本文轉載自 艾達諾昊 未經同意請勿轉載、摘編
合約是需要管理的，在實際運作上必須就實際情況與公司營運情形來建立合約管理制度，因此需要結合預算管理、核決權限、合約金額、合約審查、合約用印、合約行政、執行管理等面向，來進行合約管理規範制定，並非只是僅有合約審查而已。簡單來說，合約管理制度，須就公司組織規模大小，來量身訂做打造制定，避免管理制度過於簡易無法發揮管理效益，或過於複雜造成執行上窒礙難行。
預算管理
公司營運，任何經營運作都會有預算，在有預算的情形，公司才具有合約執行能力，才能對外進行簽約。如果是超出預算的合約，就必須要經過公司審查與核准，方能對外簽約。所以，合約管理的首先第一個環節，需要將預算管理結合運作，並非將合約與預算兩者分開單獨管理。
核決權限
誰可以代表公司對外談判簽約，除法律規定的法定代理人外，還有經過公司授權的被授權者，方能對外合約談判，並且給予一定的授權談判條件。若被授權者變更或離職的情形，必須要通知對方，讓對方知道，原先的被授權者已無權限可以對外代表公司，避免產生民法上表現代理問題發生。
合約金額
合約金額，應該如何來定價，除從業務層面判斷外，還需經由財務部門試算P&L(損益)，甚至金額標的大的話，會需要符合稽核規範。因此，合約金額會因為合約類型、合約價金高低、合約執行成本及其他考量因素，來決定合約的定價。
合約審查
合約審查流程，審查內容包含預算、核決權限、合約金額、合約內容及是否符合公司政策規定等。參與者包含業務部門、財務部門、法務部門及其他與合約涉及有關的部門；審查者，依照合約性質及核決權限，因此，合約審查者一般來說，就會包含業務部門主管、法務部門、相關部門主管、總經理/董事長。
用印管理
從公司設立一開始，就會有登記所使用的公司印鑑章（俗稱公司大小章），後續衍生各式各樣不同功能的公司印章，例如：財務專用章、發票專用章、人事專用章、合約專用章、收發章等，所以，公司印章管理，必須有公司印章清冊，以及用印規範，並由專人負責保管。尤其是在合約用印時，必須嚴禁在合約不完整（如：日期、金額空格未填寫）的情形下用印，避免因此對公司產生損害。
合約行政
合約行政，包含合約編號、合約歸檔、合約正本保存；按照部門、公司業務進行分門別類管理，也必須確認合約歸檔文件是否完整、保存正本的地方是否乾燥安全、調閱合約權限制定及其他合約行政相關細節管理等。
執行管理
合約雙方用印簽約完成，這只是一個開端，後續合約執行也必須嚴謹，合約執行管理內容包含履約情形、付款條件、結算對帳、續約條件、合約終止期限、有無終止合約情事發生。
綜上所述，可以清楚知道合約管理與公司經營、業務發展、人事行政、財務會計是焦不離孟及孟不離焦，無法與產銷人發財脫離單獨運作，反而必須是環環相扣、緊緊相依，如此方能將合約整體有效管理，讓合約發揮創造價值及服務商業模式的最大效用。
【專欄作者簡介】
謝依婷 Ada Hsieh，在法律實務、企業法務管理與文創智財領域，累計已有15年以上實務經驗，擅長商業模式與交易流程落入合約，梳理商業模式及評估分析風險，協助經營管理和事業營運規劃，自身資歷完整（包含事務所、企業法務及第一線洽談商務合作），無論是親上第一線或是擔任幕僚出謀劃策都具有豐富實務經驗，持續專注於自身專業。
先行智庫為台灣管理顧問公司，服務內容包含企業內訓、顧問諮詢等服務，了解更多企業服務內容：https://kscthinktank.com.tw/custom-training/