本文摘自方言文化《6區塊黃金比例時間分配法》未經同意請勿轉載、摘編
「天啊!我做到哪裡了?」
想必我們都有過專心做某件事,卻突然被外界干擾而中斷思緒的經驗,即便努力想恢復原先的專注狀態,也要很長的時間才能做到,或者根本回不到原本的狀態。
完全不受打擾、聚精會神的兩小時,和同時必須處理電話、簡訊的兩小時,兩者間雖同樣的時程,工作品質卻存在很大的落差。
使用「塊狀時間」絕對比「零星時間」更專注
假如在BLOCK6系統放入固定時間和塊狀時間,將會看見差異。我們普遍會在一週裡固定安排必須長期維持的項目,像是運動、學習外語、讀書等,非屬此類的塊狀時間則視情況安排,不過每次出現至少都會安排兩個區塊或以上,這是為了能使自己完全投入工作,才會如此分配。
專案或需要創意的工作,特別適合使用塊狀時間,因為進行這些工作時,如果能夠全神貫注、不受任何打擾,工作成果將會比使用零散時間好上許多。以我來說,通常會在企劃、決策、寫作、編輯時使用塊狀時間。
不只我強調塊狀時間區塊的重要性,著名的「管理學專家」彼得.杜拉克曾說:「對於知識工作者而言,『連續』利用時間非常重要。如果知識工作者想要實現目標,必須能夠大量使用連續時間,尤其是所有的經營者。」
正如同彼得.杜拉克所強調,多數的人們在一天當中都要有部分時間是以知識工作者來度過,同時也必須自我經營,我們有必要記住這段話。
比爾.蓋茲( Bill Gates)以實行「思考週」聞名。一年兩次,每次約一週的時間,他會帶著裝滿書籍和文件的巨大環保袋,住進一間小屋。在這段期間內,他會斷絕和外界的所有接觸,不受任何打擾,獨自進行深入研習和思考。這些企業界的最高經營者刻意爭取塊狀時間,便是因為他們深知這樣的時段能帶來深層的投入和極高效果。
活用塊狀時間的五個階段
接下來,分成五個階段作說明,如何在忙碌的日常生活中確保並善加利用塊狀區塊。
第一階段:挑出需要利用塊狀時間的工作
首先,我們要做的是在寫完待辦清單後,挑出其中帶有專案性質的工作。這類工作相較於擠出三十分鐘、一小時來執行,更適合運用兩個小時以上的時間潛心研究。
第二階段:提前卡位
日常中往往因為忙於朋友聚會,透過線上課程的自我學習以及身體鍛鍊等等,很難保證自己能有塊狀時間,所以必須先「卡位」。
我通常會在月初時,就先預留當月的塊狀區塊,然後在其他事情占據我的時間之前,提前計畫要做什麼、執行多少進度,又該在什麼時候落實。
列出第一階段所挑出的工作後,接著決定事情該在什麼時候執行多少進度。如果計畫愈明確,就愈能感受到塊狀區塊有多珍貴,也更能聰明應對額外的約定。事先卡位,明確定義那段時間內該做什麼事,以及執行進度的多寡,這是活用塊狀區塊五個階段中最重要的一環。
第三階段:學會暫時遺忘
選定時間後請先「遺忘這件事」,不要時刻都惦記著:「這個我也要做,那個我也要做,什麼時候才能做完?」這樣會產生被催促的感覺。不習慣這樣的思考,你將受到那些不用立即實行的事情影響,難以專注於現在。請把精神集中在當下,暫且忘記未來要做的事,你可儘管放心,因為早已經預留之後要做那些事的時間。
第四階段:營造適合的環境
創造一個能夠完全活用塊狀區塊的環境,像比爾.蓋茲那樣,實行「思考週」,住進小屋一個星期的方法便屬於環境設定。
我曾在寫書時,搬到位於江原道平昌的冥想村住了一週。可能會有人認為,老公出門上班後獨自在家寫作和去冥想村寫作,兩者並沒有什麼不同,但實際上相距甚遠。如果待在所謂家的空間,思緒無法專注,例如想起掃地、洗衣服、冰箱裡的年糕等等,從根本上來說,投入的狀態和遠離這一切的空間有很大的差別。
因為這樣的經驗,我得知周遭的空間、聲音、溫度⋯⋯對自己的專注力有多大的影響。回到家後,每當遇上塊狀時間區塊,我就會先從「環境設定」著手,想辦法讓自己盡量投入。例如將手機切換成「勿擾模式」,登出電腦版 kakao talk*,就能感受到完全不同程度的沉浸感。
請想辦法讓自己專注在區塊之內,與外界徹底隔絕吧!
第五階段:無條件去做
萬事俱備,現在只要做就對了。當我進行塊狀區塊期間,如果覺得自己坐不住時,都會嘗試用一個句子撐到最後。這句話來自著有大河小說 +《漢江》、《阿里郎》等作品的作家趙廷來(Jo Jungrae),其創作小說《富麗堂皇的寫作地獄》中的句子。
「如果小說寫得不順利,別想用其他的方法轉換心情,應該更靠近書桌,下定決心寫到最後,再遠離它。」
期盼我們都能在那段前一個月就先卡位,並於和自己約定好的「塊狀時間」內,完成決心要在此期間做到的事情。
*譯註:韓國最多人使用的通訊軟體。
+譯註:譯自法語 roman-fleuve,意指「連續性的長篇小說」或是「系列小說」。通常分成很多卷冊,每一卷冊也都能自成一體,內容主要描述一個中心人物、民族家族的某一段歷史時期發展。
先行智庫為你而讀為台灣管理顧問公司,服務內容包含企業內訓、顧問諮詢以及領導管理,了解更多企業服務內容https://kscthinktank.com.tw/custom-training/