精通Excel公式，提升工作效率與數據分析能力
在日常工作當中，Excel是最常使用到的軟體之一，但是經常在要處理數據報告時，常因爲公式不夠熟練，導致產出報告慢了別人好幾步。
本篇文章，將帶你學習和掌握Excel公式，提高個人效率、進行數據分析。Excel公式能夠幫助使用者快速計算和分析數據，從簡單的日常任務到複雜的業務分析，都有相對應的使用情景。無論是財務報表、市場研究、項目規劃，還是庫存管理，Excel公式都扮演著不可或缺的角色。精通這些公式，能夠讓你事半功倍，不必再加班做報表。
本篇使用說明
▶ 備註1: 本篇文章可以善用ctrl+F 快速查找公式。
▶ 備註2: 語法解讀示例：
假設有一個公式的語法是：FUNCTION(必需參數, [可選參數])。
▶ 必需參數：這是在使用該函數時必須提供的資料。缺少這些資料，函數將無法正確執行。
▶ [可選參數]：這表示該參數是選擇性的。您可以根據需要添加這些參數來擴展或調整函數的功能。如果您選擇省略這些參數，函數仍然會按照預設的方式運行。
1. 計算統計函數
計算統計函數是分析數據集中趨勢、分散度及形態特徵的基礎。Excel提供了一系列強大的統計函數，今天幫讀者盤點最常使用到的幾個函數包括：
| 函數名稱 | 說明 | 語法 |
|---|---|---|
| COUNT | 計算範圍內含數字的單元格數量 | COUNT(選取計算的範圍) |
| COUNTA | 計算範圍內非空單元格的數量 | COUNTA(選取計算的範圍) |
| COUNTIF | 根據指定條件計算範圍內符合條件的單元格數量 | COUNTIF(選取計算的範圍, 判斷條件) |
| COUNTIFS | 根據多個條件計算範圍內符合所有條件的單元格數量 | COUNTIFS(判斷範圍1, 判斷條件1, [判斷範圍2, 判斷條件2]…) |
| MAX / MIN | 分別找出一組數據中的最大值和最小值 | MAX(選取計算的範圍) / MIN(選取計算的範圍) |
| MAXIFS | 根據一個或多個條件查找範圍中的最大值 | MAXIFS(最大值範圍, 判斷範圍1, 判斷條件1, [判斷範圍2, 判斷條件2]…) |
| SUM | 計算範圍內所有數值的總和 | SUM(選取計算的範圍) |
| SUMIF | 根據指定條件對範圍內的數值進行求和 | SUMIF(選取計算的範圍, 判斷條件, [求和範圍]) |
| SUMIFS | 根據多個條件對範圍內的數值進行求和 | SUMIFS(求和範圍, 判斷範圍1, 判斷條件1, [判斷範圍2, 判斷條件2]…) |
| SUMPRODUCT | 計算範圍中對應元素乘積的總和 | SUMPRODUCT(陣列1, [陣列2], [陣列3], …) |
2. 邏輯判斷函數
邏輯判斷函數能夠對數據進行條件判斷，從而執行不同的計算或返回特定的值。以下是一些基本的邏輯判斷函數及其用法：
| 函數名稱 | 說明 | 語法 |
|---|---|---|
| IF | 根據給定條件的真偽來返回指定的值。如果條件為真，則返回一個值；如果為假，則返回另一個值。 | IF(條件, 值如果為真的回傳結果, 值如果為假的回傳結果) |
| AND | 測試多個條件是否全部為真。只有當所有條件同時滿足時，函數才返回TRUE；否則返回FALSE。 | AND(條件1, 條件2, …) |
| OR | 測試一組條件是否至少有一個為真。如果任何一個條件為TRUE，則函數返回TRUE；如果所有條件都為FALSE，則返回FALSE。 | OR(條件1, 條件2, …) |
| NOT | 用於反轉條件的真偽值。如果條件為TRUE，則返回FALSE；如果條件為FALSE，則返回TRUE。 | NOT(條件) |
| TRUE | 不需要任何參數，直接返回布爾值TRUE。 | TRUE() |
| FALSE | 不需要任何參數，返回布爾值FALSE。 | FALSE() |
| IFERROR | 檢查第一個參數的計算結果，如果不是錯誤，則返回該結果；如果是錯誤，則返回第二個參數指定的值。 | IFERROR(值, 值如果錯誤) |
| SWITCH | 評估一個表達式，並根據該表達式的值返回不同的結果。能夠減少需要多個IF函數的複雜公式。 | SWITCH(表達式, 比較值1, 結果1, [比較值2, 結果2, …], [預設值]) |
3. 查閱參照函數
Excel的查閱參照函數是數據分析和處理中不可或缺的工具，它們提供了強大的能力來搜索、比較和引用數據。以下是一些基本的查閱參照函數及其用法：
| 函數名稱 | 說明 | 語法 |
|---|---|---|
| VLOOKUP | 在表格的第一列中查找某個鍵值，並返回同一行中的指定列的值。這是垂直查找。 | VLOOKUP(查找值, 範圍, 列索引號, [範圍查找]) |
| HLOOKUP | 在表格的第一行中查找某個鍵值，並返回同一列中的指定行的值。這是水平查找。 | HLOOKUP(查找值, 範圍, 行索引號, [範圍查找]) |
| INDEX | 根據行號和列號返回範圍中的特定值。 | INDEX(範圍, 行號, [列號]) |
| MATCH | 在範圍內查找特定值，並返回該值在範圍中的相對位置。 | MATCH(查找值, 範圍, [匹配類型]) |
| OFFSET | 根據指定的起點（參照點）、偏移量和大小返回一個範圍。 | OFFSET(參照, 行偏移, 列偏移, [高度], [寬度]) |
4. 日期時間函數
Excel的日期時間函數讓處理和分析基於時間的數據變得輕而易舉。無論是計算日期差異、提取特定時間單位的值，還是確定特定日期的星期數，這些函數都是非常實用的工具。以下是一些基本的日期時間函數及其用法：
| 函數名稱 | 說明 | 語法 |
|---|---|---|
| DATEDIF | 計算兩個日期之間的差異。 | DATEDIF(起始日期, 結束日期, “單位“) |
| SECOND | 從時間值中提取秒。 | SECOND(時間) |
| MINUTE | 從時間值中提取分鐘。 | MINUTE(時間) |
| HOUR | 從時間值中提取小時。 | HOUR(時間) |
| DAY | 從日期值中提取天。 | DAY(日期) |
| WEEKDAY | 返回給定日期是星期幾。 | WEEKDAY(日期, [返回類型]) |
| WEEKNUM | 返回給定日期屬於當年的第幾周。 | WEEKNUM(日期, [返回類型]) |
| MONTH | 從日期值中提取月份。 | MONTH(日期) |
| YEAR | 從日期值中提取年份。 | YEAR(日期) |
5. 其他精選函數功能
除了之前提及的計算、邏輯判斷、查閱參照、日期時間函數之外，Excel還提供了許多強大的公式，可以用於處理各種數據分析和處理任務。以下是一些精選的常用公式及其用法：
| 函數名稱 | 說明 | 語法 |
|---|---|---|
| CONCATENATE / CONCAT | 用於連接兩個或多個字符串。CONCAT是在較新版本的Excel中引入的，用於替代CONCATENATE。 | CONCATENATE(文字1, [文字2], …) / CONCAT(文字1, [文字2], …) |
| LEFT | 從字符串的左側返回指定數量的字符。 | LEFT(文字, [數字]) |
| RIGHT | 從字符串的右側返回指定數量的字符。 | RIGHT(文字, [數字]) |
| MID | 從字符串的中間返回指定數量的字符。 | MID(文字, 開始位置, 數字) |
| LEN | 返回字符串的字符數。 | LEN(文字) |
| TRIM | 刪除文字前後的所有空格，並將文字中間的多個連續空格替換為單一空格。 | TRIM(文字) |
| LOWER | 將文本轉換為全部小寫字母。 | LOWER(文字) |
| UPPER | 將文本轉換為全部大寫字母。 | UPPER(文字) |
| PROPER | 將文本轉換為首字母大寫的形式。 | PROPER(文字) |
| TEXT | 根據指定的格式將數值轉換為文本。 | TEXT(值, 格式文本) |
| VALUE | 將文本轉換為數字。 | VALUE(文字) |
| SUBSTITUTE | 在文字中替換新文字舊有的某部分文字。 | SUBSTITUTE(文字, 舊文字, 新文字, [替換次數]) |
結語：
掌握上述介紹的Excel公式將對您的數據處理和分析能力大有裨益。更重要的是，通過將這些函數互相結合應用，您可以極大地拓展Excel的功能，從而實現更加複雜和動態的數據處理。此外，我們還鼓勵讀者在遇到陌生的公式或需要進一步優化公式時，積極探索AI工具的應用，例如ChatGPT，它可以幫助您快速獲得有效的公式解決方案（延伸閱讀：讓 ChatGPT 幫你寫 Excel 公式！3個應用範例提升工作效率）。
同時，若還能應用Excel的樞紐分析功能，面對未來任何報表挑戰都能無往不利（延伸閱讀：什麼是Excel樞紐分析？本篇5分鐘讓初學者快速上手！）
總而言之，若能持續學習和應用這些Excel公式和應用技巧，將為你提高工作效率，進而在職場中展現出更加出色的表現和價值，為你的職涯加分！
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