本文摘自先行智庫「應變混合工作模式的敏捷專案管理工作坊」研討會內容，未經同意請勿轉載、摘編
後疫情時代，促使混合型團隊將成為新辦公趨勢。混合型團隊包含：「本地+遠端」、「虛擬+部門」以及「當地+跨時」。因此，團隊的能見度對管理產生很大的影響，往往需要透過科技工具進行虛擬溝通，或是以制定見面頻率維持工作關係，由於資訊往往需要經過科技的二次過濾，將會造成溝通線索變少，造成管理困境。
團隊組織的難題
- 如何建立團隊默契 – 新舊成員/成員工作習慣
- 如何尋求團隊共識 – 專案目標與範圍的校準
- 如何公平分工分權 – 專業分工與灰色地帶衝突管理
- 如何快速應變市場 – 內部調整與外部變化
- 如何有效生產價值 – 使用者體驗與商業目標價值
為什麼團隊溝通這麼難？
專案溝通如果要成功，成員間的協作方式扮演了關鍵的角色。可想而知，當團隊人數增加，溝通成本也會提高。舉例而言，如果我們將信義房屋團隊每位成員的溝通看做一個溝通橋梁，則三人團隊的溝通橋樑總數為3（Steve-Gary、Gary-Dylan、Dylan-Steve）。
下圖呈現的數字為溝通橋梁總數，當數字越高，人與人之間的有效溝通越低。如何控制團隊人數與溝通方法是專案管理成功的關鍵。
先行智庫如何透過工作坊模擬高績效專案管理？
- 團隊破冰建立敏捷工作看板
- 透過地圖遊戲認識專案管理基礎觀念
- 敏捷撲克牌遊戲
- 敏捷專案管理基礎概念說明
- 透過硬幣遊戲認識精益生產的 7 大浪費
- 基礎可視化看板與工作任務卡概念說明
- 團隊實戰
總歸來說，專案管理是一種暫時性的努力，用以創造出一項獨特性的產品、服務或是成果。而另一方面，工作管理管的是：
好的專案管理應該要持續校準（Alignment）
敏捷遊戲的討論與做法修正，就像是汽車需要定期回廠保養與做四輪定位，所以專案團隊也需要定期做校準動作。
- 透過日常對話或１對１訪談頻繁的蒐集利害關係人回饋
- 透過外部敏捷顧問做觀察與回饋
- 透過定期回顧會議建立循環回饋機制
在專案溝通的過程，我們經常面臨以下挑戰：
- 延遲交付物
- 估算不準
- 整個團隊忙到不可開交
- 優先順序模糊不清
- 需求來自四面八方
- 互相不清楚誰在幹什麼
看板幫助我們使“隱形”的工作可見
看板是一種讓團隊工作視覺化的方法，你只要為每一個工作建立便利貼並透過看板管理，就可以讓隱藏的工作無所遁形。我們透過敏捷看板可以知道每一件工作流動的狀況。
- 誰在做什麼
- 你正在處理哪些工作
- 每一位成員進行中的工作數量有多少
工作卡片的設計
好的卡片可以讓你看到工作項目的進展狀況，也能團隊決定下一步該如何處理。
卡片應該有哪些內容：
- 工作項目描述
- 誰在負責處理
- 工作編號
- 完成日期
- 工作類型
從這些資訊，你可以知道哪些工作受阻？工作之間有任何依賴關係嗎？這張工作處理了多久？它需要優先被處理嗎?
將工作視覺化，可以讓團隊成員更清楚目前的專案狀況是什麼。更每一個工作從請求到完成需要花的時間有多長。使用看板的目標是為了做出積極的改變，確保在整個專案過程中都可以持續優化工作流程。
【活動紀錄】
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