前言

在數位化快速發展的今日，數據處理和資訊管理已成為企業運營的核心。本文將深入探討如何用Power Automate Desktop自動化處理大量PDF表格數據，從而提高工作效率、降低錯誤率，並優化資訊管理流程。

背景

John是一名財務，每天要將來自不同部門的PDF發票匯入Excel統一管理，但這個過程相當繁瑣。他必須逐一打開每個PDF文件，查找發票日期、發票號碼和金額等訊息，手動將數據複製貼到發票管理的Excel中。

這個流程要不斷重複，直到所有發票處理完成，且每天都要執行。如此手動處理不僅耗時，還存在人為錯誤的風險，即使是微小的錯誤也可能對公司的財務記錄產生不良影響。

問題

• 手動處理的高度繁瑣性：處理大量的PDF需要不斷打開、查找、複製和貼上數據，耗時且繁瑣
• 錯誤風險：手動操作存在人為錯誤的風險，需要降低錯誤的可能性
• 工作效率低下：每天都要重複執行相同的操作，工作效率受到嚴重影響，
• 日常工作負擔：每天皆需處理大量發票，增加John的工作負擔，導致他難專注在其他重要的財務任務上

解決方案：Power Automate Desktop從PDF自動提取數據到Excel

▪ 影片講解：

只要將所有發票PDF放入指定資料夾，Power Automate Desktop便會讀取資料夾內的所有發票，再將特定資訊貼到發票管理Excel中。除了發票管理，這也適用於所有要處理PDF固定表格的情境。

▪ 流程設計邏輯：

• Power Automate Desktop自動讀取資料夾內的所有PDF檔案
• 將PDF內的表格貼到Excel
• 根據設定條件，從Excel提取特定資訊，如發票金額和日期
• 將這些資訊自動貼到另一個用於資訊管理的Excel中

▪ 導入後：

每天，當John收到來自不同部門的發票PDF，他只需將所有待處理的PDF都放入一個指定的資料夾。確認收到所有發票後，只需點選Power Automate Desktop的執行按鈕，機器人便會自動讀取，並在Excel貼上數據。

效益

• 效率提升：大幅減少手動數據處理時間
• 資訊準確性：減少人為錯誤，提高數據品質和業務決策的準確性
• 資訊管理：創建一個集中的數據庫，便於資訊檢索和管理

多元應用：

1. 財務和會計領域：

財務報告自動化：將財務報告中的數據自動提取到Excel模板中，節省時間和降低錯誤風險。

成本分析：自動從供應商發票提取成本數據，以便財務團隊進行更有效的成本分析。

2. 客戶服務和支持：

客戶查詢處理：自動處理客戶郵件或表格，更快速地回應客戶查詢。

投訴管理：自動提取和處理客戶回饋，提高客戶支持效率。

3. 供應鏈和採購：

訂單處理：自動從訂單PDF提取數據，填入訂單處理系統，提高採購效率。

庫存管理：自動從供應商報告中提取庫存數據，用於庫存控制和訂購。

4. 行政和文檔管理：

行程安排：自動提取員工行程信息，填入行程管理工具，協助行程安排。

文檔整理：自動分類、標記和存檔文檔，提高文件管理效率。

結論：Power Automate Desktop為企業數據管理中帶來的改變

在數位化和自動化越來越受重視的今天，企業面對大量的數據和文件處理需求。本文透過一個實用的RPA實例，展示如何用Power Automate Desktop提取PDF表格數據並匯入Excel。

這個解決方案不僅大幅提高數據處理效率，也確保了資訊的準確性和一致性。更重要的是，它簡化了資訊管理流程，使企業更有效地進行數據分析和業務決策。無論是處理發票、報價單還是其他類型的文件，RPA自動化工具都為企業帶來了實際效益，並提供多元的應用機會。

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