洞察觀點

委外數據分析解決方案總不如預期?3個常見失敗模式、5項步驟要點幫助企業避開委外地雷

委外數據分析解決方案總不如預期?3個常見失敗模式、5項步驟要點幫助企業避開委外地雷!

本文摘自《沒有數字腦也能輕鬆解析數據》未經同意請勿轉載、摘編

在上一篇:如何避免資料分析地雷?本篇解析從工具到人都會遇到的6大問題 我們可以了解到,許多企業即便委託專業機構進行分析,最後發現只是耗費彼此的時間和金錢的狀況也不在少數—不是什麼成果都沒有,就是報告書做好了,卻被束之高閣,可說是令人遺憾的結果。以下為常見的失敗委託模式:

  • 職責劃分曖昧不明:在哪些作業委外,哪些作業由內部負責都不清楚的狀態下進行專案。
  • 委託內容背離實務、不切實際,分析後的結果,當然也無法使用。
  • 提案時表示「預測結果精準度高」,實際執行後卻發現精準度沒提升多少。

除了以上的三點之外,另外還有分析公司的技術能力不足以及自家公司提供的資料太少(或是無法提供)導致無法驗證等原因。

「資料分析」委外的注意事項

首先,對於分析公司的業務負責人所說的話絕不可囫圇吞棗,盲目聽從,以「怎麼可能達成」的心態聽對方說話即可。

先明確表達我們碰到什麼樣的課題,委託對方提出能夠解決問題的方法。如果需要使用自家公司的資料,可以將資料定義表和樣本資料交給對方,並請對方提出更具體的解決方案。提案時如果能直接和對資料分析瞭若指掌的負責人對話,可以優先詢問對方具體能做到哪些事。

必須留意說出「AI什麼事都做得到」的公司。如果想藉由資料掌握現狀或是找出要因,即使不使用AI也能得出結果,所以可以從各式各樣的解決方案中選擇合適的方式。

委外數據分析解決方案總不如預期?3個常見失敗模式、5項步驟要點幫助企業避開委外地雷

委託外部分析公司進行數據分析解決方案時的幾項重點

數據分析會按下述五項程序執行。但從步驟一開始到從步驟五的流程,不一定只會進行一次就結束,會特別著重於步驟三及步驟四的部分,來回反覆分析資料、討論,藉此提高結果的精確度。

步驟一 打造分析環境

步驟二 檢查資料

步驟三 加工及分析資料

步驟四 編造提交結果時的故事

步驟五 會議討論時,善用視覺化工具提交結果

即便已經順利取得資料,若缺乏工具便什麼也做不了。若以料理比喻,就是只有食材,卻沒有廚房、沒有調理工具的狀態。因此,首先要打造出能夠進行資料分析的環境。

基本中的基本是Excel。雖說是資料分析,但執行的基本作業是將被稱為表格的資料互相組合計算,因此用來計算表格的Excel軟體就是執行資料分析工作的一員。然而,這並不代表所有的資料分析都能運用Excel輕鬆完成。因此,首先必須整理出哪些資料適合使用Excel,哪些不適合。

為了避免各位誤解,在此先告訴各位:事實上被稱為資料分析的作業內容,大部分都能運用Excel完成。只要將Excel高階函數相互組合,再搭配運用稱為Excel巨集的程式,即可完成大部分的作業。但若想熟悉使用方法到能靈活運用的程度,則仍需要花費一定的時間,因此新手使用專門的資料分析工具才是上策。

委外數據分析解決方案總不如預期?3個常見失敗模式、5項步驟要點幫助企業避開委外地雷

若以分量來看,只要符合下面任一項情況,各位便可以考慮導入資料分析專門工具:

  1. 資料行數或列數超過數十萬 → 資料量過於龐大,將導致Excel的計算速度變慢。
  2. 想要進行多變量分析或文字分析 → 雖然部分的多變量分析(迴歸分析等)只要運用分析工具也能透過Excel完成,但完整度仍然有限。
  3. 將各式各樣的條件製作成大量圖表,希望盡早確認各圖表有什麼樣的資料內容→ 用Excel進行的話,需要一定的技術。
  4. 想以各式各樣的方法呈現資料視覺化(像是在地圖上繪製計算結果等) → 基本的Excel圖表能做到的範圍有限(若是使用高手製作的Excel動態視覺化附加元件,沒有做不到的事,但要能靈活運用,門檻有點高)。

Excel的主要優點是可以一邊看著資料一邊計算,而且可以和PowerPoint和Word相互兼容,所以資料製作起來很非常輕鬆。若資料不多,需要計算的項目也很少,使用Excel就足夠了。此外,下述情況我認為也很適合使用Excel。

  • 想要一邊確認資料,一邊進行資料加工
  • 只需要運用透視表進行樞紐分析
  • 製作和編輯圖表主要是貼在PowerPoint使用(不需要額外製作大量圖表)

資料分析工具有很多種,根據不同用途,適合的工具大致可以分為幾種類型

  • 以計算(計算件數、求平均值或最大值等)為主,想在圖表上多下點工夫的話是「視覺化分析軟體」
  • 除了計算之外,還需要分類、預測使用者
  • 找尋要因的話,則是「統計解析軟體」
  • 主要只想要預測,則建議導入「機器學習自動化軟體」

話雖如此,但不需要因為想做的事情很多,就一口氣全部導入。各項軟體都需要花錢(尤其近來大多都是年繳費用的訂閱制,無法直接買斷)。大多數的企業應該是沒有預算,也沒有意願全部導入。 雖然資料的運用與否取決於資料分析的知識和能力,但若是至今為止公司不曾透過資料分析進行決策,推薦可以導入微軟免費提供的「Power BI視覺化軟體」,以視覺化作為開始的第一步。

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