在數位時代的商業環境中，企業面臨著日益增長的工作負載、繁瑣的重複性任務和持續變化的市場需求。如何提升效率、節省成本並保持競爭力成為企業迫切的問題。在這樣的背景下，機器人程序自動化（RPA）應運而生，成為企業實現自動化轉型的關鍵利器。

這篇文章將從基礎開始，介紹 RPA 如何應用於不同行業和職能，未來有哪些潛力無窮的新興應用領域。接著，怎麼選出合適的 RPA 工具，不同企業的導入建議又是什麼，讓我們一起探索這股引領數位化轉型的強大力量吧！

本篇想讓你知道的是：

1. RPA（Robotic Process Automation）簡介

1.1 RPA是什麼？

RPA 為 Robotic Process Automation，即機器人程序自動化，是一種軟體工具或機器人。不管是在桌面應用程序、網頁或其他數位系統中執行的操作，RPA都能模擬和執行人類在電腦系統中進行的重複性、規則性的任務，達到減輕工作者負荷、提高企業效率、降低錯誤率、拉高產出品質等效益。

1.2 RPA的運作原理

RPA工作的原理是通過自動化腳本或流程來模擬人類操作。通過事先擬定規則和條件，讓機器人根據腳本執行特定的任務，得到符合工作者期望的產出。藉由擷取、操控和輸出數據來與各種應用程序和系統進行交互，再加上模擬滑鼠點擊、鍵盤輸入和數據提取等操作，以此實現任務的自動化。

1.3 RPA在業界的發展和重要性

早期的業務流程自動化需要大量編程。隨著RPA出現，機器人可以模擬人類行為，實現更高程度的自動化，成為企業數位轉型的關鍵環節。透過與AI技術整合，未來將有更智能的自動化解決方案，以應對更複雜的任務。

它的重要性體現在以下幾個方面：

1. 提升效率：自動化許多耗時且重複的任務，讓員工有更多時間去處理更高層次的工作。
2. 降低錯誤率：沒有疲勞或分心等問題，執行錯誤率遠低於人類。
3. 節省成本：節省大量人工成本，特別是在高度重複且數據量大的工作中。

根據Fortune Business Insights的報告， 2023年的全球RPA市場規模將達到138.6億美元。透過自動化流程，企業可以實現更高的工作效率和準確性，加速業務發展和創新。

2. RPA的應用領域

接下來，我們將探討RPA如何在不同行業、不同職能的業務流程中發揮效用，以及未來還能應用在哪些領域。

2.1 RPA在不同行業的應用

2.1.1保險金融業

保險金融業常面臨下列問題和管理風險，包含資料處理錯誤、客戶服務延遲、法規遵從困難，與數據安全問題等。導入RPA能如何改善這些問題?

1. 資料處理錯誤：自動化數據輸入和處理任務能減少人為錯誤。例如，自動化保險索賠處理流程，讓機器人收集客戶資訊、驗證索賠，並處理付款。不僅可以提高準確性，更加快處理速度。
2. 客戶服務延遲：多種客戶服務能改由自動化處理，如回答常見問題、處理簡單的服務請求，或將複雜的問題轉交給人工服務員，以此減少客戶等待時間，提高滿意度。
3. 法規遵從困難：許多法規遵從相關的任務能通過自動化完成，例如生成報告、檢查交易是否符合法規、追蹤和管理風險等。這可以減少遵從成本，確保企業始終符合最新的法規要求。
4. 數據安全：自動化和數據安全相關的任務，如監控異常活動、執行安全檢查、管理用戶訪問權限等。

2.1.2零售服務業

零售服務業常面臨下列問題，包含庫存管理困難、價格錯誤、客戶服務延遲，以及銷售數據分析不足等。RPA能在這些領域起到何種效益?

1. 庫存管理困難：庫存管理任務自動化，包括追蹤庫存水平、自動下訂單以補充庫存、生成庫存報告等。除了避免庫存過多或過少，還能釋放員工的時間，專注在更有價值的任務。
2. 價格錯誤：自動化價格管理，讓更新價格、檢查價格是否正確、與競爭對手比較價格等任務由機器人完成。避免價格錯誤之外，還能確保價格與市場條件保持一致。
3. 客戶服務延遲：自動化機器人能建立分流機制，讓常見問題和簡單的服務需求按SOP自動處理，複雜的問題轉交給人工服務員。以此減少客戶等待時間，提高滿意度。
4. 銷售數據分析不足：自動化數據分析，例如收集銷售數據、生成報告，或進行預測。這能提供更深入的洞察，協助企業做出更高品質的策略。

2.1.3資訊科技業

資訊科技業常面臨下列問題和管理風險，包含系統錯誤、維護困難、資料庫管理不佳，以及IT服務管理效率低落等。RPA能如何協助從業者?

1. 系統錯誤：將系統監控任務自動化，像自動檢測系統是否錯誤、提供錯誤報告，或自動重啟失敗的流程等。如此能減少系統停機時間，還能確保問題被及時解決。
2. 維護困難：許多維護任務可被自動化，例如更新軟件、管理配置，或執行常規的檢查。這能降低維護工作的繁瑣程度，還能讓系統保持在最新狀態。
3. 資料庫管理不佳：自動化可以協助改善資料庫管理，包括執行查詢、更新數據、生成報告。這讓資料庫的效率和準確性提高，釋放數據庫管理員的時間，讓他們專注於更高價值的任務。
4. IT服務管理效率低落： IT服務管理（ITSM）任務的自動化可以提高IT服務的效率和質量，例如處理服務請求、管理事件、執行常規的IT維護任務等。

2.1.4傳產製造業

傳產製造業常面臨下列問題和管理風險，包含生產線效率低下、品質控制困難、供應鏈管理複雜，以及維護成本高等。RPA導入能起到何種效用?

1. 生產線效率低下：許多生產線任務可以自動化，例如監控設備狀態、調度工作、或管理物料。這可以提高生產效率、釋放工時，讓時間花在更高價值的任務上。
2. 品質控制困難：如收集和分析品質數據、生成品質報告、追蹤和管理不良品等品管任務，一旦導入自動化，品管的準確性和效率提升，更能確保產品符合品質標準。

3. 供應鏈管理複雜：對於供應鏈管理，如追蹤庫存、管理訂單，或者與供應商溝通等，可以通過導入自動化簡化供應鏈管理，提高供應鏈的透明度和效率。
4. 維護成本高：RPA可以自動化許多維護任務，例如監控設備狀態、預測維護需求，或管理維護工作，以此減少維護成本，並讓設備保持在最佳狀態。

2.1.5文教傳播業

文教傳播業常面臨下列問題和管理風險，包含內容管理困難、數據分析不足、學生或客戶資訊管理不佳，以及廣告投放和分析困難等。RPA能對企業帶來什麼樣的效益?

1. 內容管理困難：內容管理任務可以被自動化，例如分類和標記內容、管理內容的版本，或者發布和撤回內容。這能簡化內容管理，讓內容保持最新和最相關的狀態。
2. 數據分析不足：通過自動收集和清理數據、進行統計分析、生成報告，提供更深入的洞察，幫助企業做出更好的決策。
3. 學生或客戶資訊管理不佳：學生或客戶資訊管理任務的自動化體現在更新聯繫資訊、追蹤互動歷史，或管理訂閱和退訂等情境。這能提高資訊管理的效率、準確性，和學生、客戶的滿意度。
4. 廣告投放和分析困難：如自動選擇廣告平台、設定廣告參數、追蹤和分析廣告效果等，通過自動化廣告投放和分析任務，可以提高廣告效果，讓廣告投放符合企業的目標和預算。

總的來說，RPA的應用範圍相當廣，在提高導入企業的效率、準確性和客戶滿意度的同時，釋放工作者的時間，讓他們專注於更高價值的任務，獲得更高的成就感和滿意度。然而，導入前須要經過審慎評估，這會在本文的第五部分有更深入的說明。

2.2 RPA在不同職能場景的應用

2.2.1 生產自動化應用場景

生產過程會產生大量數據和重複性工作，例如監控生產線的運行情況、管理和追蹤生產項目、處理訂單和庫存等。這些工作通常需要大量的時間和人力，加上工作量大，手動處理容易出現錯誤。此外，還存在著大量的行政工作如員工排班、設備維護等，這些工作會佔據管理人員的大量時間。

RPA能協助處理這類重複性工作，如自動輸入和更新資料、庫存管理自動化、訂單自動化等。此外，通過實時監控生產流程，提供即時報告和警告，能讓產線人員及早發現並解決問題。

2.2.2銷售自動化應用場景

比起和客戶互動和擬定銷售策略，銷售團隊花太多時間在處理數據上，包括輸入和更新客戶資料、製作銷售報告、市場分析等。要確保這些數據的時效性，以制定最有效的銷售策略，定期更新和分析必不可少。但這些工作費時費力，輸入過程還可能產生錯誤或遺漏。此外，回答常見銷售問題、製作說明文件、安排銷售會議等行政工作，也讓業務無法將時間花在實質的銷售活動上。

這類的數據彙整工作正是自動化工具的適用範圍，像自動輸入和更新資料，生成銷售報告和市場分析結果等。另外，針對常見的銷售問題設計篩選機制與自動回覆，或按固定格式生成簡易說明文件等，都是常見的自動化應用。這樣能釋放銷售員的時間，讓他們專注於客戶互動和銷售策略擬定。

2.2.3人資自動化應用場景

人資部門負責處理所有員工數據，包括薪資福利、招募、教育訓練、員工資料等，也因此是RPA應用的重要領域。但要確保公司的人力資源有效運作，上述資料都需要持續更新和檢視。

這些費時費力的的任務多由手動處理，人為疏失難以避免，再加上人資管理涉及勞工法、稅法等法規遵從，數據出錯則有更大的潛在風險。這些問題都導致HR無法專注在更重要的策略規劃和員工培訓上。

與其讓HR的時間被這些繁瑣雜事消耗，還無法減少因疲憊產生的人為錯失，善用自動化能產生很大的效益。如自動化數據輸入和更新，由RPA自動生成員工評估報告並寄給相關人員等。

另外，薪資計算和福利分配的自動化能幫助HR部門更有效地管理公司的人力資源。這些都能讓HR團隊將更多時間、精力投入更有價值的工作，提升員工績效和滿意度。

2.2.4研發自動化應用場景

研發部門有大量的研究數據、專案進度、技術文件、市場調研等資料要處理。除了要從多個來源蒐集，還要持續更新和監控，每每要耗費大量時間和人力成本，更無法保證正確率。此外，像編寫研發報告、組織技術會議等行政工作，也會占用時間，影響研發效率。

自動化除了能做到自動輸入與更新數據，像自動生成研發報告並發送給相關人員的一條龍作業，都能交給RPA處理。善用數位工具讓研發人員可以聚焦在創新和產品開發，而非低創造價值的行政瑣事。

同時，專案進度追蹤、技術文件管理和市場調研的自動化也有助於研發團隊有效地進行產品開發。

2.2.5財務自動化應用場景

財務部門涉及大量的數據核對和彙整工作，像財務報表、稅務計算、資產管理等都是其業務範圍。這些數據需要持續監控和更新，才能確保公司的財務狀況清晰透明。

然而，這些任務常要耗費大量的時間和人力，而且手動處理容易產生錯誤。此外，財務部門還有許多行政工作，如編寫財務報告、組織財務會議、帳目審核，這些工作佔用了財務人員大量的時間。

企業在財務流程導入自動化能大幅提高效率。例如，通過自動化數據輸入和更新與自動核對帳目，可以降低人為錯誤並節省時間。或藉由自動生成財務報告，並發送給相關人員，讓財務人員專注於更重要的財務策略，而不是繁瑣的行政工作。

同時，稅務計算和資產管理的自動化，幫助財務部門更有效地管理公司的財務狀況。

2.3 RPA的未來趨勢與新應用場景

隨著技術的不斷發展，RPA將在未來有更廣泛的應用場景。以下是一些可能的新應用領域：

1. AI整合： 結合人工智能（AI）技術實現更智能化的自動化流程。透過機器學習等技術改進其決策能力和學習能力，實現更靈活和自適應的自動化。
2. 智能處理：通過整合自然語言處理和機器學習等技術，提升對自然語言和非結構化數據的理解和處理，也因此能應付更複雜的任務，如自動客服、自動翻譯和自動文檔生成等。
3. 跨部門整合：在不同部門之間實現無縫整合，促進流程協同和數據共享。如將其應用在供應鏈管理，實現供應商和客戶之間的自動化交互和信息共享。
4. 擴展到新興領域： 隨著新興技術的發展，如和區塊鏈、物聯網和機器人技術等的整合將帶來更多創新和價值，成為數位轉型發展的。

這樣的整合方式使得RPA不僅能自動執行任務，還能理解並學習從過去的數據中獲得的模式，並將這些知識應用於未來的決策和業務流程中。企業如果能善用這個強大的工具，將能在數位轉型的道路上取得重大進步。

3. 如何選擇適合的RPA工具

接下來，本章將告訴您如何選出適合的RPA工具，並針對現在市面上最熱門的兩大產品—UiPath和Microsoft Power Automate做比較，讓您更快找到符合需求的工具。

3.1 七大關鍵提問選出適合的RPA工具

1. 易用性：工具是否易於學習和使用？是否有可視化的工作流程設計界面？使用者需不需要有IT背景？
2. 功能性：工具有您需要的功能嗎？能否支持想自動化的任務類型或是常用的應用程式？
3. 可擴展性：工具涵蓋的應用場景符合您的需要嗎?能否擴展以支持更大或更複雜的自動化項目？
4. 價格：工具的價格是否符合您的預算？您需要的功能是否要額外付費購買？除了工具本身，學習使用此工具的成本和獲得收益是否合乎您預期的投報率?
5. 穩定性和可靠性：工具是否穩定可靠？有無良好的錯誤處理和恢復功能？
6. 安全性：是否有足夠的安全措施，以保護您的數據和流程？
7. 供應商的聲譽和穩定性：供應商有無良好的聲譽？是否有足夠的資源和承諾來繼續支持和改進他們的產品？

3.2 市面上主要的RPA工具比較

2022年的Gatner發布的RPA魔力象限（Magic Quadrant）評比，以縱軸執行能力與橫軸前瞻性來比較多家RPA廠商。其中， UiPath和Microsoft Power Automate都被Gartner列為RPA魔力象限的領導者，在執行能力與前瞻性都是市場上的佼佼者。

儘管如此，UiPath和Microsoft都有自己的強項和弱點。UiPath在RPA市場上的品牌知名度較高，提供了完整的流程自動化解決方案，但學習門檻和價格都相對較高。

而Microsoft則有龐大的客戶群和合作夥伴生態系統，其RPA產品深度整合了Microsoft的其他產品。雖然自動化的深度和廣度不如UiPath，學習門檻和價格相對較低，對於Microsoft用戶更是友好，適合RPA初學者使用。

以下是更詳細的UiPath和Microsoft比較 :

4. 企業如何導入RPA

導入RPA是現代企業實現業務流程自動化和提升效率的重要策略之一。然而，想成功導入並獲取最大效益仰賴審慎的規劃和評估。本章將探討企業在導入RPA時需要注意的事項，以及如何判斷自我診斷公司適合哪種RPA導入方法。

4.1企業在導入RPA時需要注意的事項

1. 定義目標和期望：導入RPA之前，企業應該明確定義目標和期望，包括確定導入的目的，預期的業務效益以及對組織整體戰略的貢獻。
2. 流程評估和選擇：仔細評估組織內的流程，確定哪些流程適合自動化。建議選擇具有重複性、高頻率、標準化且規則固定的流程作為初期導入的目標。
3. 技術可行性：確保IT基礎設施能支持RPA的部署和運行。這可能涉及與現有系統的集成、安全性要求、網絡連接等技術方面的考慮。
4. RPA工具選擇：評估市場上的不同工具，選擇最適合組織需求的工具。需考慮工具的易用性、擴展性、兼容性和供應商支持等因素。
5. 安全和合規性：確保流程符合組織的安全和合規性要求，如身份驗證、訪問控制和數據加密等安全措施的設計。
6. 員工培訓和接受度：提供適當的培訓和支持，積極協助員工理解和參與自動化流程，確保他們能學習並適應新流程與新技術。

4.2企業如何判斷自己要用哪種RPA導入方法

企業在判斷自己需要哪種導入方法時，可以根據投入資源的多寡和自動化的經驗進行分類。以下是針對不同情境的建議：

總結起來，企業在導入前應該注意目標和期望的明確定義、流程評估和選擇、技術可行性、RPA工具選擇、安全和合規性以及員工培訓和接受度。

對於導入方法的選擇，企業可以根據投入資源的多寡和對RPA的經驗進行判斷。無論企業處於哪個象限，選擇適合自身需求的工具並善用相關的培訓和支持資源，將能成功實現導入並獲取最大效益。

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