本文由 吉兒老師談訓練 撰寫，未經同意請勿轉載、摘編

吉兒老師今天想與大家分享的主題是：身為HR要如何協助公司打亮品牌做好企業形象。HR如果可以幫高階主管解決不同問題，無形間就可以慢慢提升HR的重要度。（延伸閱讀：吉兒講師談訓練：人資可以是建立企業文化的好推手）

我目前服務於一家38年的中小企業，生產基地在大陸，台灣組織規模並不大，但因公司產品有很好的前景，所以前陣子某知名周刊來進行採訪。這是董事長第一次正式受訪，過往沒有類似經驗，加上個性低調，這次的採訪其實困擾他許久，他一直很擔心萬一講不好怎麼辦，非常緊張。

公司目前未設立公關部，故本次採訪就由總經理室及HR合力完成。因為事前準備充分，當天採訪順利，也讓採訪團隊留下好印象，對HR來說，這是個難得的經驗，值得記錄下來與大家分享，採訪要順利成功是需要萬全準備喔！

一、訪綱內容準備

採訪單位會事先提供訪問大綱，我們可以先依據訪綱內容進行初步資料收集與撰寫，並請相關單位給予增修及更新相關數字，因為各單位主管會更清楚他們的工作亮點為何。

彙整各方建議時，記得留意資料內容的起承轉合，讓訪稿流暢方便高階主管閱讀。訪稿須以「顏色」註記重點，提醒高階主管留意。

記得要預留多一點時間給高階主管，讓他們消化內容與準備，如果可以，最好向其說明資料來源為何，如果他想進一步了解才知道找誰再行確認。如果高階主管的受訪經驗不多，建議進行模擬演練，除了增加內容熟悉度外，也同步讓他有更多的練習機會。

針對「專有名詞」，記得註記說明，畢竟閱讀者並非與公司行業有關的專業人士，閱讀者希望了解的是產業前景與發展，故建議內容以說明產業大方向與觀念即可，少談專業術語。

二、確認合宜受訪地點

除了訪稿準備外，當天「受訪地點」也要確認清楚，因為跟參與人數有關。正式採訪至少會有六位（高階主管、雙方接洽窗口、採訪記者、攝影師、梳妝師），我們原本預定採訪地點在董事長辦公室，後來發現實際參與人數多達十位，故將採訪地點調整為會議室。

受訪地點要注意燈光，桌椅是否合適，畢竟是正式採訪，所以要留給對方一個好形象。在採訪現場，如果可以，建議擺放一些公司樣品、過往得獎獎牌，記得事先要先擦拭乾淨喔！

除了確認採訪人數外，記得詢問對方姓名/職務，將與會名單事先提供給高階主管參考，也方便當天桌牌的準備。

三、形象拍照地點準備

除了受訪地點外，正式採訪都會拍一些高階主管的形象照片。所以除了會議室外，建議先將形象照拍照地點確認清楚，尤其是與公司LOGO的拍照地點。

事先與採訪單位確認是否會拍攝辦公環境或工廠，如果會，要先規劃好拍攝動線。記得提醒同仁，如果看到採訪團隊記得點頭微笑，表示我們歡迎之意。

因為受訪時，採訪單位會安排梳妝師前來協助，建議幫高階主管準備一個梳妝地點，方便其事前的準備。

四、其他行政準備

採訪當天可以從幾個部分去展現我們對本次採訪的重視度。除了雙方出席者桌牌外，歡迎海報不可少，代表公司對採訪者的一個尊重；茶點準備有多種選擇（如拿鐵、美式咖啡、奶茶、水）；公司簡介/ CSR報告書及準備一份當天採訪稿內容，讓記者回去整理資料時手邊能有更多參考資料。

如果公司產品是可以當成禮物贈送的，建議事先依據人數準備妥當，這也是產品推廣最佳機會點。

五、當天接待

通常採訪團隊會提前抵達現場，整個採訪時間前後約需3-4小時，記得先帶他們了解一下採訪及拍照地點以及化妝室所在位置。與攝影記者確認拍攝地點是否有需補強之處，如果有缺物件，趕快進行補強。在正式採訪前，記得先進行公司產品介紹，有助採訪團隊對公司的認識。

採訪記者抵達時，先向採訪記者說明高階主管的特質為何（口才型、靦腆型），在正式採訪前，先安排高階主管與採訪記者有一個輕鬆對話過程，同時也讓雙方就採訪內容再行確認，讓高階主管與採訪記者藉由事先溝通熟悉彼此，降低高階主管的緊張與不安感。

六、救火隊

當天現場要安排一位對公司業務非常熟悉的人，擔任當天救火隊，如果高階主管在訪問過程需要協助時，可以即時給予進一步說明。

七、送客

採訪結束記得送採訪團隊到電梯口或大門口，以示我們的尊重，讓對方留下好印象。

以上是吉兒老師分享的公司受訪經驗，記得趕快學起來，或許那天你也會派上用場喔！如果你願意，HR也可以是公司最佳造型師。註：採訪資料可以從公司簡介、CSR報告書中進行資料收集與整理

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