洞察觀點

吉兒老師談訓練:企業轉型如何將老員工的阻力化為助力

吉兒老師談訓練:企業轉型如何將老員工的阻力化為助力

本文由 吉兒老師談訓練 撰寫,未經同意請勿轉載、摘編

前些日子與先行智庫合作「運用員工關係型塑企業文化」課程,我將過往實務經驗把企業文化型塑區分成三種類型:組織融合、組織活化與組織轉型。剛好目前服務公司屬於組織轉型類型,所以不約而同有許多學員詢問吉兒老師「企業在轉型階段該如何提高老員工的配合度?」今天就藉此機會來談談這個主題吧!

推動組織轉型,對老員工來說一定會有許多的不適應,在改革過程中,我最常被問到「以前都可以,為何現在不可以」,其實某方面是因為他們「安全感不足」,害怕組織在轉變過程中被組織淘汰,如何降低他們的不安全感,是我們可以努力的方向。

文化的改變,說真的是件痛苦的事,為了降低老員工的不適應感,很多事情必須採取「慢活」溝通方式,HR必須不厭其煩進行說明:改變的目的、會有那些地方不一樣、改變對同仁及公司的好處…等,當遇到同仁說不可能時,我通常會採取「我做給你看,有事我負責」作法,讓老員工知道,其實改變好像也沒有那麼可怕。

除了採取慢活溝通方式外,我通常會讓願意改變的老員工有「被看見的機會」,這是什麼意思呢?如果有老員工因為改變有不一樣的行為展現,或是有好的績效展現時,我會藉機在總經理及老員工雙方面前,告訴總經理說:A君有那些行為展現,幫公司帶來XX好處,總經理要幫他鼓勵一下喔,讓老員工有成就感有面子;除了在總經理面前讚美老員工外,我也會透過內部信件,將老員工好的行為展現,藉由內部信件公告周知,讓其行為繼續正增強,對願意改變的老員工來說,是很好的激勵方式。

反之,如果遇到老員工總是不願意改變與調整時,我們該如何處理呢?吉兒老師通常會採「循序漸進」的處理方式。我以「雲端刷卡」為例進行說明:

不預設立場及對象,針對全體員工公告周知

一、不預設立場及對象,針對全體員工公告周知

提醒同仁,雲端刷卡只是開放大家多一種刷卡管道,即使在家完成線上打卡作業,請大家還是需配合於9:00前準時到班。

二、針對「不願意配合對象」進行第二次通知;並「同步」向上反映

如果有同仁不遵守規範(新進同仁通常都會遵守公司機制),針對「不願意配合對象」進行第二次提醒通知;同步讓單位主管及總經理知道,HR目前在進行那些改革(修正出缺勤異常狀況),遇到那些困境(老員工先行在家進行線上打卡,常常逾9:00以後才來上班),接下來我會如何處理(如果老員工無法改善,將取消雲端刷卡權限),以及我需要總經理那些支持與協助(即使是老員工,也需支持公司規範與體制)。

三、請「不願意配合對象」提出說明,確認無法配合原因

針對一直無法改善問題者,寄發第三次提醒通知,並請其提出無法準時到班的原因說明,並將信件cc給單位主管及總經理;連繫其單位主管,告知目前所遇狀況(老員工遲到狀況依然無法改善、當月異常統計數),接下來HR預定採取作法(若老員工無法X月X日前改善,HR預定何時取消雲端打卡機制),先請求單位主管支持。

四、寬限時間到,直接執行新方案

再次向總經理報告,新政策目前執行狀況,針對不遵守規範者,HR將採取那些措施,確認總經理支持後,再針對不遵守規範者取消其線上刷卡權利,讓老員工了解,公司是玩真的。

總經理對於老員工都會存在很深的情意,有時候對於老員工的不符合規範行為,只要不是與操守有關,通常會採取睜隻眼閉隻眼的處理模式。但隨著團隊慢慢變大,新的成員加入,如果因為老員工不遵守體制造成管理上的困擾,即使很棘手,HR還是必須著手處理。

企業轉型就像準備搭火車的月台一樣

企業轉型就像準備搭火車的月台一樣

曾經有個高階主管告訴我:「公司改革就像月台上預訂行駛的火車一樣,時間到火車要開了,願意接受改革者就一起上車;不願意改革者,就只能讓他停留在月台上跟他說再見,因為改革列車只能向前行」。

HR須秉持中立立場,有時扮演啦啦隊角色,有時扮演糾察隊角色,HR是企業改革的推手,只要出發點良善,相信一定可以獲得公司及員工的支持。「家有一老如有一寶」老員工是阻力還是助力,取決公司的態度與決心,別忘了喔!小事大宣傳,創造同仁尊榮與成就感,老員工將是公司的一塊寶!

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先行智為台灣管理顧問公司,服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及HR訓練需求調查與訪談,了解更多企業服務內容:https://kscthinktank.com.tw/custom-training/

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