的情境中,這一課的步驟能夠適用嗎?

●如果能夠適用,你覺得有哪些地方要特別注意嗎?

●如果不適用,你會如何修正呢?

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